Coop: "Sono sicuro che ci siano ancora vantaggi nascosti che non abbiamo ancora scoperto."

Coop Estonia è una delle più grandi cooperative di distribuzione al dettaglio in Estonia, con quasi 320 punti vendita in tutto il paese sotto i marchi Coop, Konsum e Maksimarket. L'associazione centrale, Coop Eesti Keskühistu, gestisce i servizi condivisi per tutte le cooperative aderenti, tra cui la logistica centralizzata e l'importazione diretta di merci. Con la crescita di questa quota, è aumentata anche la pressione sul team che coordina i trasporti.

Hannes Oks, Direttore Logistica, e Mihkel Mäehans, Responsabile Trasporti, raccontano come è avvenuto il passaggio a Cargoson e cosa è cambiato in seguito. Prima della piattaforma, le richieste di trasporto venivano gestite attraverso un mix di email, telefonate, messaggi, chiamate Teams e due file Excel separati: uno per i preventivi ricevuti e uno per le spedizioni confermate. Con la crescita dei volumi di importazione, il team ha cercato un modo migliore per gestire il processo.

Un inizio cauto

Prima di impegnarsi con un nuovo software, Coop voleva essere certa che l'investimento avesse senso. Per Hannes Oks, il passaggio a Cargoson non è avvenuto in fretta. All'epoca, il coordinatore trasporti di Coop dedicava solo circa il 10% del proprio tempo alla coordinazione dei trasporti, e sulla carta il ritorno sull'investimento per una piattaforma dedicata non era affatto evidente.

"All'inizio non eravamo sicuri che l'investimento fosse giustificato: non avevamo i volumi che di solito spingono a questo tipo di decisione," ricorda Hannes Oks. A fare la differenza è stata una conversazione che è andata ben oltre la classica demo.

"Ci siamo incontrati con il team di Cargoson e abbiamo mostrato loro cosa facevamo e come lo facevamo. Nel corso della discussione, sono emerse soluzioni che non avevamo visto prima," racconta.

Siamo arrivati al punto in cui abbiamo capito che avevamo bisogno di un software di questo tipo. E poi, man mano che lo usi, l'appetito cresce. Sono sicuro che ci siano ancora vantaggi nascosti che non abbiamo ancora scoperto.

Hannes Oks, Direttore Logistica di Coop

L'integrazione dei vettori è andata più agevolmente del previsto. La maggior parte era già sulla piattaforma, e i pochi che non lo erano si sono adattati rapidamente.

Dai file sparsi a un'unica vista condivisa

Prima di Cargoson, la situazione era simile a quella di molte aziende delle stesse dimensioni di Coop. "Excel, email, telefono": è così che Mihkel Mäehans riassume il vecchio modo di lavorare.

Il passaggio a un'unica piattaforma ha cambiato rapidamente la routine quotidiana. Le spedizioni ricorrenti con le stesse rotte, gli stessi volumi e gli stessi indirizzi non devono più essere inserite da zero.

Con un paio di clic posso vedere la spedizione precedente, i volumi e la destinazione. Non devo più digitare tutto manualmente, aspettare le email, scorrere i fogli Excel. Solo questo ha cambiato il modo in cui si lavora.

Mihkel Mäehans, Responsabile Trasporti di Coop

Il cambiamento ha trasformato anche il modo in cui le informazioni circolano all'interno dell'organizzazione. Prima di Cargoson, ogni reparto lavorava con i propri file. Ora ufficio acquisti, contabilità e logistica hanno accesso agli stessi dati in un unico posto. "Abbiamo rivoluzionato i nostri flussi informativi interni in modo piuttosto significativo," dice Oks. "Non ci sono segreti. Se qualcuno ha bisogno di una visione più ampia, è tutto lì."

Un problema di calcolo del costo della merce risolto quasi per caso

Uno dei risultati più significativi è emerso da una sfida che il team stava cercando di affrontare separatamente: calcolare il costo totale della merce. Oneri aggiuntivi come dazi doganali, accise e altri costi di trasporto venivano abbinati manualmente alle entrate merci, raccogliendo i dati da email e registrazioni contabili. Ricondurli a spedizioni specifiche era lento, e i costi aggiuntivi spesso emergevano settimane dopo l'arrivo della merce stessa.

