Coop: "Estoy seguro de que todavía hay ventajas ocultas que no hemos descubierto."

Coop Estonia es una de las cooperativas de distribución más grandes del país, con cerca de 320 tiendas repartidas por todo el territorio bajo las marcas Coop, Konsum y Maksimarket. La asociación central, Coop Eesti Keskühistu, gestiona los servicios compartidos de todas las cooperativas miembro, incluidos la logística centralizada y la importación directa de mercancías. A medida que ese volumen ha ido creciendo, también lo ha hecho la presión sobre el equipo responsable de coordinar el transporte.

Hannes Oks, Director de Logística, y Mihkel Mäehans, Responsable de Transporte, explican cómo se produjo el salto a Cargoson y qué cambió a partir de entonces. Antes de la plataforma, las solicitudes de transporte se gestionaban mediante una combinación de correos electrónicos, llamadas telefónicas, mensajes, videollamadas por Teams y dos archivos Excel separados: uno para los presupuestos recibidos y otro para los envíos confirmados. Cuando los volúmenes de importación fueron aumentando, el equipo buscó una forma más eficaz de gestionar el proceso.

Un comienzo cauteloso

Antes de comprometerse con un nuevo software, Coop quería tener la certeza de que la inversión tenía sentido. Para Hannes Oks, la transición a Cargoson no fue inmediata. En aquel momento, el coordinador de transporte de Coop dedicaba apenas un 10% de su tiempo a la coordinación logística, y sobre el papel, el argumento económico para implantar una plataforma dedicada no resultaba evidente.

"Al principio no teníamos claro que la inversión estuviera justificada; no manejábamos el volumen que normalmente impulsa ese tipo de decisión", recuerda Hannes Oks. Lo que inclinó la balanza fue una conversación que fue mucho más allá de la demo estándar.

"Nos reunimos con el equipo de Cargoson, les mostramos qué hacíamos y cómo lo hacíamos. A medida que hablábamos, empezaron a aparecer soluciones que antes no habíamos visto", explica.

Llegamos al punto en que vimos claramente que necesitábamos este tipo de software. Y entonces, cuando empiezas a usarlo, el apetito crece. Estoy seguro de que todavía hay ventajas ocultas que no hemos descubierto.

Hannes Oks, Director de Logística en Coop

La incorporación de los transportistas fue más fluida de lo esperado. La mayoría ya estaban en la plataforma, y los pocos que no lo estaban se adaptaron rápidamente.

De archivos dispersos a una visión compartida

Antes de Cargoson, la situación era similar a la de muchas empresas del tamaño de Coop. "Excel, correo electrónico, teléfono": así resume Mihkel Mäehans la forma de trabajar de entonces.

El paso a una plataforma única transformó el día a día con rapidez. Los envíos recurrentes con las mismas rutas, volúmenes y direcciones ya no hay que introducirlos desde cero.

Con un par de clics veo el envío anterior, los volúmenes y el destino. Ya no tengo que ir tecleando datos uno a uno, esperando correos ni revisando hojas de Excel. Solo eso cambió por completo la sensación del trabajo.

Mihkel Mäehans, Responsable de Transporte en Coop

El cambio también transformó la forma en que circula la información dentro de la organización. Antes de Cargoson, cada departamento trabajaba con sus propios archivos. Ahora, los equipos de compras, contabilidad y logística tienen acceso a los mismos datos en un único lugar. "Reorganizamos de forma bastante significativa nuestros flujos internos de información", señala Oks. "No hay secretos. Si alguien necesita una visión más amplia, está todo ahí."

Resolver un problema de coste de la mercancía que no buscaban resolver

Uno de los resultados más relevantes surgió de un reto que el equipo llevaba tiempo intentando abordar por separado: calcular el coste total de la mercancía. Los cargos adicionales —aranceles aduaneros, tasas de impuestos especiales y otros costes de transporte— se asociaban manualmente a los albaranes de recepción, recopilando datos de correos electrónicos y registros contables. Vincularlos a envíos concretos era un proceso lento, y con frecuencia esos costes adicionales aparecían semanas después de que llegara la propia mercancía.

