Kuidas Coop Eesti asendas meiliketid ühe ülevaatega

Coop Eesti on üks suurimaid jaekaubandusühistuid Eestis, haldades ligi 320 kauplust üle riigi Coop, Konsum ja Maksimarket kaubamärkide all. Keskühistu Coop Eesti Keskühistu korraldab kõigi liikmesühistute ühisteenuseid, sealhulgas keskseid logistikateenuseid ja kaupade otseimporti. Kuna otseimpordi osakaal on aastatega kasvanud, on kasvanud ka vedude koordineerimise koormus.

Logistikadirektor Hannes Oks ja transpordijuht Mihkel Mäehans räägivad, kuidas otsus Cargosonile üle minna sündis ja mis pärast seda muutus. Enne platvormi kasutusele võtmist käis veotellimuste haldamine e-kirjade, telefonikõnede, sõnumite, Teamsi kõnede ja kahe eraldi Exceli faili kaudu – üks saadud pakkumiste jaoks, teine kinnitatud saadetiste jaoks. Impordimahtude kasvades hakati otsima paremat lahendust.

Ettevaatlik algus

Enne uue tarkvara kasutuselevõttu tahtis Coop veenduda, et investeering on põhjendatud. Hannes Oksi jaoks ei sündinud otsus Cargosonile üle minna üleöö. Tol ajal kulus Coop'i vedude koordinaatoril transpordikorraldusele vaid umbes 10% tööajast ning paberi peal ei olnud eraldi veohaldustarkvara soetamise tasuvus ilmselge.

„Alguses polnud me kindlad, kas investeering on õigustatud – meil ei olnud sellist mahtu, mis sellise ärijuhtumi tavaliselt käivitab," meenutab Hannes Oks. Otsuse kaalule lükkas vestlus, mis läks tavapärasest demokoosolekust kaugemale.

„Kohtusime Cargosoni meeskonnaga ja näitasime, mida me täna teeme ja kuidas. Vestluse käigus hakkasid ilmnema lahendused, mida me varem polnud näinud," ütleb ta.

Jõudsime punkti, kus nägime, et selline tarkvara on meile vajalik. Ja siis, kui hakkad seda kasutama, kasvab isu. Olen kindel, et seal on veel varjatud võite, mida me pole veel avastanud.
Hannes Oks, logistikadirektor Coopis

Vedajate liidestamine sujus oodatust paremini. Enamik neist oli platvormil juba olemas ning need vähesed, kes polnud, kohanesid kiiresti.

Hajutatud failidest ühise ülevaateni

Enne Cargosoni oli olukord sarnane paljude sama suurusega ettevõtetega. „Excel, e-post, telefon" – nii võtab Mihkel Mäehans vana töökorralduse kokku.

Üleminek ühtsele platvormile muutis igapäevatöö kiiresti. Korduvaid saadetisi samade marsruutide, mahtude ja aadressidega ei pea enam nullist sisestama.

Paari klikiga näen eelmist saadetist, mahte ja sihtkohta. Ma ei pea enam asju ükshaaval kirjutama, e-kirju ootama ega Exceli tabeleid läbi kammima. See üksi muutis töö tunnetust täielikult.
Mihkel Mäehans, transpordijuht Coopis

Muutus puudutas ka seda, kuidas info organisatsiooni sees liigub. Varem töötas iga osakond oma failidega. Nüüd on ostul, raamatupidamisel ja logistikal kõigil ligipääs samadele andmetele ühes kohas. „Me muutsime oma sisemisi infovooge üsna märkimisväärselt," ütleb Oks. „Saladusi pole. Kui kellelgi on vaja laiemat ülevaadet, on kõik seal olemas."

Kaubaomahinna arvestuse probleem, mida ei osatud otsida

Üks olulisemaid tulemusi tuli väljakutsest, mida meeskond oli eraldi lahendama püüdnud: kaupade täieliku omahinna arvutamine. Lisatasud nagu tollimaksud, aktsiisid ja muud transpordikulud tuli käsitsi kauba vastuvõtmise dokumentidega sobitada, kogudes andmeid e-kirjadest ja raamatupidamisarvetest. Konkreetsete saadetistega sidumine oli aeganõudev ning lisakulud ilmusid sageli nädalaid pärast kauba enda saabumist.

