Coop: «Jeg er sikker på at det fortsatt finnes skjulte gevinster vi ikke har oppdaget ennå.»

Coop Estland er ett av de største samvirkelagene innen dagligvarehandel i Estland, med nesten 320 butikker over hele landet under merkene Coop, Konsum og Maksimarket. Sentralforeningen, Coop Eesti Keskühistu, håndterer fellestjenester for alle medlemssamvirkelag, inkludert sentral logistikk og direkteimport av varer. Etter hvert som importandelen har vokst, har også kravene til teamet som koordinerer transport økt tilsvarende.

Hannes Oks, logistikkdirektør, og Mihkel Mäehans, transportsjef, forteller om hvordan overgangen til Cargoson skjedde, og hva som endret seg etterpå. Før plattformen ble tatt i bruk, ble transportforespørsler håndtert gjennom en blanding av e-post, telefonsamtaler, meldinger, Teams-møter og to separate Excel-filer – én for mottatte tilbud og én for bekreftede forsendelser. Da importvolumene økte, begynte teamet å se etter en bedre måte å styre prosessen på.

En forsiktig start

Før de forpliktet seg til ny programvare, ville Coop forsikre seg om at investeringen var fornuftig. For Hannes Oks gikk overgangen til Cargoson ikke raskt. På det tidspunktet brukte Coops fraktkoordinator bare rundt 10 % av arbeidstiden sin på transportkoordinering, og på papiret var det ikke åpenbart at en dedikert transportplattform ville lønne seg.

«I begynnelsen var vi ikke sikre på om investeringen var berettiget – vi hadde ikke volumet som normalt driver den typen beslutning,» forteller Hannes Oks. Det som til slutt avgjorde saken, var en samtale som gikk langt utover den vanlige demoen.

«Vi møttes med Cargoson-teamet og viste dem hva vi gjør i dag og hvordan vi gjør det. Underveis i samtalen ble løsninger vi ikke hadde sett før, plutselig synlige,» sier han.

Vi kom til et punkt der vi innså at vi trengte denne typen programvare. Og når du først begynner å bruke den, vokser appetitten. Jeg er sikker på at det fortsatt finnes skjulte gevinster vi ikke har oppdaget ennå.

Hannes Oks, logistikkdirektør i Coop

Å få transportørene om bord gikk smidigere enn forventet. De fleste var allerede på plattformen, og de få som ikke var det, tilpasset seg raskt.

Fra spredte filer til én felles oversikt

Før Cargoson lignet situasjonen på det mange selskaper på Coops størrelse kjenner seg igjen i. «Excel, e-post, telefon» – slik oppsummerer Mihkel Mäehans den gamle arbeidsmåten.

Overgangen til én felles plattform endret hverdagen raskt. Gjentakende forsendelser med de samme rutene, volumene og adressene trenger ikke lenger registreres fra bunnen av.

Med et par klikk kan jeg se den forrige forsendelsen, volumene og destinasjonen. Jeg trenger ikke lenger å taste inn alt manuelt, vente på e-poster eller bla gjennom Excel-ark. Det alene forandret hvordan arbeidet føles.

Mihkel Mäehans, transportsjef i Coop

Overgangen endret også hvordan informasjon flyter internt i organisasjonen. Før Cargoson jobbet hver avdeling ut fra sine egne filer. Nå har innkjøp, regnskap og logistikk tilgang til de samme dataene på ett sted. «Vi rystet ganske kraftig om på de interne informasjonsstrømmene våre,» sier Oks. «Det er ingen hemmeligheter. Trenger noen et bredere bilde, er alt der.»

Løste et varekostnadsproblem de ikke hadde planlagt å løse

Ett av de mer betydningsfulle resultatene kom fra en utfordring teamet hadde forsøkt å løse separat: å beregne den fulle varekostnaden. Tilleggskostnader som toll, avgifter og andre transportkostnader hadde blitt matchet mot varemottak manuelt, hentet fra e-poster og regnskapsregistre. Å knytte dem tilbake til konkrete forsendelser var tidkrevende, og tilleggskostnader dukket ofte opp uker etter at varene selv hadde ankommet.

