Coop: "Henüz keşfetmediğimiz kazanımlar olduğundan eminim."

Coop Estonya, ülke genelinde Coop, Konsum ve Maksimarket markaları altında faaliyet gösteren yaklaşık 320 mağazasıyla Estonya'nın en büyük perakende kooperatiflerinden biridir. Merkez birlik olan Coop Eesti Keskühistu, tüm üye kooperatiflere ortak hizmetler sunmakta; merkezi lojistik ve doğrudan mal ithalatını da bu kapsamda yönetmektedir. İthalat hacminin büyümesiyle birlikte nakliyeyi koordine eden ekip üzerindeki baskı da artmıştır.

Lojistik Direktörü Hannes Oks ve Nakliye Müdürü Mihkel Mäehans, Cargoson'a geçiş sürecini ve bu geçişin ardından neler değiştiğini anlatıyor. Platforma geçmeden önce nakliye talepleri; e-postalar, telefon görüşmeleri, mesajlar, Teams aramaları ve biri alınan tekliflere, diğeri onaylanan sevkiyatlara ayrılmış iki ayrı Excel dosyasıyla yönetiliyordu. İthalat hacimleri arttıkça ekip, süreci daha iyi yönetmenin yollarını aramaya başladı.

Temkinli bir başlangıç

Coop, yeni bir yazılıma geçmeden önce bu yatırımın gerçekten anlamlı olup olmadığından emin olmak istedi. Hannes Oks için Cargoson'a geçiş hızlı gerçekleşmedi. O dönemde Coop'un nakliye koordinatörü zamanının yalnızca yaklaşık %10'unu nakliye koordinasyonuna ayırıyordu; kâğıt üzerinde, özel bir taşımacılık yönetim yazılımına yatırım yapmanın gerekçesi pek de açık değildi.

"Başlangıçta yatırımın haklı olup olmadığından emin değildik; bu tür bir iş gerekçesini normalde tetikleyecek hacme sahip değildik," diye hatırlıyor Hannes Oks. Kararı veren şey ise standart bir demonun ötesine geçen bir görüşme oldu.

"Cargoson ekibiyle bir araya geldik ve bugün ne yaptığımızı, nasıl yaptığımızı onlara gösterdik. Konuştukça daha önce göremediğimiz çözümler gün yüzüne çıkmaya başladı," diyor.

Bu tür bir yazılıma ihtiyacımız olduğunu görebildiğimiz noktaya geldik. Kullanmaya başlayınca iştah da açılıyor. Henüz keşfetmediğimiz kazanımlar olduğundan eminim.

Hannes Oks, Coop Lojistik Direktörü

Taşıyıcıların sisteme dahil edilmesi beklenenden daha sorunsuz ilerledi. Çoğu taşıyıcı zaten platformdaydı; henüz dahil olmayanlar ise kısa sürede uyum sağladı.

Dağınık dosyalardan ortak bir görünüme

Cargoson öncesinde tablo, Coop büyüklüğündeki pek çok şirkette görülene benziyordu. Mihkel Mäehans eski çalışma biçimini üç kelimeyle özetliyor: "Excel, e-posta, telefon."

Tek bir platforma geçiş, günlük iş akışını hızla dönüştürdü. Aynı güzergahları, hacimleri ve adresleri içeren tekrarlayan sevkiyatlar artık sıfırdan girilmek zorunda değil.

Birkaç tıklamayla önceki sevkiyatı, hacimleri ve varış noktasını görebiliyorum. Artık tek tek bilgi girmiyorum, e-posta beklemiyor, Excel sayfalarını karıştırmıyorum. Yalnızca bu bile işin nasıl hissettirdiğini değiştirdi.

Mihkel Mäehans, Coop Nakliye Müdürü

Bu geçiş, bilginin kurum içinde nasıl aktığını da değiştirdi. Cargoson öncesinde her departman kendi dosyalarıyla çalışıyordu. Artık satın alma, muhasebe ve lojistik ekiplerinin tamamı aynı verilere tek bir yerden erişebiliyor. "İç bilgi akışlarımızı oldukça köklü biçimde değiştirdik," diyor Oks. "Hiçbir şey gizli kalmıyor. Daha geniş bir bakış açısına ihtiyaç duyan biri için her şey orada."

Çözmeye niyetlenmedikleri bir mal maliyeti sorununu çözmek

En önemli sonuçlardan biri, ekibin ayrı ayrı çözmeye çalıştığı bir sorundan geldi: malların toplam maliyetini hesaplamak. Gümrük vergileri, özel tüketim vergileri ve diğer nakliye giderleri gibi ek masraflar, e-postalardan ve muhasebe kayıtlarından elle toplanarak mal girişleriyle eşleştiriliyordu. Bu masrafları belirli sevkiyatlara bağlamak zaman alıcıydı ve ek maliyetler çoğu zaman malların kendisinden haftalar sonra ortaya çıkıyordu.