„Elasime õndsa veendumuse käes, et konkreetsel saadetis pole enam lisakulusid, ja siis ilmusid need kuskilt. Suurte mahtude juures moonutas see meie kaubaomahinna pilti – vähesel määral, aga piisavalt, et see tähtsust omaks," selgitab Oks.

Logistika, IT ja raamatupidamise ühises arutelus selgus, et vastus oli juba käeulatuses.

„Meil oli see keskkond juba kasutusel. Miks integreerida midagi lisaks? Selle asemel saime suunata samad partnerid, kes pakuvad neid lisateenuseid – toll, aktsiis ja muu – samuti läbi Cargosoni ning koguda kõik andmed ühest kohast," ütleb Hannes. „Me polnud näinud, et saame sinna jõuda. Aga just sinna jõudsime."

Hindade võrdlemine ilma edasi-tagasi suhtluseta

Sama veotaotluse saatmine korraga mitmele vedajale ja kõigi vastuste nägemine ühes vaates on asendanud selle, mis varem tähendas üksikute e-kirjade saatmist ja vastuste ootamist. Meeskond saab pakkumisi kõrvuti võrrelda ja otsuse kiiresti teha.

Ülevaatlikkus annab Coopile ka selgema pildi sellest, kuidas vedajad aja jooksul toimetavad. Oks märgib, et mõne vedajaga on Coopil fikseeritud hinnad kokku lepitud ning turuhindade kõrvutamine nende hindadega aitab hinnata, kas kokkulepitud hind on endiselt õiglane või vajab see ülevaatamist. „Me tunneme oma partnereid piisavalt hästi," ütleb ta, „aga varem polnud meil tõendeid. Nüüd on meil ajalugu olemas."

See selgus ulatub ka vedajasuhete enda tasandile. Umbes kümne põhilise veopartneriga, keda platvormi kaudu hallatakse, ei ole Coop'i eesmärk suruda hindu võimalikult madalale.

Täpsete kulukokkuhoiude mõõtmine on olnud keeruline, osalt seetõttu, et impordimaht on samal perioodil märkimisväärselt kasvanud, mistõttu otsesed võrdlused on rasked. Hannes Oksi sõnul on meeskonnale olulisem see, et neil on alati ligipääs parimale turul saadaolevale hinnale veotellimuse esitamise hetkel.

Teadmus, mis jääb ettevõttesse

Hannes Oks toob esile ka midagi vähem nähtavat, kuid sama olulist: organisatsiooniline mälu. Vana korralduse juures elas hinnaajalooline info ja vedajate tulemuslikkuse andmed isiklikes tabelites ja e-posti postkastides. Kui keegi läks puhkusele või lahkus ettevõttest, oli seda teadmust raske edasi anda.

„Kuidas järgmine inimene teab, milliseid teenuseid me kasutasime, mis hindadega, mis kvaliteediga ja miks need valikud tehti?" küsib ta. „Varem oli seda võimatu pakendada ja edasi anda."

Nüüd, kui ajalugu on süsteemis, saab meeskond teineteist asendada ilma, et see muutuks suureks segaduseks.

Varem oli kellegi eest tööle astumine tõeline peavalu. Enam seda pole.
Mihkel Mäehans, transpordijuht Coopis

Kellele see sobib?

Küsimusele, kellele nad Cargosoni soovitaksid, vastab Oks praktiliselt. „Kui sul on juba märkimisväärne vedude maht, mida täna käsitsi haldad, on mõistlik kaaluda üleminekut keskkonnale, kus kõik andmed on ühes kohas ja täielik kuluülevaade on olemas," ütleb ta. „See ei pea olema logistikaettevõte, importija ega keegi konkreetne. Otsustavaks teguriks on maht ja hallatavus, mitte tegevusvaldkond."

Coop'i jaoks on töö käimas.