Coop: „Sunt sigur că mai există câștiguri ascunse pe care nu le-am descoperit încă."

Coop Estonia este una dintre cele mai mari cooperative de retail din Estonia, cu aproape 320 de magazine în toată țara, sub mărcile Coop, Konsum și Maksimarket. Asociația centrală, Coop Eesti Keskühistu, gestionează serviciile comune pentru toate cooperativele membre, inclusiv logistica centralizată și importul direct de mărfuri. Pe măsură ce volumul importurilor a crescut, a crescut și presiunea asupra echipei care coordonează transporturile.

Hannes Oks, Director de Logistică, și Mihkel Mäehans, Șef al Departamentului de Transport, descriu cum s-a ajuns la adoptarea Cargoson și ce s-a schimbat ulterior. Înainte de platformă, solicitările de transport erau gestionate printr-un mix de e-mailuri, apeluri telefonice, mesaje, apeluri Teams și două fișiere Excel separate — unul pentru ofertele primite și unul pentru expedierile confirmate. Pe măsură ce volumele de import au crescut, echipa a căutat o metodă mai bună de a gestiona procesul.

Un început prudent

Înainte de a se angaja față de un software nou, Coop a vrut să se asigure că investiția are sens. Pentru Hannes Oks, trecerea la Cargoson nu s-a produs rapid. La acel moment, coordonatorul de transport al Coop dedica doar aproximativ 10% din timpul său coordonării transporturilor, iar justificarea economică pentru o platformă dedicată nu era evidentă pe hârtie.

„La început, nu eram siguri că investiția era justificată — nu aveam volumul care să susțină în mod normal un astfel de argument de business," își amintește Hannes Oks. Ceea ce a înclinat balanța a fost o discuție care a depășit demo-ul standard.

„Ne-am întâlnit cu echipa Cargoson și le-am arătat ce facem și cum facem. Pe parcursul discuției, au devenit vizibile soluții pe care nu le văzusem înainte," spune el.

Am ajuns în punctul în care am putut vedea că avem nevoie de un astfel de software. Și apoi, pe măsură ce începi să-l folosești, apetitul crește. Sunt sigur că mai există câștiguri ascunse pe care nu le-am descoperit încă.

Hannes Oks, Director de Logistică la Coop

Integrarea transportatorilor a decurs mai ușor decât se așteptau. Majoritatea erau deja pe platformă, iar cei câțiva care nu erau s-au adaptat rapid.

De la fișiere împrăștiate la o imagine comună

Înainte de Cargoson, situația era similară cu cea a multor companii de dimensiunea Coop. „Excel, e-mail, telefon" — așa rezumă Mihkel Mäehans vechea metodă de lucru.

Trecerea la o singură platformă a schimbat rapid activitatea zilnică. Expedierile repetate pe aceleași rute, cu aceleași volume și adrese, nu mai trebuie introduse de la zero.

Cu câteva clicuri, pot vedea expedierea anterioară, volumele și destinația. Nu mai introduc datele rând cu rând, nu mai aștept e-mailuri, nu mai răsfoiesc fișiere Excel. Doar asta a schimbat modul în care se simte munca.

Mihkel Mäehans, Șef al Departamentului de Transport la Coop

Schimbarea a transformat și modul în care circulă informațiile în interiorul organizației. Înainte de Cargoson, fiecare departament lucra din propriile fișiere. Acum, achizițiile, contabilitatea și logistica au acces la aceleași date, într-un singur loc. „Am reorganizat destul de semnificativ fluxurile noastre interne de informații," spune Oks. „Nu există secrete. Dacă cineva are nevoie de o imagine de ansamblu, totul este acolo."

Rezolvarea unui unghi mort în calculul costului mărfurilor

Unul dintre cele mai importante rezultate a venit dintr-o problemă pe care echipa încercase să o rezolve separat: calcularea costului complet al mărfurilor. Costurile suplimentare — taxe vamale, accize și alte cheltuieli de transport — erau asociate manual cu recepțiile de marfă, adunate din e-mailuri și înregistrări contabile. Legarea lor de expedierile specifice era lentă, iar costurile suplimentare apăreau adesea la săptămâni după sosirea mărfurilor.

