Coop: »Prepričan sem, da so tu še skrite priložnosti, ki jih še nismo odkrili.«

Coop Estonija je ena največjih trgovskih zadrug v Estoniji, ki pod blagovnimi znamkami Coop, Konsum in Maksimarket upravlja skoraj 320 trgovin po vsej državi. Osrednje združenje, Coop Eesti Keskühistu, za vse članske zadruge zagotavlja skupne storitve, vključno s centralno logistiko in neposrednim uvozom blaga. Z rastjo tega deleža so se povečale tudi zahteve za ekipo, ki koordinira prevoz.

Hannes Oks, logistični direktor, in Mihkel Mäehans, vodja prevoza, opisujeta, kako je prišlo do prehoda na Cargoson in kaj se je po tem spremenilo. Pred uvedbo platforme so zahteve za prevoz reševali z mešanico e-pošte, telefonskih klicev, sporočil, klicev prek Teams in dveh ločenih Excelovih datotek – ene za prejete ponudbe in ene za potrjene pošiljke. Ko so uvozne količine narasle, so začeli iskati boljši način upravljanja tega procesa.

Previden začetek

Preden so se zavezali novi programski opremi, je Coop hotel biti prepričan, da je naložba smiselna. Hannes Oks se za prehod na Cargoson ni odločil hitro. Takrat je koordinator prevoza le okoli 10 % svojega časa namenil usklajevanju prevozov, poslovni primer za namensko platformo pa na papirju ni bil prepričljiv.

»Na začetku nismo bili prepričani, da je naložba upravičena – nismo imeli takšnih obsegov, ki bi navadno utemeljili takšno odločitev,« se spominja Hannes Oks. Odločilno je bil pogovor, ki je šel dlje od standardne predstavitve.

»Srečali smo se z ekipo Cargoson in jim pokazali, kaj počnemo danes in kako to počnemo. Med pogovorom so postale vidne rešitve, ki jih prej nismo opazili,« pravi.

Prišli smo do točke, ko smo videli, da takšno programsko opremo potrebujemo. In ko jo začneš uporabljati, apetit raste. Prepričan sem, da so tu še skrite priložnosti, ki jih še nismo odkrili.

Hannes Oks, logistični direktor pri Coop

Vključitev prevoznikov je potekala bolj gladko, kot so pričakovali. Večina je bila na platformi že prisotna, tisti, ki jih ni bilo, pa so se hitro prilagodili.

Od razpršenih datotek do enotnega pregleda

Pred Cargosonom je bilo stanje podobno kot pri številnih podjetjih podobne velikosti. »Excel, e-pošta, telefon,« tako Mihkel Mäehans povzame stari način dela.

Prehod na enotno platformo je hitro spremenil vsakodnevno rutino. Ponavljajočih se pošiljk z enakimi potmi, količinami in naslovi ni več treba vnašati od začetka.

Z nekaj kliki vidim prejšnjo pošiljko, količine in cilj. Ne vnašam več podatkov enega za drugim, ne čakam na e-pošto, ne prebiram Excelovih preglednic. Že to je spremenilo, kako se delo sploh počuti.

Mihkel Mäehans, vodja prevoza pri Coop

Spremenil se je tudi pretok informacij znotraj organizacije. Pred Cargosonom je vsak oddelek delal s svojimi datotekami. Zdaj imajo nabavna, računovodska in logistična ekipa dostop do istih podatkov na enem mestu. »Precej smo pretresti naše notranje informacijske tokove,« pravi Oks. »Ni skrivnosti. Če kdo potrebuje širši pregled, je vse tam.«

Rešitev težave z nabavnimi stroški, ki je niso iskali

Eden pomembnejših rezultatov je izhajal iz izziva, ki ga je ekipa poskušala reševati ločeno: izračun celotnih nabavnih stroškov. Dodatne postavke, kot so carine, trošarine in drugi prevozni stroški, so bile ročno usklajene s prejemnicami blaga, zbrane iz e-pošte in računovodskih evidenc. Njihovo povezovanje s posameznimi pošiljkami je bilo počasno, dodatni stroški pa so se pogosto pojavili tedne po tem, ko je blago že prispelo.

