Coop: „Ég er viss um að við höfum enn ekki fundið öll földu tækifærin."

Coop Eistland er eitt stærsta samvinnufyrirtæki í smásölu á Íslandi, með nærri 320 verslanir um allt land undir vörumerkjunum Coop, Konsum og Maksimarket. Miðlæga samtakið, Coop Eesti Keskühistu, sér um sameiginlega þjónustu fyrir öll meðlimsfélögin, þar á meðal miðlægar flutningslausnir og beinan innflutning á vörum. Eftir því sem hlutdeild þess hefur vaxið, hefur aukist þrýstingur á teymið sem samræmir flutningana.

Hannes Oks, flutningsstjóri, og Mihkel Mäehans, yfirmaður flutninga, lýsa því hvernig flutningurinn yfir á Cargoson átti sér stað og hvað breyttist í kjölfarið. Áður en kerfið kom til sögunnar voru flutningsbeiðnir afgreiddar með blöndu af tölvupósti, símtölum, skilaboðum, Teams-fundum og tveimur aðskildum Excel-skrám — einni fyrir móttekin tilboð og annarri fyrir staðfestar vörusendingarnar. Þegar innflutningsmagn jókst fór teymið að leita að betri leið til að stjórna ferlinu.

Varkár byrjun

Áður en Coop skuldbatt sig til nýs hugbúnaðar vildi fyrirtækið vera viss um að fjárfestingin skilaði sér. Hannes Oks segir að skrefið yfir á Cargoson hafi ekki gerst yfir nótt. Á þeim tíma eyddi flutningssamræmingarmaður Coop aðeins um 10% af vinnutíma sínum í flutningssamræmingu, og á pappírnum var ekki augljóst hvernig sérstakt flutningsstjórnunarkerfi myndi borga sig.

„Í upphafi vorum við ekki viss um að fjárfestingin væri réttlætanleg — við höfðum ekki það magn sem venjulega knýr slíka ákvörðun," segir Hannes Oks. Það sem réð úrslitum var samtal sem fór lengra en venjuleg kynning.

„Við hittum teymið hjá Cargoson og sýndum þeim hvað við gerum í dag og hvernig við gerum það. Í gegnum þá umræðu fórum við að sjá lausnir sem við höfðum ekki séð áður," segir hann.

Við komum að þeim punkti þar sem við sáum að við þyrftum að hafa svona kerfi. Og þegar þú byrjar að nota það vex matarlystin. Ég er viss um að við höfum enn ekki fundið öll földu tækifærin.

Hannes Oks, flutningsstjóri hjá Coop

Að tengja flutningsaðila við kerfið gekk betur en búist var við. Flestir voru þegar á kerfinu og þeir fáu sem ekki voru aðlagaðist fljótt.

Frá dreifðum skrám yfir í eina sameiginlega yfirsýn

Áður en Cargoson kom inn í myndina var staðan svipuð og hjá mörgum fyrirtækjum af stærð Coop. „Excel, tölvupóstur, sími," er hvernig Mihkel Mäehans lýsir gömlu vinnulaginu með stuttum orðum.

Skrefið yfir á eitt sameiginlegt kerfi breytti daglegum störfum fljótt. Endurteknar vörusendingarnar með sömu leiðum, magni og heimilisföngum þurfa ekki lengur að vera skráðar upp á nýtt í hvert skipti.

Með nokkrum smellum get ég séð fyrri vörusendinguna, magnið og áfangastaðinn. Ég er ekki lengur að slá inn hluti einn í einu, bíða eftir tölvupóstum eða fletta í gegnum Excel-blöð. Það eitt og sér breytti því hvernig vinnuna líður.

Mihkel Mäehans, yfirmaður flutninga hjá Coop

Breytingin hafði einnig áhrif á hvernig upplýsingar flæða innan stofnunarinnar. Áður en Cargoson kom til sögunnar vann hvert deild út frá sínum eigin skrám. Nú hafa innkaup, bókhald og flutningar allir aðgang að sömu gögnum á einum stað. „Við hristum upp í innri upplýsingaflæðum okkar töluvert," segir Oks. „Það eru engin leyndarmál. Ef einhver þarf víðara yfirlit er allt þar."

Lausn á kostnaðarvanda sem þeir voru ekki að leita að

Eitt af þeim árangri sem skipti mestu máli kom frá vandamáli sem teymið hafði verið að reyna að leysa sér í lagi: að reikna út heildarkostnað vöru. Viðbótargjöld eins og tollar, vörugjöld og annar flutningskostnaður höfðu verið tengd vörumóttöku handvirkt, safnað saman úr tölvupóstum og bókhaldsgögnum. Að rekja þau til ákveðinna vörusendinga var tímafrekt og viðbótarkostnaður kom oft í ljós vikum eftir að vörurnar sjálfar bárust.

