Как Coop Естония замени имейлите с един общ преглед

Coop Естония е една от най-големите търговски кооперации в страната, която управлява близо 320 магазина под марките Coop, Konsum и Maksimarket. Централното сдружение, Coop Eesti Keskühistu, предоставя общи услуги на всички кооперативни членове, включително централна логистика и директен внос на стоки. С нарастването на дела на директния внос нараства и натоварването на екипа, координиращ транспорта.

Ханес Окс, директор по логистика, и Михкел Мяеханс, ръководител на транспортния отдел, разказват как стигнаха до Cargoson и какво се промени след това. Преди платформата транспортните заявки се обработваха чрез комбинация от имейли, телефонни обаждания, съобщения, разговори в Teams и два отделни файла в Excel — единият за получените оферти, другият за потвърдените пратки. С нарастването на обема на вноса екипът потърси по-добър начин за управление на процеса.

Предпазлив старт

Преди да се ангажира с нов софтуер, Coop искаше да се увери, че инвестицията има смисъл. За Ханес Окс преходът към Cargoson не се случи бързо. По онова време координаторът по транспорт на Coop отделяше едва около 10% от работното си време за транспортна координация и на пръв поглед бизнес обосновката за специализирана платформа не беше очевидна.

„В началото не бяхме сигурни, че инвестицията е оправдана — нямахме обема, който обичайно налага подобно решение", спомня си Ханес Окс. Решаващ се оказа разговор, който надхвърли стандартната демонстрация.

„Срещнахме се с екипа на Cargoson и им показахме какво правим и как го правим. В хода на разговора се появиха решения, които преди не бяхме виждали", казва той.

Стигнахме до момента, в който стана ясно, че имаме нужда от такъв вид софтуер. А след като започнеш да го използваш, апетитът расте. Сигурен съм, че все още има скрити ползи, които не сме открили.
Ханес Окс, директор по логистика в Coop

Интегрирането на превозвачите протече по-гладко от очакваното. Повечето вече бяха в платформата, а тези, които не бяха, се адаптираха бързо.

От разпръснати файлове към един общ преглед

Преди Cargoson картината приличаше на тази в много компании от мащаба на Coop. „Excel, имейл, телефон" — така Михкел Мяеханс обобщава стария начин на работа.

Преминаването към единна платформа бързо промени ежедневието. Повтарящите се пратки по едни и същи маршрути, с едни и същи обеми и адреси вече не се въвеждат от нулата.

С няколко клика виждам предишната пратка, обемите и дестинацията. Не въвеждам всичко едно по едно, не чакам имейли, не ровя в Excel таблици. Само това промени усещането за работа.
Михкел Мяеханс, ръководител на транспортния отдел в Coop

Промяната засегна и начина, по който информацията се движи вътре в организацията. Преди Cargoson всеки отдел работеше с собствени файлове. Сега отделите по закупуване, счетоводство и логистика имат достъп до едни и същи данни на едно място. „Доста съществено разбъркахме вътрешните си информационни потоци", казва Окс. „Няма тайни. Ако някой има нужда от по-широк поглед, всичко е там."

Решение на проблем с отчитането на себестойността, който не са търсили

Един от по-значимите резултати дойде от предизвикателство, с което екипът се беше борил отделно: изчисляването на пълната себестойност на стоките. Допълнителни разходи като мита, акцизи и други транспортни разходи се съпоставяха с получените стоки ръчно — събирани от имейли и счетоводни записи. Обвързването им с конкретни пратки беше бавно, а допълнителните разходи нерядко се появяваха седмици след самите стоки.

„Живеехме в блаженото убеждение, че по дадена пратка няма повече допълнителни разходи, а после те се появяваха отнякъде. При големи обеми това изкривяваше картината ни за себестойността — незначително, но достатъчно, за да има значение", обяснява Окс.

Работейки заедно — логистика, IT и счетоводство — екипът осъзна, че отговорът е бил пред очите им.

„Вече имахме тази среда в употреба. Защо да интегрираме нещо допълнително? Вместо това можехме да насочим и партньорите, предоставящи тези допълнителни услуги — митници, акцизи и останалото — също през Cargoson и да събираме тези данни на едно място", казва Ханес. „Не бяхме видели, че можем да стигнем дотам. Но точно там се озовахме."

Сравняване на цени без излишна размяна на имейли

Изпращането на една и съща транспортна заявка едновременно до няколко превозвача и преглеждането на всички отговори в един изглед замени това, което преди беше поредица от индивидуални имейли и чакане. Екипът може да сравнява офертите една до друга и да взема решение бързо.

Прегледността дава на Coop и по-ясна представа за представянето на превозвачите с течение на времето. Окс отбелязва, че с някои превозвачи Coop е договорил фиксирани тарифи и виждането на пазарните цени редом с тях помага да се прецени кога договорената цена е все още справедлива и кога може да се наложи преразглеждане. „Познаваме партньорите си достатъчно добре", казва той, „но преди нямахме доказателства. Сега имаме запис."

Тази яснота се отразява и на самите отношения с превозвачите. С около десет основни партньора, управлявани през платформата, подходът на Coop не е да търси най-ниската възможна цена.

Измерването на точните спестявания е трудно — отчасти защото обемите на вноса са нараснали значително за същия период, което прави преките сравнения трудни. По-важното за екипа, казва Ханес Окс, е да има достъп до най-добрата налична пазарна цена в момента на поръчката.

Знание, което остава в компанията

Ханес Окс посочва и нещо по-малко видимо, но също толкова важно: институционалната памет. При стария начин на работа историята на цените и данните за представянето на превозвачите се съхраняваха в лични таблици и пощенски кутии. Ако някой излезеше в отпуск или напуснеше компанията, предаването на това знание беше изключително трудно.

„Как следващият човек ще знае кои услуги сме използвали, на какви цени, с какво качество и защо са взети тези решения?" пита той. „Преди беше невъзможно да се опакова и предаде."

Сега, когато историята е в системата, екипът може да се заменя взаимно, без това да се превръща в сериозно сътресение.

Преди беше истинско главоболие да заместиш някого. Вече не е така.
Михкел Мяеханс, ръководител на транспортния отдел в Coop

За кого е подходящо?

Когато го питат на кого биха препоръчали Cargoson, Окс е конкретен. „Ако вече управлявате значителен обем товари ръчно, има смисъл да помислите за преминаване към среда, в която всичките ви данни са на едно място с пълен преглед на разходите", казва той. „Не е нужно да сте логистична компания, вносител или нещо конкретно. Решаващият фактор е обемът и управляемостта, не индустрията."

За Coop работата продължава.