Coop: "Olen varma, että meillä on vielä löytämättömiä hyötyjä."

Coop Estonia on yksi Viron suurimmista vähittäiskauppaosuuskunnista, jolla on lähes 320 myymälää ympäri maata Coop-, Konsum- ja Maksimarket-brändeillä. Keskusliitto Coop Eesti Keskühistu vastaa kaikkien jäsenosuuskuntien yhteisistä palveluista, mukaan lukien keskitetystä logistiikasta ja tavaroiden suorasta tuonnista. Tuonnin kasvaessa myös kuljetusten koordinoinnista vastaavan tiimin työtaakka on lisääntynyt.

Logistiikkajohtaja Hannes Oks ja kuljetuspäällikkö Mihkel Mäehans kertovat, miten siirtyminen Cargosoniin tapahtui ja mitä sen jälkeen muuttui. Ennen alustaa kuljetuspyyntöjä käsiteltiin sähköpostien, puheluiden, viestien, Teams-palavereiden ja kahden erillisen Excel-tiedoston avulla – toinen saaduille tarjouksille, toinen vahvistetuille lähetyksille. Tuontimäärien kasvaessa tiimi alkoi etsiä parempaa tapaa hallita prosessia.

Varovainen alku

Ennen kuin Coop sitoutui uuteen ohjelmistoon, se halusi varmistua siitä, että investointi on perusteltu. Hannes Oksin mukaan siirtyminen Cargosoniin ei tapahtunut hetkessä. Tuolloin Coopin kuljetuskoordinaattori käytti kuljetusten koordinointiin vain noin 10 % työajastaan, eikä erillisen kuljetuksenhallintajärjestelmän hankinnalle ollut paperilla selvää liiketoimintaperustetta.

"Aluksi emme olleet varmoja, oliko investointi perusteltu – meillä ei ollut sellaista volyymia, joka tavallisesti ajaa tällaisen päätöksen," Hannes Oks muistelee. Ratkaisevaksi tekijäksi nousi keskustelu, joka meni tavallista esittelyä pidemmälle.

"Tapasimme Cargosonin tiimin ja näytimme heille, mitä teemme tänään ja miten. Keskustelun myötä alkoi näkyä ratkaisuja, joita emme olleet aiemmin havainneet," hän kertoo.

Pääsimme siihen pisteeseen, jossa näimme, että tällainen ohjelmisto on meille tarpeellinen. Ja kun alat käyttää sitä, halu kasvaa. Olen varma, että meillä on vielä löytämättömiä hyötyjä.

Hannes Oks, logistiikkajohtaja, Coop

Kuljetusliikkeiden liittäminen alustaan sujui odotettua helpommin. Suurin osa oli jo valmiiksi Cargosonissa, ja ne harvat, jotka eivät olleet, sopeutuivat nopeasti.

Hajallaan olevista tiedostoista yhteen yhteiseen näkymään

Ennen Cargosonia tilanne muistutti monien samankokoisten yritysten arkea. "Excel, sähköposti, puhelin" – näin Mihkel Mäehans tiivistää vanhan toimintatavan.

Siirtyminen yhteen alustaan muutti päivittäisen työn nopeasti. Toistuvat lähetykset samoille reiteille, samoilla volyymeilla ja samoihin osoitteisiin eivät enää vaadi tietojen syöttämistä alusta alkaen.

Parilla klikkauksella näen edellisen lähetyksen, volyymit ja määränpään. En enää kirjoita tietoja yksi kerrallaan, odota sähköposteja tai selaa Excel-taulukoita. Pelkästään se muutti työn tuntua.

Mihkel Mäehans, kuljetuspäällikkö, Coop

Muutos vaikutti myös siihen, miten tieto liikkuu organisaation sisällä. Aiemmin jokainen osasto työskenteli omien tiedostojensa kanssa. Nyt ostajilla, kirjanpidolla ja logistiikalla on pääsy samaan dataan yhdessä paikassa. "Muutimme sisäisiä tietovirtojamme varsin merkittävästi," Oks sanoo. "Ei ole salaisuuksia. Jos joku tarvitsee laajemman kuvan, se on siellä."

Tavarakustannusten katvealueen ratkaisu – sivutuotteena

Yksi merkittävimmistä tuloksista syntyi haasteesta, jota tiimi oli yrittänyt ratkaista erikseen: tavaroiden kokonaiskustannusten laskeminen. Lisäkulut, kuten tullit, valmisteverot ja muut kuljetuskustannukset, oli aiemmin yhdistetty tavarakirjauksiin manuaalisesti keräämällä tietoja sähköposteista ja kirjanpitotietueista. Niiden kytkeminen tiettyihin lähetyksiin oli hidasta, ja lisäkuluja ilmaantui usein viikkoja itse tavaroiden jälkeen.

