Coop: „Jsem si jistý, že tu stále jsou skryté přínosy, které jsme ještě neobjevili."

Coop Estonsko je jedním z největších maloobchodních družstev v Estonsku, které provozuje téměř 320 prodejen po celé zemi pod značkami Coop, Konsum a Maksimarket. Centrální svaz Coop Eesti Keskühistu zajišťuje sdílené služby pro všechna členská družstva, včetně centrální logistiky a přímého dovozu zboží. S tím, jak tento podíl rostl, rostly i nároky na tým koordinující přepravu.

Hannes Oks, ředitel logistiky, a Mihkel Mäehans, vedoucí přepravy, popisují, jak k přechodu na Cargoson došlo a co se poté změnilo. Před nasazením platformy se přepravní požadavky řešily prostřednictvím e-mailů, telefonátů, zpráv, hovorů v Teams a dvou samostatných excelových souborů – jednoho pro přijaté nabídky a druhého pro potvrzené zásilky. Jak rostly objemy dovozu, hledal tým lepší způsob, jak celý proces řídit.

Opatrný začátek

Než Coop přistoupil k novému softwaru, chtěl mít jistotu, že investice dává smysl. Pro Hannese Okse nebyl přechod na Cargoson záležitostí okamžitého rozhodnutí. V té době trávil koordinátor přepravy Coopu správou přepravy přibližně jen 10 % svého pracovního času a obchodní případ pro specializovanou přepravní platformu nebyl na papíře nijak přesvědčivý.

„Zpočátku jsme si nebyli jisti, zda je investice oprávněná – neměli jsme objem, který by takový záměr obvykle podpořil," vzpomíná Hannes Oks. K rozhodnutí nakonec přispěl rozhovor, který přesáhl rámec standardní ukázky.

„Sešli jsme se s týmem Cargosonu, ukázali jsme jim, co dnes děláme a jak to děláme. Jak jsme mluvili, začala se ukazovat řešení, která jsme předtím neviděli," říká.

Dospěli jsme do bodu, kdy jsme jasně viděli, že takový software potřebujeme. A pak, jakmile ho začnete používat, chuť roste. Jsem si jistý, že tu stále jsou skryté přínosy, které jsme ještě neobjevili.

Hannes Oks, ředitel logistiky Coop

Zapojení dopravců proběhlo hladčeji, než se čekalo. Většina z nich již na platformě byla a ti, kteří ne, se přizpůsobili rychle.

Od roztříštěných souborů k jednomu sdílenému přehledu

Před Cargosonem vypadala situace podobně jako u mnoha firem srovnatelné velikosti. „Excel, e-mail, telefon," shrnuje Mihkel Mäehans starý způsob práce.

Přechod na jednu platformu rychle proměnil každodenní rutinu. Opakované zásilky se stejnými trasami, objemy a adresami už není třeba zadávat od začátku.

Pár kliknutími vidím předchozí zásilku, objemy i místo určení. Už nezadávám věci jednu po druhé, nečekám na e-maily, neprocházím excelovské tabulky. Jen tohle změnilo, jak práce vypadá.

Mihkel Mäehans, vedoucí přepravy Coop

Změnil se také způsob, jakým informace proudí uvnitř organizace. Dříve každé oddělení pracovalo s vlastními soubory. Nyní mají nákup, účetnictví i logistika přístup ke stejným datům na jednom místě. „Poměrně výrazně jsme přeorganizovali naše interní informační toky," říká Oks. „Žádná tajemství neexistují. Pokud někdo potřebuje širší přehled, vše je tam."

Řešení problému s náklady na zboží, který původně nebylo cílem řešit

Jeden z nejvýznamnějších výsledků vzešel z výzvy, kterou se tým pokoušel řešit odděleně: výpočet úplných nákladů na zboží. Dodatečné poplatky, jako jsou cla, spotřební daně a další přepravní náklady, se k příjemkám zboží přiřazovaly ručně – shromažďovaly se z e-mailů a účetních záznamů. Zpětné přiřazení ke konkrétním zásilkám bylo zdlouhavé a dodatečné náklady se často objevovaly týdny po samotném zboží.

