Coop: „Ich bin sicher, dass es noch versteckte Vorteile gibt, die wir noch nicht gefunden haben."

Coop Estland ist eine der größten Einzelhandelsgenossenschaften Estlands und betreibt landesweit knapp 320 Filialen unter den Marken Coop, Konsum und Maksimarket. Der Zentralverband Coop Eesti Keskühistu erbringt gemeinsame Dienstleistungen für alle Mitgliedsgenossenschaften – darunter die zentrale Logistik und den Direktimport von Waren. Mit dem wachsenden Importanteil ist auch der Koordinationsaufwand für das zuständige Team deutlich gestiegen.

Hannes Oks, Logistikdirektor, und Mihkel Mäehans, Leiter Transport, schildern, wie der Wechsel zu Cargoson zustande kam und was sich danach verändert hat. Vor der Plattform wurden Transportanfragen über eine Mischung aus E-Mails, Telefonaten, Nachrichten, Teams-Gesprächen und zwei separaten Excel-Dateien abgewickelt – eine für eingegangene Angebote, eine für bestätigte Sendungen. Mit wachsenden Importvolumina suchte das Team nach einem besseren Weg, den Prozess zu steuern.

Ein vorsichtiger Einstieg

Bevor Coop sich auf neue Software festlegte, wollte das Unternehmen sichergehen, dass die Investition sinnvoll ist. Für Hannes Oks vollzog sich der Wechsel zu Cargoson nicht von heute auf morgen. Damals entfielen auf die Frachtkoordination nur etwa 10 % der Arbeitszeit der zuständigen Mitarbeiterin – und auf dem Papier war der Nutzen einer dedizierten Transportmanagement-Software nicht ohne Weiteres erkennbar.

„Am Anfang waren wir nicht sicher, ob die Investition gerechtfertigt war. Wir hatten nicht das Volumen, das normalerweise einen solchen Business Case trägt", erinnert sich Hannes Oks. Den Ausschlag gab schließlich ein Gespräch, das über die übliche Demo hinausging.

„Wir haben uns mit dem Cargoson-Team zusammengesetzt, ihnen gezeigt, was wir heute tun und wie wir es tun. Im Laufe des Gesprächs wurden Lösungen sichtbar, die wir vorher nicht gesehen hatten", sagt er.

Wir kamen an den Punkt, an dem wir erkannten, dass wir genau diese Art von Software brauchen. Und wenn man dann anfängt, sie zu nutzen, wächst der Appetit. Ich bin sicher, dass es noch versteckte Vorteile gibt, die wir noch nicht gefunden haben.

Hannes Oks, Logistikdirektor bei Coop

Die Anbindung der Transportunternehmen verlief reibungsloser als erwartet. Die meisten waren bereits auf der Plattform aktiv, und die wenigen, die es noch nicht waren, fanden sich schnell zurecht.

Von verstreuten Dateien zu einer gemeinsamen Übersicht

Vor Cargoson sah die Situation ähnlich aus wie bei vielen Unternehmen dieser Größe. „Excel, E-Mail, Telefon" – so fasst Mihkel Mäehans die alte Arbeitsweise zusammen.

Der Wechsel auf eine einzige Plattform veränderte den Arbeitsalltag rasch. Wiederkehrende Sendungen mit denselben Routen, Mengen und Adressen müssen nicht mehr von Grund auf neu erfasst werden.

Mit ein paar Klicks sehe ich die vorherige Sendung, die Mengen und das Ziel. Ich tippe nichts mehr einzeln ein, warte nicht mehr auf E-Mails, wühle mich nicht mehr durch Excel-Tabellen. Allein das hat sich verändert, wie sich die Arbeit anfühlt.

Mihkel Mäehans, Leiter Transport bei Coop

Der Wechsel veränderte auch den internen Informationsfluss. Früher arbeitete jede Abteilung mit eigenen Dateien. Heute haben Einkauf, Buchhaltung und Logistik Zugriff auf dieselben Daten an einem Ort. „Wir haben unsere internen Informationsflüsse ziemlich grundlegend umgekrempelt", sagt Oks. „Es gibt keine Geheimnisse mehr. Wer einen umfassenderen Überblick braucht, findet alles dort."

Ein Kostenproblem lösen, das gar nicht auf der Agenda stand

Eines der bedeutsamsten Ergebnisse ergab sich aus einer Herausforderung, an der das Team bereits separat gearbeitet hatte: die vollständige Berechnung der Warenkosten. Zusatzkosten wie Zölle, Verbrauchsteuern und sonstige Transportkosten wurden bislang manuell den Wareneingängen zugeordnet – zusammengesucht aus E-Mails und Buchhaltungsunterlagen. Die Zuordnung zu einzelnen Sendungen war zeitaufwendig, und Nachkosten tauchten oft erst Wochen nach der Warenankunft auf.