"Elimme autuaassa uskossa, että tietyllä lähetyksellä ei ole enää lisäkuluja – ja sitten niitä ilmestyi jostain. Suurilla volyymeilla se vääristää tavarakustannusten kuvaa, marginaalisesti, mutta riittävästi ollakseen merkityksellistä," Oks selittää.

Logistiikan, IT:n ja kirjanpidon yhteistyössä tiimi huomasi, että vastaus oli jo heidän edessään.

"Meillä oli tämä ympäristö jo käytössä. Miksi integroida jotain ylimääräistä? Sen sijaan voisimme ohjata samat kumppanit, jotka tarjoavat näitä lisäpalveluja – tullit, valmisteverot ja muut – myös Cargosonin kautta ja kerätä tiedot samasta paikasta," Hannes kertoo. "Emme olleet nähneet, että sinne voisi päästä. Mutta sinne päädyimme."

Hintojen vertailu ilman edestakaisin pyörimistä

Saman rahtitiedustelun lähettäminen usealle kuljetusliikkeelle kerralla ja kaikkien vastausten näkeminen yhdessä näkymässä on korvannut sen, mikä aiemmin tarkoitti kierrosta yksittäisiä sähköposteja ja odottelua. Tiimi voi vertailla tarjouksia rinnakkain ja tehdä päätöksen nopeasti.

Näkyvyys antaa Coopille myös selkeämmän kuvan siitä, miten kuljetusliikkeet suoriutuvat ajan mittaan. Oks huomauttaa, että joidenkin kuljetusliikkeiden kanssa Coopilla on sovitut kiinteät hinnat, ja markkinahintojen näkeminen niiden rinnalla auttaa arvioimaan, onko sovittu hinta edelleen kohtuullinen vai pitäisikö sitä tarkistaa. "Tunnemme kumppanimme riittävän hyvin," hän sanoo, "mutta aiemmin meillä ei ollut todisteita. Nyt meillä on kirjaushistoria."

Selkeys ulottuu myös itse kuljetusliikesuhteisiin. Noin kymmenen keskeistä kuljetusliikekumppania hallitaan alustan kautta, eikä Coopin lähestymistapa ole tavoitella mahdollisimman alhaista hintaa.

Tarkkoja kustannussäästöjä on ollut vaikea mitata, osittain siksi, että tuontimäärät ovat kasvaneet huomattavasti samalla ajanjaksolla, mikä tekee suorat vertailut hankaliksi. Tiimille tärkeämpää on Hannes Oksin mukaan se, että heillä on pääsy parhaaseen saatavilla olevaan markkinahintaan tilaushetkellä.

Tieto, joka jää yritykseen

Hannes Oks nostaa esiin myös jotain vähemmän näkyvää mutta yhtä tärkeää: organisaation muisti. Vanhassa mallissa hinnoitteluhistoria ja kuljetusliikkeiden suoritustiedot asuivat henkilökohtaisissa taulukkolaskentatiedostoissa ja sähköpostilaatikoissa. Jos joku lähti lomalle tai jätti yrityksen, tiedon siirtäminen oli hankalaa.

"Mistä seuraava henkilö tietää, mitä palveluja käytimme, millä hinnoilla, millä laadulla ja miksi nämä valinnat tehtiin?" hän kysyy. "Aiemmin sitä oli mahdoton paketoida ja siirtää eteenpäin."

Nyt kun historia on järjestelmässä, tiimi voi sijaisuuksia tehdessään toimia sujuvasti ilman, että siitä tulee suuri häiriö.

Ennen toisen puolesta astuminen oli todellinen päänsärky. Nyt se ei enää ole.

Mihkel Mäehans, kuljetuspäällikkö, Coop

Kenelle tästä olisi hyötyä?

Kysyttäessä, kenelle he suosittelisivat Cargosonia, Oks pysyy käytännöllisenä. "Jos sinulla on jo merkittävä määrä rahtia, jota hallitset tänään manuaalisesti, on järkevää harkita siirtymistä ympäristöön, jossa kaikki tietosi ovat yhdessä paikassa ja sinulla on täydellinen kustannusyhteenveto," hän sanoo. "Sen ei tarvitse olla logistiikkayritys, tuoja tai mikään tietty toimiala. Ratkaiseva tekijä on volyymi ja hallittavuus, ei toimiala."

Coopille työ jatkuu.

Olemme varmoja, että tämä talo ei ole valmis – löytämättömiä hyötyjä on vielä edessä.

Hannes Oks, logistiikkajohtaja, Coop

Coop Estonia on yksi yli 500 yrityksestä, jotka hallitsevat usean kuljetusliikkeen rahtia Cargosonin kautta. Haluatko nähdä, miten se toimii omien kuljetusliikkeidesi ja ERP:si kanssa?

Varaa maksuton 30 minuutin konsultaatio

Vasta tutustumassa? Katso miten Cargoson integroituu ERP:si kanssa tai vertaile kuljetuksenhallintajärjestelmävaihtoehtoja.