Coop: "Jeg er sikker på, at der stadig er skjulte gevinster, vi ikke har fundet endnu."

Coop Estland er et af de største detailhandelskooperativer i Estland med knap 320 butikker over hele landet under varemærkerne Coop, Konsum og Maksimarket. Centralforeningen, Coop Eesti Keskühistu, varetager fælles services for alle medlemskooperativer, herunder central logistik og direkte import af varer. I takt med at importandelen er vokset, er presset på det team, der koordinerer transporten, steget tilsvarende.

Hannes Oks, logistikdirektør, og Mihkel Mäehans, transportchef, fortæller om vejen til Cargoson og om, hvad der ændrede sig bagefter. Inden platformen blev taget i brug, foregik transporthåndteringen via en blanding af e-mails, telefonopkald, beskeder, Teams-møder og to separate Excel-filer – én til modtagne tilbud og én til bekræftede forsendelser. Da importvolumenet voksede, begyndte teamet at se sig om efter en bedre måde at styre processen på.

En forsigtig start

Inden Coop forpligtede sig til ny software, ville de være sikre på, at investeringen gav mening. For Hannes Oks skete overgangen til Cargoson ikke fra den ene dag til den anden. På det tidspunkt brugte Coops fragtkoordinator kun omkring 10 % af sin arbejdstid på transportkoordinering, og på papiret var det ikke oplagt at bygge en business case for en dedikeret transportplatform.

"I starten var vi ikke sikre på, at investeringen var berettiget – vi havde ikke det volumen, der normalt driver den slags beslutninger," husker Hannes Oks. Det, der vendte billedet, var en samtale, der gik langt ud over den sædvanlige demo.

"Vi mødtes med Cargoson-teamet og viste dem, hvad vi gør i dag, og hvordan vi gør det. Undervejs i samtalen begyndte vi at se løsninger, vi ikke havde overvejet før," siger han.

Vi nåede et punkt, hvor det stod klart for os, at vi havde brug for den slags software. Og når man først begynder at bruge det, vokser appetitten. Jeg er sikker på, at der stadig er skjulte gevinster, vi ikke har fundet endnu.

Hannes Oks, logistikdirektør hos Coop

Onboardingen af transportører gik glattere end forventet. De fleste var allerede på platformen, og de få, der ikke var, tilpassede sig hurtigt.

Fra spredte filer til ét fælles overblik

Før Cargoson lignede situationen den, mange virksomheder af Coops størrelse kender. "Excel, e-mail, telefon," er Mihkel Mäehans' kortfattede beskrivelse af den gamle arbejdsmetode.

Overgangen til én samlet platform ændrede hverdagen hurtigt. Gentagne forsendelser med de samme ruter, mængder og adresser behøver ikke længere indtastes fra bunden.

Med et par klik kan jeg se den forrige forsendelse, mængderne og destinationen. Jeg sidder ikke længere og taster ting ind én ad gangen, venter på e-mails eller bladrer gennem Excel-ark. Det alene har ændret, hvordan arbejdet føles.

Mihkel Mäehans, transportchef hos Coop

Skiftet ændrede også, hvordan information bevæger sig internt i organisationen. Før Cargoson arbejdede hver afdeling ud fra sine egne filer. Nu har indkøb, regnskab og logistik adgang til de samme data ét sted. "Vi rystede vores interne informationsstrømme ret grundlæggende," siger Oks. "Der er ingen hemmeligheder. Hvis nogen har brug for et bredere overblik, er det hele der."

Et problem med vareomkostninger, de ikke satte sig for at løse

Et af de mere betydningsfulde resultater kom fra en udfordring, teamet hidtil havde forsøgt at løse separat: at beregne de fulde vareomkostninger. Tillægsomkostninger som told, punktafgifter og øvrige transportomkostninger var tidligere blevet matchet manuelt med varetilgange og indsamlet fra e-mails og regnskabsregistreringer. Det tog tid at knytte dem til specifikke forsendelser, og ekstraomkostninger dukkede ofte op uger efter, at varerne selv var ankommet.