„Trăiam în credința fericită că nu mai există costuri suplimentare pentru o anumită expediere, și apoi apăreau de undeva. La volume mari, asta distorsiona imaginea noastră asupra costului mărfurilor — marginal, dar suficient cât să conteze," explică Oks.

Lucrând împreună cu logistica, IT-ul și contabilitatea, echipa și-a dat seama că răspunsul era deja în fața lor.

„Aveam deja acest mediu în uz. De ce să integrăm ceva în plus? În schimb, puteam direcționa prin Cargoson și partenerii care furnizează acele servicii suplimentare — vămuire, accize și restul — și să colectăm datele prin același loc," spune Hannes. „Nu văzusem că putem ajunge acolo. Dar acolo am ajuns."

Compararea prețurilor fără schimburi interminabile de e-mailuri

Trimiterea aceleiași solicitări de transport către mai mulți transportatori simultan și vizualizarea tuturor răspunsurilor într-o singură interfață a înlocuit ceea ce era înainte un șir de e-mailuri individuale și perioade de așteptare. Echipa poate compara ofertele alăturat și poate lua o decizie rapid.

Această vizibilitate îi oferă Coop și o evidență mai clară a performanței transportatorilor în timp. Oks observă că, în cazul unor transportatori, Coop a negociat tarife fixe, iar compararea prețurilor de piață cu acele tarife îi ajută să judece când prețul agreat este în continuare corect și când ar putea fi revizuit. „Ne cunoaștem partenerii suficient de bine," spune el, „dar înainte nu aveam dovezi. Acum avem o evidență."

Această claritate se extinde și asupra relațiilor cu transportatorii în sine. Cu aproximativ zece parteneri-cheie de transport gestionați prin platformă, abordarea Coop nu este să preseze pentru cel mai mic preț posibil.

Măsurarea economiilor exacte de costuri a fost dificilă, parțial pentru că volumele de import au crescut considerabil în aceeași perioadă, ceea ce face comparațiile directe dificile. Ceea ce contează mai mult pentru echipă, spune Hannes Oks, este accesul la cel mai bun tarif disponibil pe piață la momentul plasării comenzii de transport.

Cunoștințe care rămân în companie

Hannes Oks subliniază și ceva mai puțin vizibil, dar la fel de important: memoria instituțională. În vechea configurație, istoricul prețurilor și datele privind performanța transportatorilor existau în foi de calcul personale și căsuțe de e-mail. Dacă cineva pleca în concediu sau părăsea compania, acele cunoștințe erau greu de transmis mai departe.

„Cum știe următoarea persoană ce servicii am folosit, la ce prețuri, cu ce calitate și de ce s-au făcut acele alegeri?" întreabă el. „Înainte, era imposibil să împachetezi toate astea și să le transmiți."

Acum că istoricul se află în sistem, echipa se poate înlocui reciproc fără ca asta să devină o perturbare majoră.

Înainte era o adevărată bătaie de cap să preiei activitatea altcuiva. Acum nu mai este cazul.

Mihkel Mäehans, Șef al Departamentului de Transport la Coop

Cine ar beneficia?

Când este întrebat cui ar recomanda Cargoson, Oks rămâne pragmatic. „Dacă ai deja un volum semnificativ de transport pe care îl gestionezi manual astăzi, are sens să iei în considerare trecerea la un mediu în care toate datele tale sunt într-un singur loc, cu o imagine completă a costurilor," spune el. „Nu trebuie să fii o companie de logistică, un importator sau cineva anume. Factorul decisiv este volumul și gestionabilitatea, nu industria."

Pentru Coop, munca continuă.

Suntem siguri că această casă nu este terminată — mai există câștiguri ascunse.

Hannes Oks, Director de Logistică la Coop

Coop Estonia este una dintre cele 500+ de companii care gestionează transporturile cu mai mulți transportatori prin Cargoson. Vrei să vezi cum funcționează cu transportatorii și ERP-ul tău?

Rezervă o consultație gratuită de 30 de minute

Explorezi opțiunile? Vezi cum se integrează Cargoson cu ERP-ul tău sau compară opțiunile de software de management al transporturilor.