Coop: "Esmu pārliecināts, ka vēl ir slēpti ieguvumi, kurus mēs vēl neesam atraduši."

Coop Igaunija ir viena no lielākajām mazumtirdzniecības kooperatīvajām organizācijām Igaunijā, kas visā valstī uztur gandrīz 320 veikalus zem zīmoliem Coop, Konsum un Maksimarket. Centrālā apvienība Coop Eesti Keskühistu nodrošina kopīgus pakalpojumus visiem dalībkooperatīviem, tostarp centrālo loģistiku un preču tiešo importu. Tā kā importa apjomi ir pieauguši, pieaugusi arī slodze uz komandu, kas koordinē pārvadājumus.

Loģistikas direktors Hanness Okss un transporta vadītājs Mihkels Māehans stāsta, kā notika pāreja uz Cargoson un kas mainījās pēc tam. Pirms platformas ieviešanas transporta pieprasījumi tika apstrādāti, izmantojot e-pastus, telefona zvanus, ziņojumus, Teams sarunas un divas atsevišķas Excel tabulas — vienu saņemtajiem piedāvājumiem, otru apstiprinātajiem sūtījumiem. Importa apjomiem augot, komanda sāka meklēt labāku veidu, kā pārvaldīt šo procesu.

Piesardzīgs sākums

Pirms apņemties ieviest jaunu programmatūru, Coop vēlējās pārliecināties, ka ieguldījums ir pamatots. Hanness Okss nesteidzās ar lēmumu. Tolaik kravas koordinators transporta koordinācijai veltīja tikai aptuveni 10% sava darba laika, un uz papīra specializētas transporta platformas atmaksāšanās nebija acīmredzama.

"Sākumā mēs nebijām pārliecināti, ka ieguldījums ir attaisnojams — mums nebija tāda apjoma, kas parasti pamato šādu biznesa lēmumu," atceras Hanness Okss. Izšķirošais bija saruna, kas aizgāja tālāk par standarta demonstrāciju.

"Mēs tikāmies ar Cargoson komandu un parādījām, ko un kā mēs šodien darām. Sarunas gaitā kļuva redzami risinājumi, kurus mēs iepriekš nebijām saskatījuši," viņš saka.

Mēs nonācām līdz brīdim, kad sapratām, ka mums ir vajadzīga šāda veida programmatūra. Un tad, kad sāc to lietot, apetīte aug. Esmu pārliecināts, ka vēl ir slēpti ieguvumi, kurus mēs vēl neesam atraduši.

Hanness Okss, Coop loģistikas direktors

Pārvadātāju pievienošana noritēja raiti — vairums jau bija reģistrēti platformā, bet tie, kuri nebija, ātri pielāgojās.

No izkaisītām failiem uz vienu kopīgu pārskatu

Pirms Cargoson situācija bija līdzīga daudziem Coop lieluma uzņēmumiem. "Excel, e-pasts, telefons," — tā Mihkels Māehans raksturo veco darba kārtību.

Pāreja uz vienu platformu ātri mainīja ikdienu. Atkārtoti sūtījumi ar tiem pašiem maršrutiem, apjomiem un adresēm vairs nav jāievada no jauna.

Ar pāris klikšķiem es varu redzēt iepriekšējo sūtījumu, apjomus un galamērķi. Es vairs neievadu visu pa vienam, negaidu e-pastus, nepārlūkoju Excel tabulas. Jau tas vien mainīja darba sajūtu.

Mihkels Māehans, Coop transporta vadītājs

Mainījās arī tas, kā informācija cirkulē organizācijā. Pirms Cargoson katra nodaļa strādāja ar saviem failiem. Tagad iepirkumu, grāmatvedības un loģistikas komandas visas piekļūst vieniem un tiem pašiem datiem vienā vietā. "Mēs diezgan būtiski pārkārtojām iekšējos informācijas plūsmas," saka Okss. "Nav nekādu noslēpumu. Ja kādam vajadzīgs plašāks pārskats, viss ir pieejams."

Preču izmaksu aprēķināšanas nepilnības novēršana

Viens no nozīmīgākajiem rezultātiem radās no problēmas, kuru komanda bija mēģinājusi risināt atsevišķi: pilno preču izmaksu aprēķināšanas. Papildu izmaksas — muitas nodevas, akcīzes maksājumi un citas transporta izmaksas — iepriekš tika manuāli saskaņotas ar preču saņemšanas dokumentiem, apkopojot datus no e-pastiem un grāmatvedības uzskaites. Šo izmaksu piesaistīšana konkrētiem sūtījumiem bija laikietilpīga, un papildu rēķini bieži vien parādījās nedēļas pēc pašām precēm.