"Vi levede i den lykkelige tro, at der ikke var flere ekstraomkostninger på en given forsendelse – og så dukkede de op et sted fra. Med store volumener forvrænger det billedet af vareomkostningerne, marginalt, men nok til at det har betydning," forklarer Oks.

Da logistik, IT og regnskab satte sig sammen, gik det op for teamet, at svaret allerede lå lige foran dem.

"Vi havde jo allerede dette miljø i brug. Hvorfor integrere noget ekstra? I stedet kunne vi lade de samme partnere, der leverer de ekstra services – told, punktafgifter og resten – gå gennem Cargoson og samle de data samme sted," siger Hannes. "Vi havde ikke set, at vi kunne nå dertil. Men det er, hvor vi endte."

Prissammenligning uden frem og tilbage

At sende den samme fragtforespørgsel til flere transportører på én gang og se alle svar samlet i ét overblik har erstattet det, der tidligere var en runde individuelle e-mails og ventetid. Teamet kan sammenligne tilbud side om side og træffe en beslutning hurtigt.

Overblikket giver også Coop et klarere billede af, hvordan transportørerne præsterer over tid. Oks bemærker, at Coop med visse transportører har forhandlet faste priser, og at det at se markedspriserne ved siden af disse priser hjælper dem med at vurdere, hvornår den aftalte pris stadig er rimelig, og hvornår den måske bør genforhandles. "Vi kender vores partnere godt nok," siger han, "men før havde vi ingen dokumentation. Nu har vi en historik."

Den klarhed strækker sig til selve transportørrelationerne. Med omkring ti centrale transportørpartnere styret gennem platformen er Coops tilgang ikke at presse priserne så langt ned som muligt.

Det har været vanskeligt at måle de præcise omkostningsbesparelser, dels fordi importvolumenet er vokset betydeligt i samme periode, hvilket gør direkte sammenligninger svære. Det, der betyder mest for teamet, siger Hannes Oks, er at have adgang til den bedste tilgængelige pris på markedet på tidspunktet for bestillingen.

Viden, der bliver i virksomheden

Hannes Oks peger også på noget mindre synligt, men lige så vigtigt: den institutionelle hukommelse. Under den gamle opsætning lå prishistorik og data om transportørernes præstationer i personlige regneark og e-mailindbakker. Hvis nogen tog på ferie eller forlod virksomheden, var det svært at overdrage den viden.

"Hvordan ved den næste person, hvilke services vi brugte, til hvilke priser, med hvilken kvalitet, og hvorfor de valg blev truffet?" spørger han. "Før var det umuligt at pakke det hele sammen og give det videre."

Nu hvor historikken ligger i systemet, kan teamet dække for hinanden uden at det bliver en større forstyrrelse.

Det plejede at være et rigtigt besvær at træde til for en kollega. Sådan er det ikke længere.

Mihkel Mäehans, transportchef hos Coop

Hvem vil have gavn af det?

Adspurgt om, hvem de ville anbefale Cargoson til, holder Oks det praktisk. "Hvis du allerede håndterer et meningsfuldt fragtvolumen manuelt i dag, giver det mening at overveje at flytte til et miljø, hvor alle dine data er ét sted med et fuldt overblik over omkostningerne," siger han. "Det behøver ikke at være en logistikvirksomhed, en importør eller nogen bestemt. Den afgørende faktor er volumen og håndterbarhed – ikke branchen."

For Coop er arbejdet ikke slut.

Vi er sikre på, at dette hus ikke er færdigt – der er stadig flere skjulte gevinster.

Hannes Oks, logistikdirektør hos Coop

Coop Estland er én af 500+ virksomheder, der styrer fragt med flere transportører gennem Cargoson. Vil du se, hvordan det fungerer med dine transportører og dit ERP?

Book en gratis 30-minutters konsultation

Bare på udkig? Se hvordan Cargoson integrerer med dit ERP eller sammenlign TMS-muligheder.