Coop: "Tenho a certeza de que ainda há ganhos escondidos que não descobrimos."

A Coop Estónia é uma das maiores cooperativas de retalho da Estónia, com cerca de 320 lojas espalhadas pelo país sob as insígnias Coop, Konsum e Maksimarket. A associação central, a Coop Eesti Keskühistu, gere serviços partilhados para todas as cooperativas membros, incluindo a logística central e a importação direta de mercadorias. À medida que esse volume foi crescendo, também aumentou a pressão sobre a equipa responsável pela coordenação dos transportes.

Hannes Oks, Diretor de Logística, e Mihkel Mäehans, Responsável de Transportes, explicam como surgiu a transição para o Cargoson e o que mudou a partir daí. Antes da plataforma, os pedidos de transporte eram geridos através de uma mistura de e-mails, chamadas telefónicas, mensagens, chamadas no Teams e dois ficheiros Excel separados — um para as cotações recebidas e outro para os envios confirmados. Com o crescimento dos volumes de importação, a equipa procurou uma forma mais eficaz de gerir o processo.

Um começo cauteloso

Antes de avançar com um novo software, a Coop queria ter a certeza de que o investimento fazia sentido. Para Hannes Oks, a mudança para o Cargoson não aconteceu de um dia para o outro. Na altura, o coordenador de transportes da Coop dedicava apenas cerca de 10% do seu tempo à coordenação de transportes e, no papel, o argumento de retorno para uma plataforma dedicada não era evidente.

"No início, não tínhamos a certeza de que o investimento se justificava — não tínhamos o volume que normalmente sustenta este tipo de decisão", recorda Hannes Oks. O que inclinou a balança foi uma conversa que foi além da demonstração habitual.

"Reunimo-nos com a equipa do Cargoson e mostrámos o que fazemos hoje e como o fazemos. À medida que fomos falando, começaram a surgir soluções que não tínhamos visto antes", conta.

Chegámos ao ponto em que percebemos que precisávamos deste tipo de software. E depois, quando se começa a usar, o apetite cresce. Tenho a certeza de que ainda há ganhos escondidos que não descobrimos.

Hannes Oks, Diretor de Logística da Coop

A integração das transportadoras correu melhor do que o esperado. A maioria já estava na plataforma e as restantes adaptaram-se rapidamente.

De ficheiros dispersos a uma visão partilhada

Antes do Cargoson, a situação era semelhante à de muitas empresas da dimensão da Coop. "Excel, e-mail, telefone" — é assim que Mihkel Mäehans resume a forma de trabalhar anterior.

A transição para uma plataforma única transformou o dia a dia rapidamente. Os envios repetidos com as mesmas rotas, volumes e endereços deixaram de ter de ser introduzidos de raiz.

Com dois cliques, consigo ver o envio anterior, os volumes e o destino. Já não estou a introduzir dados um a um, à espera de e-mails, a percorrer folhas de cálculo. Só isso mudou completamente a forma como o trabalho se sente.

Mihkel Mäehans, Responsável de Transportes da Coop

A mudança também alterou a forma como a informação circula dentro da organização. Antes do Cargoson, cada departamento trabalhava com os seus próprios ficheiros. Agora, as equipas de compras, contabilidade e logística têm acesso aos mesmos dados num único lugar. "Reformulámos os nossos fluxos de informação internos de forma bastante significativa", diz Oks. "Não há segredos. Se alguém precisar de uma visão mais ampla, está tudo lá."

A resolver um problema no custo das mercadorias que não estava nos planos

Um dos resultados mais relevantes surgiu de um desafio que a equipa tentava resolver separadamente: calcular o custo total das mercadorias. Encargos adicionais como direitos aduaneiros, impostos especiais de consumo e outros custos de transporte eram associados manualmente às guias de receção, recolhidos a partir de e-mails e registos contabilísticos. Relacioná-los com envios específicos era moroso, e os custos adicionais apareciam frequentemente semanas depois das próprias mercadorias.

"Vivíamos na crença tranquila de que não havia mais custos extra num determinado envio, e depois surgiam do nada. Com volumes elevados, isso distorcia a nossa visão do custo das mercadorias — de forma marginal, mas suficiente para ser relevante", explica Oks.

Trabalhando em conjunto com as equipas de logística, TI e contabilidade, a equipa percebeu que a resposta já estava à sua frente.

"Já tínhamos este ambiente em uso. Para quê integrar algo extra? Em vez disso, podíamos encaminhar pelo Cargoson os mesmos parceiros que prestam esses serviços adicionais — alfândega, impostos especiais de consumo e o resto — e recolher esses dados pelo mesmo canal", explica Hannes. "Não tínhamos visto que era possível chegar lá. Mas foi onde acabámos."

Comparar preços sem a troca interminável de e-mails

Enviar o mesmo pedido de frete a várias transportadoras em simultâneo e ver todas as respostas numa única vista substituiu o que antes era uma ronda de e-mails individuais e esperas. A equipa pode comparar as propostas lado a lado e tomar uma decisão rapidamente.

Esta visibilidade também dá à Coop um registo mais claro do desempenho das transportadoras ao longo do tempo. Oks refere que, com algumas transportadoras, a Coop negociou tarifas fixas, e ver os preços de mercado ao lado dessas tarifas ajuda-os a avaliar quando o preço acordado ainda é justo e quando pode precisar de ser revisto. "Conhecemos bem os nossos parceiros", diz, "mas antes não tínhamos evidências. Agora temos um registo."

Essa clareza estende-se às próprias relações com as transportadoras. Com cerca de dez parceiros de transporte principais geridos através da plataforma, a abordagem da Coop não é pressionar para obter o preço mais baixo possível.

Medir poupanças exatas tem sido difícil, em parte porque os volumes de importação cresceram consideravelmente no mesmo período, tornando as comparações diretas complicadas. O que mais importa para a equipa, diz Hannes Oks, é ter acesso à melhor tarifa disponível no mercado no momento de confirmar o envio.

O conhecimento que fica na empresa

Hannes Oks aponta também para algo menos visível, mas igualmente importante: a memória institucional. Com o sistema anterior, o histórico de preços e os dados de desempenho das transportadoras viviam em folhas de cálculo pessoais e caixas de e-mail. Se alguém fosse de férias ou saísse da empresa, esse conhecimento era difícil de transmitir.

"Como é que a próxima pessoa sabe quais os serviços que usámos, a que preços, com que qualidade e por que razão foram feitas essas escolhas?", pergunta. "Antes, era impossível empacotar tudo isso e passá-lo adiante."

Agora que o histórico está no sistema, a equipa consegue substituir-se mutuamente sem que isso se torne uma perturbação significativa.

Antes, cobrir alguém era um verdadeiro pesadelo. Isso já não acontece.

Mihkel Mäehans, Responsável de Transportes da Coop

Quem beneficiaria?

Quando questionado sobre a quem recomendaria o Cargoson, Oks é direto. "Se já tem um volume significativo de frete que gere manualmente, faz sentido considerar a mudança para um ambiente onde todos os seus dados estão num único lugar, com uma visão completa dos custos", diz. "Não tem de ser uma empresa de logística, um importador ou alguém específico. O fator decisivo é o volume e a capacidade de gestão, não o setor."

Para a Coop, o trabalho continua.

Temos a certeza de que esta casa ainda não está acabada — há mais ganhos ainda escondidos.

Hannes Oks, Diretor de Logística da Coop

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