"Vivíamos en la cómoda creencia de que no había más costes adicionales en un envío determinado, y de repente aparecían de algún sitio. Con volúmenes elevados, eso distorsionaba nuestra imagen del coste de la mercancía: de forma marginal, pero suficiente como para importar", explica Oks.

Trabajando conjuntamente logística, TI y contabilidad, el equipo se dio cuenta de que la solución ya la tenían delante.

"Ya teníamos este entorno en uso. ¿Para qué integrar algo adicional? En su lugar, podíamos canalizar a través de Cargoson también a los mismos socios que prestan esos servicios adicionales —aduanas, impuestos especiales, el resto— y recopilar esos datos por el mismo canal", explica Hannes. "No habíamos visto que podíamos llegar ahí. Pero ahí es donde acabamos."

Comparar precios sin el intercambio interminable de correos

Enviar la misma solicitud de transporte a varios transportistas a la vez y ver todas las respuestas en una sola pantalla ha sustituido a lo que antes era una ronda de correos individuales y esperas. El equipo puede comparar las ofertas en paralelo y tomar una decisión con rapidez.

Esa visibilidad también ofrece a Coop un registro más claro del rendimiento de los transportistas a lo largo del tiempo. Oks señala que con algunos transportistas Coop ha negociado tarifas fijas, y poder ver los precios de mercado junto a esas tarifas les ayuda a valorar cuándo el precio acordado sigue siendo justo y cuándo podría necesitar revisarse. "Conocemos bien a nuestros socios", dice, "pero antes no teníamos evidencias. Ahora tenemos un historial."

Esa claridad se extiende también a las propias relaciones con los transportistas. Con alrededor de diez socios transportistas principales gestionados a través de la plataforma, el enfoque de Coop no es presionar para conseguir el precio más bajo posible.

Medir el ahorro exacto de costes ha resultado difícil, en parte porque los volúmenes de importación han crecido considerablemente durante el mismo período, lo que complica las comparaciones directas. Lo que más importa al equipo, dice Hannes Oks, es tener acceso a la mejor tarifa disponible en el mercado en el momento de confirmar el envío.

El conocimiento que permanece en la empresa

Hannes Oks también señala algo menos visible pero igual de importante: la memoria institucional. Con el sistema anterior, el historial de precios y los datos sobre el rendimiento de los transportistas vivían en hojas de cálculo personales y bandejas de entrada de correo. Si alguien se iba de vacaciones o dejaba la empresa, ese conocimiento era muy difícil de traspasar.

"¿Cómo sabe la siguiente persona qué servicios utilizamos, a qué precios, con qué calidad y por qué se tomaron esas decisiones?", pregunta. "Antes era imposible empaquetar todo eso y pasárselo a alguien."

Ahora que el historial está en el sistema, el equipo puede cubrirse mutuamente sin que suponga una interrupción importante.

Antes era un verdadero quebradero de cabeza sustituir a alguien. Eso ya no es así.

Mihkel Mäehans, Responsable de Transporte en Coop

¿A quién le vendría bien?

Cuando se le pregunta a quién recomendaría Cargoson, Oks es directo. "Si ya gestionas manualmente un volumen significativo de transporte de mercancías, tiene sentido plantearse pasarse a un entorno donde todos tus datos estén en un único lugar, con una visión completa de los costes", dice. "No tiene por qué ser una empresa de logística, un importador ni ningún perfil concreto. El factor determinante es el volumen y la capacidad de gestión, no el sector."

Para Coop, el trabajo continúa.

Tenemos la certeza de que esta casa no está terminada; todavía hay más ventajas ocultas por descubrir.

Hannes Oks, Director de Logística en Coop

Coop Estonia es una de las más de 500 empresas que gestionan el transporte de mercancías con múltiples transportistas a través de Cargoson. ¿Quieres ver cómo funciona con tus transportistas y tu ERP?

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