Coop: „Esu tikras, kad dar yra paslėptų privalumų, kurių dar neradome."

Coop Estija yra viena didžiausių mažmeninės prekybos kooperatyvų Estijoje, valdanti beveik 320 parduotuvių visoje šalyje – Coop, Konsum ir Maksimarket prekių ženklais. Centrinė asociacija, Coop Eesti Keskühistu, teikia bendras paslaugas visiems narių kooperatyvams, įskaitant centrinę logistiką ir tiesioginį prekių importą. Augant importo apimtims, didėjo ir reikalavimai transporto koordinavimą prižiūrinčiai komandai.

Logistikos direktorius Hannes Oks ir transporto vadovas Mihkel Mäehans pasakoja, kaip buvo nuspręsta pereiti prie Cargoson ir kas pasikeitė po to. Anksčiau transporto užklausos buvo tvarkomos el. laiškais, telefono skambučiais, žinutėmis, „Teams" pokalbiais ir dviem atskirais „Excel" failais – vienu gautiems pasiūlymams, kitu patvirtintoms siuntoms. Importo apimtims augant, komanda ėmė ieškoti geresnio proceso valdymo būdo.

Atsargus pradžia

Prieš įsipareigodama naujam sprendimui, Coop norėjo įsitikinti, kad investicija apsimoka. Hannes Oks pabrėžia, kad sprendimas pereiti prie Cargoson nebuvo priimtas skubotai. Tuo metu krovinių koordinatorius transporto koordinavimui skyrė tik apie 10 % savo darbo laiko, todėl ekonominis pagrindas specializuotai transporto valdymo programinei įrangai iš pirmo žvilgsnio nebuvo akivaizdus.

„Iš pradžių nebuvome tikri, ar investicija pateisinama – neturėjome tokių apimčių, kurios paprastai lemia tokio pobūdžio sprendimus," – prisimena Hannes Oks. Lemiamą postūmį davė pokalbis, kuris nuėjo toliau nei įprastas demonstravimas.

„Susitikome su Cargoson komanda, parodėme, ką ir kaip darome šiandien. Kalbantis ėmė ryškėti sprendimai, kurių anksčiau nematėme," – sako jis.

Priėjome prie to, kad supratome: tokia programinė įranga mums reikalinga. O kai pradedi naudotis, apetitas auga. Esu tikras, kad dar yra paslėptų privalumų, kurių dar neradome.

Hannes Oks, Coop logistikos direktorius

Vežėjų prijungimas prie platformos vyko sklandžiau nei tikėtasi. Dauguma jų jau naudojosi platforma, o tie, kurie dar nenaudojo, prisitaikė greitai.

Nuo išsklaidytų failų iki vieno bendro vaizdo

Prieš diegiant Cargoson, padėtis buvo panaši į daugelio panašaus dydžio įmonių. „Excel, el. laiškai, telefonas," – taip senąjį darbo būdą apibūdina Mihkel Mäehans.

Perėjimas prie vienos platformos greitai pakeitė kasdienę rutiną. Pasikartojančių siuntų su tomis pačiomis maršrutais, apimtimis ir adresais nebereikia įvedinėti iš naujo.

Keliais paspaudimais matau ankstesnę siuntą, apimtis ir paskirties vietą. Nebereikia viską rinkti rankiniu būdu, laukti el. laiškų, naršyti „Excel" lentelėse. Vien tai pakeitė darbo pojūtį.

Mihkel Mäehans, Coop transporto vadovas

Pasikeitė ir tai, kaip informacija juda organizacijos viduje. Anksčiau kiekvienas skyrius dirbo su savais failais. Dabar pirkimų, apskaitos ir logistikos komandos turi prieigą prie tų pačių duomenų vienoje vietoje. „Gana reikšmingai sukrėtėme vidinius informacijos srautus," – sako Oks. „Jokių paslapčių. Jei kam reikia platesnio vaizdo – viskas ten."

Prekių savikainos problemos sprendimas, kurio net neieškojo

Vienas reikšmingiausių rezultatų atsirado sprendžiant iššūkį, kurį komanda iki tol bandė spręsti atskirai: visų prekių savikainos apskaičiavimą. Papildomos išlaidos – muitai, akcizai ir kiti transporto kaštai – anksčiau buvo rankiniu būdu suderinamos su prekių gavimo dokumentais, renkant duomenis iš el. laiškų ir apskaitos įrašų. Susieti jas su konkrečiomis siuntomis užtrukdavo ilgai, o papildomos sąnaudos dažnai paaiškėdavo praėjus kelioms savaitėms po to, kai prekės jau buvo gautos.

