Coop: „Sigurna sam da još ima skrivenih prednosti koje nismo otkrili."

Coop Estonija jedan je od najvećih maloprodajnih kooperativa u Estoniji, s gotovo 320 trgovina diljem zemlje pod brendovima Coop, Konsum i Maksimarket. Središnja udruga, Coop Eesti Keskühistu, pruža zajedničke usluge svim članovima kooperativa, uključujući centralnu logistiku i izravni uvoz robe. Kako je udio uvoza rastao, rasli su i zahtjevi prema timu zaduženom za koordinaciju prijevoza.

Hannes Oks, direktor logistike, i Mihkel Mäehans, voditelj prijevoza, opisuju kako je došlo do prelaska na Cargoson i što se promijenilo nakon toga. Prije platforme, zahtjevi za prijevoz rješavali su se kombinacijom e-mailova, telefonskih poziva, poruka, Teams poziva i dviju zasebnih Excel datoteka — jedne za primljene ponude, a druge za potvrđene pošiljke. Kako su uvozni volumeni rasli, tim je počeo tražiti bolji način upravljanja tim procesom.

Oprezan početak

Prije nego što su se odlučili na novi softver, Coop je htio biti siguran da je ulaganje opravdano. Hannes Oks nije donio tu odluku naglo. U to vrijeme, Coopov koordinator prijevoza trošio je svega oko 10% svog radnog vremena na koordinaciju prijevoza, pa na papiru poslovni slučaj za namjenski softver za upravljanje prijevozom nije bio očigledan.

„Na početku nismo bili sigurni je li ulaganje opravdano — nismo imali volumen koji bi normalno pokrenuo takvu odluku," prisjeća se Hannes Oks. Ono što je prevagnulo bila je razgovor koji je otišao dalje od standardne demonstracije.

„Sreli smo se s timom Cargosona i pokazali im što danas radimo i kako to radimo. Kako smo razgovarali, počela su se nazirati rješenja koja prije nismo vidjeli," kaže.

Došli smo do točke gdje smo shvatili da nam je ovakav softver potreban. A onda, kad počnete koristiti, apetit raste. Sigurna sam da još ima skrivenih prednosti koje nismo otkrili.

Hannes Oks, direktor logistike u Coopu

Integracija prijevoznika prošla je glađe nego što se očekivalo. Većina ih je već bila na platformi, a oni koji nisu brzo su se prilagodili.

Od raštrkanih datoteka do jednog zajedničkog pregleda

Prije Cargosona, stanje je bilo slično kao u mnogim tvrtkama Coopove veličine. „Excel, e-mail, telefon" — tako Mihkel Mäehans sažima stari način rada.

Prelazak na jednu platformu brzo je promijenio svakodnevicu. Ponavljajuće pošiljke s istim rutama, volumenima i adresama više ne treba unositi ispočetka.

S nekoliko klikova vidim prethodnu pošiljku, volumene i odredište. Više ne tipkam stavku po stavku, ne čekam e-mailove, ne pretražujem Excel tablice. Samo to promijenilo je kako se posao osjeća.

Mihkel Mäehans, voditelj prijevoza u Coopu

Promjena je utjecala i na to kako informacije teku unutar organizacije. Prije Cargosona, svaki odjel radio je iz vlastitih datoteka. Sada nabava, računovodstvo i logistika imaju pristup istim podacima na jednom mjestu. „Prilično smo uzdrmali naše interne tokove informacija," kaže Oks. „Nema tajni. Ako nekome treba širi pregled, sve je tu."

Rješavanje troškovnog propusta koji nisu ni tražili riješiti

Jedan od značajnijih rezultata proizašao je iz izazova koji je tim pokušavao riješiti zasebno: izračun ukupnog troška robe. Dodatni troškovi poput carina, trošarina i ostalih prijevoznih troškova ručno su se usklađivali s primkama, prikupljani iz e-mailova i računovodstvenih evidencija. Vezanje tih troškova uz konkretne pošiljke bilo je sporo, a dodatni troškovi često bi se pojavili tjednima nakon same robe.

