Coop: "Jag är säker på att det finns fler dolda vinster vi inte hittat än."

Coop Estland är ett av Estlands största detaljhandelskooperativ med nära 320 butiker runt om i landet under varumärkena Coop, Konsum och Maksimarket. Centralorganisationen, Coop Eesti Keskühistu, ansvarar för gemensamma tjänster åt alla medlemskooperativ – däribland central logistik och direktimport av varor. I takt med att importvolymen vuxit har kraven på det team som samordnar transporterna ökat i motsvarande grad.

Hannes Oks, logistikdirektör, och Mihkel Mäehans, transportchef, berättar om hur övergången till Cargoson gick till och vad som förändrades efteråt. Innan plattformen hanterades transportförfrågningar via en mix av e-post, telefonsamtal, meddelanden, Teams-möten och två separata Excel-filer – en för mottagna offerter och en för bekräftade försändelser. När importvolymerna ökade började teamet leta efter ett bättre sätt att hantera processen.

En försiktig start

Innan Coop förbinder sig till ny programvara ville man försäkra sig om att investeringen verkligen var motiverad. För Hannes Oks gick övergången till Cargoson inte snabbt. Vid den tidpunkten ägnade Coops fraktsamordnare bara ungefär tio procent av sin arbetstid åt transportkoordinering, och på pappret var det inte självklart att ett dedikerat transporthanteringssystem skulle betala sig.

"I början var vi inte säkra på att investeringen var berättigad – vi hade inte den volym som normalt driver den typen av affärscase," minns Hannes Oks. Det som till slut vägde över var ett samtal som gick längre än den vanliga demon.

"Vi träffade Cargosons team och visade dem vad vi gör idag och hur vi gör det. Under samtalets gång blev lösningar synliga som vi inte sett tidigare," säger han.

Vi kom till den punkt där vi insåg att vi behövde den här typen av programvara. Och sedan, när man väl börjar använda den, växer aptiten. Jag är säker på att det finns fler dolda vinster vi inte hittat än.

Hannes Oks, logistikdirektör på Coop

Att ansluta transportörer gick smidigare än väntat. De flesta fanns redan på plattformen, och de få som inte gjorde det anpassade sig snabbt.

Från utspridda filer till en gemensam vy

Innan Cargoson såg situationen ut som hos många företag av Coops storlek. "Excel, e-post, telefon," sammanfattar Mihkel Mäehans det gamla arbetssättet.

Övergången till en gemensam plattform förändrade vardagen snabbt. Återkommande försändelser med samma rutter, volymer och adresser behöver inte längre matas in från grunden varje gång.

Med ett par klick ser jag den tidigare försändelsen, volymerna och destinationen. Jag behöver inte längre skriva in saker ett i taget, vänta på e-post eller leta igenom Excel-ark. Det förändrade i sig hur arbetet känns.

Mihkel Mäehans, transportchef på Coop

Förändringen påverkade också hur information rör sig inom organisationen. Tidigare arbetade varje avdelning utifrån sina egna filer. Nu har inköp, redovisning och logistik tillgång till samma data på ett och samma ställe. "Vi skakade om våra interna informationsflöden ganska rejält," säger Oks. "Det finns inga hemligheter. Om någon behöver en bredare bild finns allt där."

Lösningen på ett kostnadsproblem de inte sökte lösa

Ett av de mer betydande resultaten kom från en utmaning teamet försökt lösa på annat håll: att beräkna den fullständiga varukalkylen. Tillkommande kostnader som tullavgifter, punktskatter och övriga transportkostnader hade matchats mot varuinleveranser manuellt, insamlade från e-post och bokföringsunderlag. Att knyta dem till specifika försändelser var tidskrävande, och extra kostnader dök ofta upp veckor efter att varorna själva anlänt.

"Vi levde i den välsignade tron att det inte fanns fler extrakostnader på en given försändelse – och så dök de upp någonstans ifrån. Med höga volymer snedvred det vår varukalkyl, marginellt men tillräckligt för att det skulle spela roll," förklarar Oks.

Genom att logistik, IT och redovisning arbetade tillsammans insåg teamet att svaret redan fanns framför dem.

"Vi hade redan den här miljön i bruk. Varför integrera något extra? I stället kunde vi låta samma partners som tillhandahåller de tilläggstjänsterna – tull, punktskatter och resten – gå via Cargoson också, och samla in den datan på samma ställe," säger Hannes. "Vi hade inte sett att vi kunde komma dit. Men dit kom vi."

Prisjämförelse utan onödigt fram-och-tillbaka

Att skicka samma fraktförfrågan till flera transportörer samtidigt och se alla svar i en gemensam vy har ersatt det som tidigare var en omgång individuella e-postmeddelanden och väntan. Teamet kan jämföra offerter sida vid sida och fatta beslut snabbt.

Överblicken ger också Coop ett tydligare underlag för hur transportörerna presterar över tid. Oks konstaterar att Coop med vissa transportörer har förhandlat fram fasta priser, och att se marknadspriser bredvid dessa priser hjälper dem att bedöma när det avtalade priset fortfarande är rimligt och när det kan behöva ses över. "Vi känner våra partners tillräckligt väl," säger han, "men tidigare hade vi inga bevis. Nu har vi ett register."

Den tydligheten sträcker sig till transportörsrelationerna i sig. Med ett tiotal centrala transportörspartners som hanteras via plattformen är Coops strategi inte att pressa fram lägsta möjliga pris.

Att mäta exakta kostnadsbesparingar har varit svårt, delvis för att importvolymerna ökat avsevärt under samma period, vilket gör direkta jämförelser svåra. Det som betyder mer för teamet, säger Hannes Oks, är att alltid ha tillgång till det bästa tillgängliga marknadspriset vid tidpunkten för bokningen.

Kunskap som stannar i företaget

Hannes Oks lyfter också fram något som är mindre synligt men lika viktigt: den institutionella kunskapen. I det gamla upplägget levde prishistorik och data om transportörernas prestationer i personliga kalkylblad och e-postkorgar. Om någon åkte på semester eller slutade var den kunskapen svår att överlämna.

"Hur ska nästa person veta vilka tjänster vi använde, till vilka priser, med vilken kvalitet och varför de valen gjordes?" frågar han. "Tidigare var det omöjligt att paketera det och föra det vidare."

Nu när historiken finns i systemet kan teamet täcka upp för varandra utan att det blir en stor störning.

Det brukade vara ett riktigt huvudbry att hoppa in för någon annan. Så är det inte längre.

Mihkel Mäehans, transportchef på Coop

Vem har nytta av det?

På frågan om vem de skulle rekommendera Cargoson till håller Oks det praktiskt. "Om du redan hanterar en meningsfull volym frakt manuellt idag är det vettigt att överväga att flytta till en miljö där all din data finns på ett ställe med en fullständig kostnadsöversikt," säger han. "Det behöver inte vara ett logistikföretag, en importör eller någon specifik aktör. Den avgörande faktorn är volym och hanterbarhet, inte bransch."

För Coop pågår arbetet fortfarande.

Vi är övertygade om att det här huset inte är färdigt – det finns fler dolda vinster kvar.

Hannes Oks, logistikdirektör på Coop

Coop Estland är ett av 500+ företag som hanterar frakt med flera transportörer via Cargoson. Vill du se hur det fungerar med dina transportörer och ditt ERP?

Boka en kostnadsfri 30-minuterskonsultation

Bara nyfiken? Se hur Cargoson integreras med ditt ERP eller jämför olika TMS-alternativ.