"Mēs dzīvojām svētlaimīgā pārliecībā, ka konkrētam sūtījumam vairs nav papildu izmaksu, un tad tās no kaut kurienes parādījās. Lielos apjomos tas izkropļoja mūsu preču izmaksu aprēķinu — nedaudz, bet pietiekami, lai tas būtu svarīgi," skaidro Okss.

Strādājot kopā — loģistika, IT un grāmatvedība —, komanda saprata, ka atbilde jau bija viņu priekšā.

"Mums jau bija šī vide lietošanā. Kāpēc integrēt kaut ko papildu? Tā vietā mēs varējām novirzīt tos pašus partnerus, kas sniedz šos papildu pakalpojumus — muitu, akcīzes nodevas un pārējo —, arī caur Cargoson un apkopot šos datus vienā vietā," saka Hanness. "Mēs nebijām saskatījuši, ka varam nonākt līdz šim. Bet tieši tur mēs nonācām."

Cenu salīdzināšana bez liekas sarakstes

Vienlaicīga kravas pieprasījuma nosūtīšana vairākiem pārvadātājiem un visu atbilžu apskatīšana vienā pārskatā ir aizstājusi to, kas agrāk bija atsevišķu e-pastu sūtīšanas un gaidīšanas kārta. Komanda var salīdzināt piedāvājumus blakus un ātri pieņemt lēmumu.

Pārskatāmība sniedz Coop arī skaidrāku priekšstatu par to, kā pārvadātāji darbojas laika gaitā. Okss atzīmē, ka ar dažiem pārvadātājiem Coop ir vienojies par fiksētām cenām, un tirgus cenu redzēšana blakus šīm cenām palīdz spriest, kad saskaņotā cena joprojām ir taisnīga un kad tā varētu būt jāpārskata. "Mēs savus partnerus pazīstam pietiekami labi," viņš saka, "taču agrāk mums nebija pierādījumu. Tagad mums ir uzskaite."

Šī skaidrība attiecas arī uz pašām pārvadātāju attiecībām. Pārvaldot aptuveni desmit galvenos pārvadātāju partnerus caur platformu, Coop pieeja nav censties panākt zemāko iespējamo cenu.

Precīzu izmaksu ietaupījumu izmērīšana ir bijusi sarežģīta — daļēji tāpēc, ka importa apjomi tajā pašā periodā ir ievērojami pieauguši, padarot tiešus salīdzinājumus grūtus. Komandai svarīgāk ir tas, ko uzsver Hanness Okss: piekļuve labākajai pieejamajā tirgus cenai rezervēšanas brīdī.

Zināšanas, kas paliek uzņēmumā

Hanness Okss norāda arī uz kaut ko mazāk redzamu, bet tikpat svarīgu: institucionālo atmiņu. Vecajā sistēmā cenu vēsture un pārvadātāju darbības dati glabājās personīgās izklājlapās un e-pasta iesūtnēs. Ja kāds devās atvaļinājumā vai atstāja uzņēmumu, šīs zināšanas bija grūti nodot tālāk.

"Kā nākamais cilvēks uzzina, kādus pakalpojumus mēs izmantojām, par kādām cenām, ar kādu kvalitāti un kāpēc tika izdarītas tieši šādas izvēles?" viņš jautā. "Agrāk to bija neiespējami sakārtot un nodot tālāk."

Tagad, kad visa vēsture ir sistēmā, komandas locekļi var viegli aizstāt viens otru, un tas nerada lielus traucējumus.

Agrāk aizstāt kādu kolēģi bija īsts murgs. Tagad tā vairs nav.

Mihkels Māehans, Coop transporta vadītājs

Kam tas būtu noderīgi?

Uz jautājumu, kam viņi ieteiktu Cargoson, Okss atbild pragmatiski. "Ja jums jau ir nozīmīgs kravas apjoms, ko šodien pārvaldāt manuāli, ir jēga apsvērt pāreju uz vidi, kurā visi dati ir vienā vietā ar pilnu izmaksu pārskatu," viņš saka. "Tam nav jābūt loģistikas uzņēmumam, importētājam vai kādam konkrētam. Izšķirošais faktors ir apjoms un pārvaldāmība, nevis nozare."

Coop šis darbs turpinās.

Mēs esam pārliecināti, ka šī māja vēl nav pabeigta — vēl ir slēpti ieguvumi.

Hanness Okss, Coop loģistikas direktors

Coop Igaunija ir viena no 500+ uzņēmumiem, kas pārvalda vairāku pārvadātāju kravas pārvadājumus caur Cargoson. Vēlaties redzēt, kā tas darbojas ar jūsu pārvadātājiem un ERP?

Rezervējiet bezmaksas 30 minūšu konsultāciju

Tikai izpētāt? Uzziniet, kā Cargoson integrējas ar jūsu ERP vai salīdziniet transporta vadības programmatūras iespējas.