„Žili jsme v blažené víře, že k dané zásilce už žádné další náklady nepřijdou, a pak se odněkud vyrojily. Při vysokých objemech to zkreslovalo náš přehled o nákladech na zboží – jen nepatrně, ale dost na to, aby to hrálo roli," vysvětluje Oks.

Při společné práci logistiky, IT a účetnictví tým zjistil, že odpověď měl celou dobu před sebou.

„Toto prostředí jsme již měli v provozu. Proč integrovat něco navíc? Místo toho jsme mohli přes Cargoson zapojit i stejné partnery, kteří zajišťují tyto doplňkové služby – celní odbavení, spotřební daně a podobně – a sbírat data na jednom místě," říká Hannes. „Neviděli jsme, že se tam dá dojít. Ale tam jsme nakonec skončili."

Srovnání cen bez zdlouhavého vyjednávání

Odeslání stejného přepravního poptávky více dopravcům najednou a zobrazení všech odpovědí v jediném přehledu nahradilo to, co dříve obnášelo kolo individuálních e-mailů a čekání. Tým může nabídky porovnat vedle sebe a rozhodnutí učinit rychle.

Přehlednost zároveň dává Coopu jasnější záznam o tom, jak dopravci v průběhu času fungují. Oks poznamenává, že s některými dopravci má Coop sjednané pevné sazby a sledování tržních cen vedle těchto sazeb pomáhá posoudit, kdy je dohodnutá cena stále přiměřená a kdy by bylo vhodné ji přehodnotit. „Naše partnery dobře známe," říká, „ale dříve jsme neměli žádné podklady. Teď máme záznamy."

Tato přehlednost se promítá i do samotných vztahů s dopravci. Coop spravuje přes platformu přibližně deset klíčových přepravních partnerů a jeho přístup není tlačit na co nejnižší cenu.

Přesné vyčíslení úspor nákladů bylo obtížné, částečně proto, že ve stejném období výrazně vzrostly objemy dovozu, což přímé srovnání ztěžuje. Pro tým je důležitější mít v okamžiku objednání přístupu k nejlepší dostupné sazbě na trhu, jak říká Hannes Oks.

Znalosti, které zůstávají ve firmě

Hannes Oks upozorňuje i na něco méně viditelného, ale stejně důležitého: institucionální paměť. V původním nastavení žila historie cen a data o výkonnosti dopravců v osobních tabulkách a e-mailových schránkách. Pokud někdo odjel na dovolenou nebo firmu opustil, bylo obtížné tyto znalosti předat.

„Jak má nástupce vědět, jaké služby jsme využívali, za jaké ceny, s jakou kvalitou a proč byla ta rozhodnutí přijata?" ptá se. „Dříve bylo nemožné to nějak zabalit a předat dál."

Nyní, když je celá historie v systému, se tým může vzájemně zastupovat, aniž by to způsobovalo větší komplikace.

Dříve byl záskok za kolegu opravdový problém. To už neplatí.

Mihkel Mäehans, vedoucí přepravy Coop

Komu by to prospělo?

Na otázku, komu by Cargoson doporučil, odpovídá Oks věcně. „Pokud již dnes spravujete ručně smysluplný objem přepravy, má smysl zvážit přechod do prostředí, kde jsou všechna vaše data na jednom místě s úplným přehledem nákladů," říká. „Nemusí to být logistická firma, dovozce ani nikdo konkrétní. Rozhodujícím faktorem je objem a zvladatelnost, ne odvětví."

Pro Coop práce pokračuje.

Jsme si jisti, že tento dům není hotový – stále jsou tu skryté přínosy, které na nás čekají.

Hannes Oks, ředitel logistiky Coop

Coop Estonsko je jednou z více než 500 společností, které spravují přepravu více dopravci prostřednictvím Cargosonu. Chcete vidět, jak to funguje s vašimi dopravci a ERP?

Rezervujte si bezplatnou 30minutovou konzultaci

Jen se rozhlížíte? Zjistěte, jak Cargoson integruje váš ERP nebo porovnejte možnosti TMS.