„Živjeli smo u blaženom uvjerenju da za određenu pošiljku nema više dodatnih troškova, a onda bi se odjednom pojavili niotkuda. Uz visoke volumene, to je iskrivljavalo našu sliku troška robe — marginalno, ali dovoljno da bude važno," objašnjava Oks.

Radeći zajedno, logistika, IT i računovodstvo shvatili su da je odgovor bio pred njima cijelo vrijeme.

„Već smo imali ovo okruženje u upotrebi. Zašto integrirati nešto dodatno? Umjesto toga, mogli smo iste partnere koji pružaju te dodatne usluge — carinu, trošarine i ostalo — usmjeriti kroz Cargoson i prikupljati te podatke na istom mjestu," kaže Hannes. „Nismo vidjeli da možemo doći do toga. Ali tu smo završili."

Usporedba cijena bez beskonačnog dopisivanja

Slanje istog upita za prijevoz više prijevoznika odjednom i pregled svih odgovora na jednom mjestu zamijenilo je ono što je nekad bila runda pojedinačnih e-mailova i čekanja. Tim može usporediti ponude jednu uz drugu i brzo donijeti odluku.

Taj pregled Coopu daje i jasniji uvid u to kako prijevoznici posluju kroz dulje razdoblje. Oks napominje da je s nekim prijevoznicima Coop dogovorio fiksne cijene, a praćenje tržišnih cijena uz te dogovorene pomaže im procijeniti je li ugovorena cijena još uvijek povoljna ili je možda vrijeme za pregovaranje. „Dobro poznajemo naše partnere," kaže, „ali prije nismo imali dokaze. Sada imamo evidenciju."

Ta jasnoća proteže se i na same odnose s prijevoznicima. S otprilike deset ključnih prijevozničkih partnera kojima se upravlja kroz platformu, Coopov pristup nije guranje prema najnižoj mogućoj cijeni.

Mjerenje točnih ušteda bilo je teško, dijelom zato što su uvozni volumeni u istom razdoblju znatno porasli, što otežava izravne usporedbe. Ono što je timu važnije, kaže Hannes Oks, jest pristup najboljoj dostupnoj cijeni na tržištu u trenutku naručivanja prijevoza.

Znanje koje ostaje u tvrtki

Hannes Oks ističe i nešto manje vidljivo, ali jednako važno: institucionalno pamćenje. U starom sustavu, povijest cijena i podaci o učinkovitosti prijevoznika živjeli su u osobnim tablicama i e-mail pretincima. Ako bi netko otišao na godišnji odmor ili napustio tvrtku, to je znanje bilo teško prenijeti.

„Kako sljedeća osoba zna koje smo usluge koristili, po kojim cijenama, s kakvom kvalitetom i zašto su te odluke donesene?" pita. „Prije je bilo nemoguće to sve spakirati i predati dalje."

Sada kad je ta povijest u sustavu, tim se može međusobno pokrivati bez da to postane veći poremećaj.

Nekad je bila prava muka zamijeniti nekoga. Više nije.

Mihkel Mäehans, voditelj prijevoza u Coopu

Kome bi to koristilo?

Na pitanje kome bi preporučili Cargoson, Oks ostaje praktičan. „Ako već imate značajan volumen prijevoza kojim danas upravljate ručno, ima smisla razmisliti o prelasku na okruženje gdje su svi vaši podaci na jednom mjestu, s potpunim pregledom troškova," kaže. „Ne mora biti logistička tvrtka, uvoznik ili netko određen. Odlučujući čimbenik je volumen i upravljivost, ne industrija."

Za Coop, posao je u tijeku.

Sigurni smo da ova kuća nije gotova — još ima skrivenih prednosti.

Hannes Oks, direktor logistike u Coopu

Coop Estonija jedna je od 500+ tvrtki koje upravljaju prijevozom s više prijevoznika putem Cargosona. Želite li vidjeti kako to funkcionira s vašim prijevoznicima i ERP-om?

Rezervirajte besplatne 30-minutne konzultacije

Samo istražujete? Pogledajte kako se Cargoson integrira s vašim ERP-om ili usporedite TMS opcije.