»Živeli smo v blaženi prepričanosti, da na določeni pošiljki ni več dodatnih stroškov, nato pa so se od nekod pojavili. Pri velikih količinah je to izkrivljalo našo sliko nabavnih stroškov – marginalno, a dovolj, da je to štelo,« pojasnjuje Oks.

Ko so logistika, IT in računovodstvo skupaj pregledali situacijo, so ugotovili, da je odgovor že pred njimi.

»To okolje smo že imeli v uporabi. Zakaj bi integrirali še kaj dodatnega? Namesto tega smo lahko iste partnerje, ki zagotavljajo te dodatne storitve – carine, trošarine in ostalo – usmerili prek Cargoson in podatke zbirali na istem mestu,« pravi Hannes. »Nismo videli, da bi lahko prišli do tega. A tam smo pristali.«

Primerjava cen brez dolgotrajnega usklajevanja

Pošiljanje iste povpraševalne zahteve več prevoznikom hkrati in pregled vseh odgovorov na enem mestu je nadomestilo nekdanje kroženje posameznih e-sporočil in čakanje. Ekipa lahko ponudbe primerja vzporedno in se hitro odloči.

Preglednost Coopu daje tudi jasnejši vpogled v to, kako prevozniki delujejo skozi čas. Oks opozarja, da ima Coop z nekaterimi prevozniki dogovorjene fiksne cene, in primerjava tržnih cen s temi cenami jim pomaga presoditi, kdaj je dogovorjena cena še ustrezna in kdaj bi jo bilo morda treba pregledati. »Naše partnerje dobro poznamo,« pravi, »a prej nismo imeli dokazov. Zdaj imamo evidenco.«

Ta jasnost se odraža tudi v samih odnosih s prevozniki. Coop z okoli desetimi ključnimi prevozniškimi partnerji, ki jih upravlja prek platforme, ne zasleduje zgolj najnižje možne cene.

Natančno merjenje prihrankov je bilo zahtevno, deloma zato, ker so uvozne količine v istem obdobju znatno narasle, kar otežuje neposredne primerjave. Hannes Oks poudarja, da je za ekipo pomembnejše to, da imajo ob oddaji naročila dostop do najboljše razpoložljive tržne cene.

Znanje, ki ostane v podjetju

Hannes Oks izpostavlja tudi nekaj manj vidnega, a enako pomembnega: institucionalni spomin. Po starem sistemu so zgodovinski podatki o cenah in uspešnosti prevoznikov živeli v osebnih preglednicah in e-poštnih predalih. Če je kdo šel na dopust ali zapustil podjetje, je bilo to znanje težko predati naprej.

»Kako naslednja oseba ve, katere storitve smo uporabljali, po kakšnih cenah, s kakšno kakovostjo in zakaj so bile sprejete takšne odločitve?« sprašuje. »Prej tega ni bilo mogoče pakirati in predati naprej.«

Zdaj, ko je ta zgodovina v sistemu, si ekipa lahko medsebojno krije hrbet brez večjih motenj.

Nekoč je bilo pravo breme skočiti za nekoga drugega. Tega ni več.

Mihkel Mäehans, vodja prevoza pri Coop

Komu bi to koristilo?

Ko so ga vprašali, komu bi priporočil Cargoson, je Oks praktičen. »Če že upravljate znaten obseg prevozov ročno, je smiselno razmisliti o prehodu v okolje, kjer so vsi vaši podatki na enem mestu s popolnim pregledom stroškov,« pravi. »Ne gre nujno za logistično podjetje, uvoznika ali koga posebnega. Odločilni dejavnik sta obseg in obvladljivost, ne panoga.«

Za Coop delo še ni končano.

Prepričani smo, da ta hiša še ni dokončana – še vedno so skrite priložnosti.

Hannes Oks, logistični direktor pri Coop

Coop Estonija je eno od 500+ podjetij, ki prek Cargoson upravljajo prevoz z več prevozniki. Želite videti, kako deluje z vašimi prevozniki in ERP-jem?

Rezervirajte brezplačno 30-minutno posvetovanje

Samo raziskujete? Oglejte si, kako se Cargoson integrira z vašim ERP-jem, ali primerjajte možnosti TMS.