«Vi levde i den lykkelige tro at det ikke fantes flere ekstra kostnader på en gitt forsendelse – og så dukket de opp fra et sted. Med høye volumer forvrengte det varekostnadsbildet vårt, marginalt, men nok til å bety noe,» forklarer Oks.

Da logistikk, IT og regnskap jobbet sammen, innså teamet at svaret allerede lå rett foran dem.

«Vi hadde allerede dette miljøet i bruk. Hvorfor integrere noe ekstra? I stedet kunne vi rute de samme partnerne som leverer disse tilleggstjenestene – toll, avgifter og resten – gjennom Cargoson også, og samle inn dataene på samme sted,» sier Hannes. «Vi hadde ikke sett at vi kunne komme dit. Men det er dit vi endte opp.»

Sammenligne priser uten runder med e-post frem og tilbake

Å sende den samme fraktforespørselen til flere transportører samtidig og se alle svar i én oversikt har erstattet det som tidligere var en runde med individuelle e-poster og venting. Teamet kan sammenligne tilbud side om side og ta en beslutning raskt.

Oversikten gir også Coop et tydeligere bilde av hvordan transportørene presterer over tid. Oks påpeker at Coop med noen transportører har forhandlet frem faste priser, og at det å se markedspriser ved siden av disse hjelper dem å vurdere når den avtalte prisen fortsatt er rettferdig, og når den kanskje bør reforhandles. «Vi kjenner partnerne våre godt nok,» sier han, «men før hadde vi ingen dokumentasjon. Nå har vi et register.»

Denne klarheten strekker seg til selve transportørrelasjonene. Med rundt ti kjernetransportører som administreres gjennom plattformen, er ikke Coops tilnærming å presse frem lavest mulig pris.

Det har vært vanskelig å måle eksakte kostnadsbesparelser, delvis fordi importvolumene har vokst betydelig i samme periode, noe som gjør direkte sammenligninger krevende. Det som betyr mest for teamet, sier Hannes Oks, er å ha tilgang til den beste tilgjengelige prisen i markedet på tidspunktet for bestilling.

Kunnskap som blir i selskapet

Hannes Oks peker også på noe som er mindre synlig, men like viktig: institusjonell hukommelse. Under den gamle ordningen lå prishistorikk og data om transportørenes ytelse i personlige regneark og e-postinnbokser. Hvis noen dro på ferie eller sluttet i selskapet, var det vanskelig å overlevere den kunnskapen.

«Hvordan skal den neste personen vite hvilke tjenester vi brukte, til hvilke priser, med hvilken kvalitet, og hvorfor de valgene ble tatt?» spør han. «Før var det umulig å pakke det sammen og gi det videre.»

Nå som historikken ligger i systemet, kan teamet dekke for hverandre uten at det blir en stor forstyrrelse.

Det pleide å være et skikkelig ork å tre inn for noen andre. Slik er det ikke lenger.

Mihkel Mäehans, transportsjef i Coop

Hvem vil ha nytte av dette?

På spørsmål om hvem de ville anbefale Cargoson til, holder Oks det praktisk. «Hvis du allerede har et betydelig fraktvolum som du håndterer manuelt i dag, gir det mening å vurdere å flytte til et miljø der alle dataene dine er på ett sted, med en fullstendig kostnadsoversikt,» sier han. «Det trenger ikke å være et logistikkselskap, en importør eller noen spesifikk aktør. Det avgjørende er volum og håndterbarhet, ikke bransje.»

For Coop er arbeidet fortsatt i gang.

Vi er sikre på at dette huset ikke er ferdig – det finnes flere skjulte gevinster ennå.

Hannes Oks, logistikkdirektør i Coop

Coop Estland er ett av 500+ selskaper som administrerer frakt med flere transportører gjennom Cargoson. Vil du se hvordan det fungerer med dine transportører og ERP?

Book en gratis 30-minutters konsultasjon

Bare på utforsking? Se hvordan Cargoson integreres med ditt ERP eller sammenlign TMS-alternativer.