„Við lifðum í þeirri blíðu trú að enginn viðbótarkostnaður væri eftir á tiltekinni vörusendingu, og svo birtust þeir einhvers staðar að. Við mikið magn skekkti það kostnaðarmynd vörunnar — lítið eitt, en nóg til að skipta máli," útskýrir Oks.

Þegar flutningar, upplýsingatækni og bókhald unnu saman fór teymið að sjá að svarið var þegar til staðar.

„Við höfðum þetta umhverfi þegar í notkun. Af hverju að samþætta eitthvað annað? Í staðinn gætum við beint sömu aðilum sem veita þessa viðbótarþjónustu — tolla, vörugjöld og fleira — í gegnum Cargoson líka, og safnað þeim gögnum á sama stað," segir Hannes. „Við höfðum ekki séð að við gætum komist þangað. En þar enduðum við."

Samanburður á verðum án þess að þurfa að fara fram og til baka

Að senda sömu flutningsfyrirspurnina til margra flutningsaðila í einu og sjá öll svör í einni yfirsýn hefur komið í stað þess sem áður var röð einstakra tölvupósta og biðar. Teymið getur borið tilboð saman hlið við hlið og tekið ákvörðun fljótt.

Yfirsýnin gefur Coop einnig skýrari skrá yfir frammistöðu flutningsaðila með tímanum. Oks bendir á að með sumum flutningsaðilum hafi Coop samið um fastar verðskrár, og það að sjá markaðsverð hlið við hlið við þær verðskrár hjálpar þeim að meta hvort samið verð sé enn sanngjarnt eða hvort þurfi að endurskoða það. „Við þekkjum samstarfsaðila okkar vel," segir hann, „en áður höfðum við engar gögn. Nú höfum við skrá."

Þessi skýrleiki nær einnig til sambandsins við flutningsaðilana sjálfa. Með um tíu kjarna flutningsaðila sem stjórnað er í gegnum kerfið er nálgun Coop ekki að þrýsta á lægsta mögulega verð.

Að mæla nákvæmar kostnaðarsparnir hefur reynst erfitt, að hluta til vegna þess að innflutningsmagn hefur vaxið töluvert á sama tímabili, sem gerir beinar samanburðar erfiðar. Það sem skiptir teymið meira máli, segir Hannes Oks, er að hafa aðgang að besta tiltæka markaðsverði á þeim tíma sem vörusending er pöntuð.

Þekking sem helst innan fyrirtækisins

Hannes Oks bendir einnig á eitthvað sem er minna sýnilegt en jafn mikilvægt: stofnanaminnið. Með gamla fyrirkomulaginu bjuggu verðlagningarsaga og gögn um frammistöðu flutningsaðila í persónulegum töflureiknum og tölvupóstskálfum. Ef einhver fór í frí eða hætti störfum var erfitt að afhenda þá þekkingu áfram.

„Hvernig á næsti maður að vita hvaða þjónustu við notuðum, á hvaða verðum, með hvaða gæðum, og hvers vegna þær ákvarðanir voru teknar?" spyr hann. „Áður var ómögulegt að pakka þessu saman og gefa það áfram."

Nú þegar saga er í kerfinu getur teymið tekið við af hvert öðru án þess að það verði mikil truflun.

Það var áður alvöru höfuðverkur að stíga inn fyrir einhvern annan. Það á ekki lengur við.

Mihkel Mäehans, yfirmaður flutninga hjá Coop

Hverjir myndu hafa gagn af þessu?

Þegar Oks er spurður um hverjum hann myndi mæla með Cargoson, heldur hann sig við hið praktíska. „Ef þú ert þegar með þýðingarmikið magn farms sem þú ert að stjórna handvirkt í dag, þá er skynsamlegt að íhuga að flytja yfir í umhverfi þar sem öll gögn þín eru á einum stað með fullnægjandi kostnaðaryfirliti," segir hann. „Það þarf ekki að vera flutningsfyrirtæki, innflytjandi eða neinn sérstakur. Ráðandi þátturinn er magn og stjórnhæfni, ekki iðnaður."

Fyrir Coop er verkið enn í gangi.

Við erum viss um að þetta hús er ekki tilbúið — fleiri tækifæri eru enn falin.

Hannes Oks, flutningsstjóri hjá Coop

Coop Eistland er eitt af 500+ fyrirtækjum sem stjórna farmi með mörgum flutningsaðilum í gegnum Cargoson. Viltu sjá hvernig það virkar með þínum flutningsaðilum og ERP?

Bókaðu ókeypis 30 mínútna ráðgjöf

Bara að kanna möguleikana? Sjáðu hvernig Cargoson samþættist við ERP-kerfið þitt eða berðu saman valkosti í flutningsstjórnunarkerfum.