„Gyvenome palaimingame įsitikinime, kad konkrečiai siuntai daugiau papildomų išlaidų nebebus, ir staiga jos atsirasdavo iš kažkur. Esant didelėms apimtims, tai iškraipydavo mūsų prekių savikainos vaizdą – nežymiai, bet pakankamai, kad tai turėtų reikšmės," – aiškina Oks.

Dirbdamos kartu logistikos, IT ir apskaitos komandos suprato, kad atsakymas jau buvo po ranka.

„Ši aplinka jau buvo naudojama. Kam integruoti ką nors papildomai? Vietoj to galėjome per Cargoson nukreipti ir tuos pačius partnerius, teikiančius papildomas paslaugas – muitus, akcizus ir visa kita – ir rinkti tuos duomenis toje pačioje vietoje," – sako Hannes. „Nematėme, kad galime ten prieiti. Bet ten ir atsiradome."

Kainų palyginimas be begalinių susirašinėjimų

Tą pačią krovinių užklausą vienu metu išsiųsti keliems vežėjams ir visus atsakymus matyti viename lange – tai pakeitė tai, kas anksčiau buvo eilė atskirų el. laiškų ir laukimas. Komanda gali palyginti pasiūlymus šalia vienas kito ir greitai priimti sprendimą.

Ši matomumo galimybė taip pat suteikia Coop aiškesnį vaizdą apie tai, kaip vežėjai veikia laikui bėgant. Oks pažymi, kad su kai kuriais vežėjais Coop yra susitarusi dėl fiksuotų tarifų, o rinkos kainų matymas šalia sutartų tarifų padeda įvertinti, ar susitarta kaina vis dar teisinga ir ar laikas ją peržiūrėti. „Pažįstame savo partnerius pakankamai gerai," – sako jis, – „bet anksčiau neturėjome jokių įrodymų. Dabar turime istoriją."

Šis aiškumas apima ir pačius santykius su vežėjais. Valdydama apie dešimt pagrindinių vežėjų partnerių per platformą, Coop nesiekia išspausti kuo žemesnės kainos.

Tiksliai išmatuoti sąnaudų sutaupymą buvo sunku – iš dalies todėl, kad tuo pačiu laikotarpiu importo apimtys labai išaugo, todėl tiesioginiai palyginimai yra sudėtingi. Hannes Oks sako, kad komandai svarbiau turėti prieigą prie geriausio rinkoje prieinamo tarifo siuntą užsakant.

Žinios, kurios lieka įmonėje

Hannes Oks taip pat atkreipia dėmesį į kažką mažiau matomą, bet ne mažiau svarbų: institucinę atmintį. Pagal senąją tvarką kainų istorija ir vežėjų veiklos duomenys gyveno asmeniniuose skaičiuoklėse ir el. pašto dėžutėse. Jei kas nors išeidavo atostogų ar palikdavo įmonę, tas žinias perduoti buvo labai sunku.

„Kaip kitas žmogus sužinos, kokias paslaugas naudojome, kokiomis kainomis, kokia kokybe ir kodėl buvo priimti tokie sprendimai?" – klausia jis. „Anksčiau to supakuoti ir perduoti buvo neįmanoma."

Dabar, kai visa istorija yra sistemoje, komandos nariai gali vienas kitą pavaduoti be didelių sutrikimų.

Anksčiau pavaduoti kolegą buvo tikras galvos skausmas. Dabar to nebėra.

Mihkel Mäehans, Coop transporto vadovas

Kam tai būtų naudinga?

Paklaustas, kam rekomenduotų Cargoson, Oks atsako pragmatiškai. „Jei jau turite reikšmingą krovinių apimtį, kurią šiandien valdote rankiniu būdu, verta apsvarstyti perėjimą prie aplinkos, kurioje visi duomenys yra vienoje vietoje su pilnu sąnaudų vaizdu," – sako jis. „Tai nebūtinai turi būti logistikos įmonė, importuotojas ar kas nors konkretus. Lemiamas veiksnys yra apimtis ir valdymo sudėtingumas, o ne pramonės šaka."

Coop darbas tęsiasi.

Esame tikri, kad šis namas dar nėra baigtas – dar yra paslėptų privalumų.

Hannes Oks, Coop logistikos direktorius

Coop Estija yra viena iš daugiau nei 500 įmonių, valdančių kelių vežėjų krovinius per Cargoson. Norite pamatyti, kaip tai veikia su jūsų vežėjais ir ERP?

Užsisakykite nemokamą 30 minučių konsultaciją

Tik žvalgotės? Sužinokite, kaip Cargoson integruojasi su jūsų ERP arba palyginkite transporto valdymo sistemų variantus.