"Belirli bir sevkiyatta artık ek maliyet kalmadığı inancıyla yaşıyorduk; sonra bir yerden çıkıveriyorlardı. Yüksek hacimlerde bu durum mal maliyeti tablomuzu çarpıtıyordu; marjinal düzeyde, ama önemli sayılacak kadar," diye açıklıyor Oks.

Lojistik, BT ve muhasebe ekipleri birlikte çalışırken yanıtın zaten önlerinde olduğunu fark ettiler.

"Bu ortamı zaten kullanıyorduk. Neden ekstra bir şey entegre edelim? Bunun yerine, gümrük ve özel tüketim vergisi gibi ek hizmetleri sağlayan aynı iş ortaklarını da Cargoson üzerinden yönlendirebilir ve tüm verileri aynı yerden toplayabiliriz," diyor Hannes. "Oraya ulaşabileceğimizi görmemiştik. Ama sonunda oraya vardık."

Gidip gelen yazışmalar olmadan fiyat karşılaştırması

Aynı nakliye talebini aynı anda birden fazla taşıyıcıya göndermek ve tüm yanıtları tek bir görünümde görmek; eskiden bireysel e-postalar gönderip beklemeyle geçen süreci geride bıraktı. Ekip artık teklifleri yan yana karşılaştırıp hızla karar verebiliyor.

Bu şeffaflık, Coop'a taşıyıcıların zaman içindeki performansını daha net izleme imkânı da sunuyor. Oks, bazı taşıyıcılarla sabit fiyatlar üzerinde anlaşıldığını ve piyasa fiyatlarını bu oranların yanında görebilmenin, anlaşılan fiyatın hâlâ adil olup olmadığını ya da yeniden değerlendirilmesi gerekip gerekmediğini anlamalarına yardımcı olduğunu belirtiyor. "İş ortaklarımızı yeterince iyi tanıyoruz," diyor, "ama önceden hiçbir kanıtımız yoktu. Artık bir kayıt var."

Bu netlik, taşıyıcı ilişkilerinin kendisine de yansıyor. Platform üzerinden yönetilen yaklaşık on temel taşıyıcı iş ortağıyla Coop'un yaklaşımı, mümkün olan en düşük fiyatı zorlamak değil.

Kesin maliyet tasarruflarını ölçmek güç oldu; bunun başlıca nedeni, aynı dönemde ithalat hacminin önemli ölçüde artmış olması ve doğrudan karşılaştırmayı zorlaştırmasıdır. Hannes Oks'a göre ekip için asıl önemli olan, sevkiyat anında piyasadaki en iyi mevcut fiyata erişebilmektir.

Şirkette kalan bilgi birikimi

Hannes Oks, daha az görünür ama bir o kadar önemli olan başka bir konuya da dikkat çekiyor: kurumsal hafıza. Eski düzende fiyatlandırma geçmişi ve taşıyıcı performans verileri kişisel elektronik tablolarda ve e-posta gelen kutularında yaşıyordu. Biri izne çıktığında ya da şirketten ayrıldığında bu bilgiyi devretmek son derece güçleşiyordu.

"Bir sonraki kişi hangi hizmetleri kullandığımızı, hangi fiyatlarla, ne kalitede ve bu tercihlerin neden yapıldığını nasıl bilebilir?" diye soruyor. "Eskiden bunu bir araya getirip aktarmak imkânsızdı."

Artık geçmiş sistemde kayıtlı olduğundan ekip, büyük bir aksama yaşamadan birbirinin yerine geçebiliyor.

Başkasının yerine geçmek gerçekten baş ağrısıydı. Artık öyle değil.

Mihkel Mäehans, Coop Nakliye Müdürü

Kimler fayda sağlar?

Cargoson'u kime önereceği sorulduğunda Oks pratik kalıyor. "Bugün elle yönettiğiniz anlamlı bir nakliye hacminiz varsa, tüm verilerinizin tek bir yerde ve tam maliyet görünümüyle bulunduğu bir ortama geçmeyi değerlendirmek mantıklı," diyor. "Bir lojistik şirketi, bir ithalatçı ya da belirli bir sektör olmak zorunda değil. Belirleyici faktör hacim ve yönetilebilirlik; sektör değil."

Coop için çalışmalar sürüyor.

Bu evin henüz bitmediğinden eminiz; daha keşfedilmemiş kazanımlar var.

Hannes Oks, Coop Lojistik Direktörü

Coop Estonya, çoklu taşıyıcı nakliyesini Cargoson üzerinden yöneten 500'den fazla şirketten biridir. Kendi taşıyıcılarınız ve ERP sisteminizle nasıl çalıştığını görmek ister misiniz?

Ücretsiz 30 dakikalık danışma görüşmesi ayarlayın

Sadece araştırıyorsanız, Cargoson'un ERP sisteminizle nasıl entegre olduğuna göz atın ya da taşımacılık yönetim sistemi seçeneklerini karşılaştırın.