„Wir lebten in dem angenehmen Glauben, dass für eine bestimmte Sendung keine weiteren Kosten mehr anfallen würden – und dann kamen sie doch noch irgendwoher. Bei hohen Volumina verzerrt das das Warenkostenbild, marginal zwar, aber genug, um eine Rolle zu spielen", erklärt Oks.

Als Logistik, IT und Buchhaltung gemeinsam an dem Problem arbeiteten, erkannte das Team, dass die Lösung bereits vor ihnen lag.

„Wir hatten diese Umgebung bereits im Einsatz. Warum also etwas Zusätzliches integrieren? Stattdessen konnten wir dieselben Partner, die diese Zusatzleistungen erbringen – Zollabwicklung, Verbrauchsteuern und den Rest – ebenfalls über Cargoson abwickeln und alle Daten an einem Ort erfassen", sagt Hannes. „Wir hatten nicht gesehen, dass wir dorthin gelangen könnten. Aber genau da sind wir gelandet."

Angebote vergleichen – ohne endloses Hin und Her

Dieselbe Frachtanfrage gleichzeitig an mehrere Transportunternehmen zu senden und alle Antworten in einer einzigen Übersicht zu sehen, hat die frühere Runde aus Einzel-E-Mails und Wartezeiten abgelöst. Das Team kann Angebote direkt nebeneinander vergleichen und schnell entscheiden.

Die Transparenz verschafft Coop außerdem einen klareren Überblick darüber, wie sich Transportunternehmen im Laufe der Zeit bewähren. Oks merkt an, dass Coop mit einigen Partnern Festpreise vereinbart hat – und dass der Vergleich mit den Marktpreisen hilft einzuschätzen, ob der vereinbarte Preis noch fair ist oder ob er neu verhandelt werden sollte. „Wir kennen unsere Partner gut genug", sagt er, „aber früher hatten wir keine Belege. Jetzt haben wir eine Aufzeichnung."

Diese Klarheit wirkt sich auch auf die Partnerbeziehungen selbst aus. Mit rund zehn festen Transportpartnern, die über die Plattform gesteuert werden, verfolgt Coop nicht das Ziel, den niedrigstmöglichen Preis herauszuholen.

Genaue Kosteneinsparungen zu beziffern ist schwierig, unter anderem weil die Importvolumina im selben Zeitraum erheblich gewachsen sind und direkte Vergleiche damit erschwert werden. Für das Team zählt letztlich etwas anderes, betont Hannes Oks: zum Zeitpunkt der Buchung Zugang zum besten verfügbaren Marktpreis zu haben.

Wissen, das im Unternehmen bleibt

Hannes Oks verweist auch auf etwas weniger Sichtbares, das aber genauso wichtig ist: das institutionelle Gedächtnis. Unter dem alten System lebten Preishistorien und Leistungsdaten der Transportunternehmen in persönlichen Tabellen und E-Mail-Postfächern. Wenn jemand in den Urlaub fuhr oder das Unternehmen verließ, war dieses Wissen kaum zu übergeben.

„Woher weiß die nächste Person, welche Dienstleistungen wir genutzt haben, zu welchen Preisen, mit welcher Qualität und warum diese Entscheidungen getroffen wurden?", fragt er. „Früher war es unmöglich, das zu bündeln und weiterzugeben."

Da die gesamte Historie nun im System hinterlegt ist, kann das Team füreinander einspringen, ohne dass daraus eine größere Unterbrechung wird.

Früher war es wirklich mühsam, für jemand anderen einzuspringen. Das ist nicht mehr so.

Mihkel Mäehans, Leiter Transport bei Coop

Für wen lohnt sich das?

Auf die Frage, wem sie Cargoson empfehlen würden, bleibt Oks pragmatisch. „Wenn Sie bereits ein nennenswertes Frachtvolumen haben, das Sie heute manuell verwalten, macht es Sinn, den Wechsel in eine Umgebung zu erwägen, in der alle Daten an einem Ort zusammenlaufen und ein vollständiger Kostenüberblick möglich ist", sagt er. „Es muss kein Logistikunternehmen sein, kein Importeur, keine bestimmte Branche. Der entscheidende Faktor ist das Volumen und die Handhabbarkeit – nicht die Branche."

Für Coop ist die Arbeit damit noch nicht abgeschlossen.

Wir sind sicher, dass dieses Haus noch nicht fertig ist – es gibt noch mehr versteckte Vorteile.

Hannes Oks, Logistikdirektor bei Coop

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