"Vivevamo nella beata convinzione che non ci fossero ulteriori costi extra su una determinata spedizione, e poi apparivano dal nulla. Con volumi elevati, questo distorceva il nostro quadro del costo della merce — in misura marginale, ma abbastanza da fare la differenza," spiega Oks.

Lavorando insieme con logistica, IT e contabilità, il team ha realizzato che la risposta era già davanti a loro.

"Avevamo già questo ambiente in uso. Perché integrare qualcosa di ulteriore? Invece, potevamo far transitare attraverso Cargoson anche gli stessi partner che forniscono quei servizi aggiuntivi — dogana, accise e il resto — raccogliendo tutti i dati nello stesso posto," spiega Hannes. "Non avevamo visto che potevamo arrivare lì. Ma è lì che siamo finiti."

Confrontare i prezzi senza continui scambi di email

Inviare la stessa richiesta di trasporto a più vettori contemporaneamente e vedere tutte le risposte in un'unica vista ha sostituito quello che un tempo era un giro di email individuali e attese. Il team può confrontare i preventivi fianco a fianco e prendere una decisione rapidamente.

La visibilità offre a Coop anche un quadro più chiaro delle prestazioni dei vettori nel tempo. Oks sottolinea che con alcuni vettori Coop ha negoziato tariffe fisse, e vedere i prezzi di mercato accanto a quelle tariffe aiuta a valutare quando il prezzo concordato è ancora equo e quando potrebbe essere il momento di rivederlo. "Conosciamo bene i nostri partner," dice, "ma prima non avevamo prove concrete. Ora abbiamo uno storico."

Questa chiarezza si estende alle relazioni stesse con i vettori. Con una decina di partner vettori principali gestiti attraverso la piattaforma, l'approccio di Coop non è quello di spingere al ribasso il prezzo il più possibile.

Misurare i risparmi esatti è stato difficile, in parte perché i volumi di importazione sono cresciuti considerevolmente nello stesso periodo, rendendo difficili i confronti diretti. Ciò che conta di più per il team, dice Hannes Oks, è avere accesso alla migliore tariffa disponibile sul mercato al momento della prenotazione della spedizione.

Un patrimonio di conoscenze che rimane in azienda

Hannes Oks sottolinea anche qualcosa di meno visibile ma altrettanto importante: la memoria istituzionale. Con il vecchio sistema, lo storico dei prezzi e i dati sulle prestazioni dei vettori vivevano in fogli di calcolo personali e caselle di posta elettronica. Se qualcuno andava in ferie o lasciava l'azienda, trasferire quelle conoscenze era tutt'altro che semplice.

"Come fa la persona successiva a sapere quali servizi abbiamo utilizzato, a quali prezzi, con quale qualità e perché sono state fatte quelle scelte?" si chiede. "Prima era impossibile impacchettare tutto questo e passarlo ad altri."

Ora che lo storico è nel sistema, il team può coprirsi a vicenda senza che questo diventi un problema serio.

Un tempo sostituire qualcuno era davvero un grattacapo. Adesso non è più così.

Mihkel Mäehans, Responsabile Trasporti di Coop

A chi può essere utile?

Alla domanda su chi consiglierebbe Cargoson, Oks è diretto. "Se gestisci già manualmente un volume significativo di spedizioni, ha senso valutare il passaggio a un ambiente in cui tutti i tuoi dati si trovano in un unico posto, con una visione completa dei costi," dice. "Non deve essere necessariamente un'azienda di logistica, un importatore o qualcuno di specifico. Il fattore determinante è il volume e la gestibilità, non il settore."

Per Coop, il lavoro è ancora in corso.

Siamo certi che questa casa non sia finita: ci sono ancora altri vantaggi nascosti da scoprire.

Hannes Oks, Direttore Logistica di Coop

Coop Estonia è una delle oltre 500 aziende che gestiscono spedizioni multi-vettore attraverso Cargoson. Vuoi vedere come funziona con i tuoi vettori e il tuo ERP?

Prenota una consulenza gratuita di 30 minuti

Stai solo esplorando? Scopri come Cargoson si integra con il tuo ERP oppure confronta le opzioni di software di gestione trasporti.