Coop: "Ik weet zeker dat er nog verborgen winsten zijn die we nog niet hebben ontdekt."

Coop Estland is een van de grootste retailcoöperaties in Estland, met bijna 320 winkels verspreid over het hele land onder de merken Coop, Konsum en Maksimarket. De centrale vereniging, Coop Eesti Keskühistu, verzorgt gedeelde diensten voor alle aangesloten coöperaties, waaronder centrale logistiek en de directe import van goederen. Naarmate dat aandeel is gegroeid, is ook de druk op het team dat het transport coördineert toegenomen.

Hannes Oks, Logistiek Directeur, en Mihkel Mäehans, Hoofd Transport, vertellen hoe de overstap naar Cargoson tot stand kwam en wat er daarna veranderde. Vóór het platform werden transportverzoeken afgehandeld via een combinatie van e-mails, telefoontjes, berichten, Teams-gesprekken en twee afzonderlijke Excel-bestanden — één voor ontvangen offertes en één voor bevestigde zendingen. Toen de importvolumes groeiden, zocht het team naar een betere manier om het proces te beheren.

Een voorzichtig begin

Voordat Coop zich aan nieuwe software committeerde, wilde het team zeker weten dat de investering zinvol was. Voor Hannes Oks verliep de overstap naar Cargoson niet van de ene op de andere dag. Op dat moment besteedde de vrachtcoördinator van Coop slechts zo'n 10% van zijn tijd aan transportcoördinatie, en op papier was de businesscase voor een dedicated transportplatform niet meteen duidelijk.

"In het begin wisten we niet of de investering gerechtvaardigd was — we hadden niet het volume dat normaal gesproken zo'n businesscase aandrijft," herinnert Hannes Oks zich. Wat de doorslag gaf, was een gesprek dat verder ging dan de standaard demo.

"We hebben met het Cargoson-team om tafel gezeten en laten zien wat we doen en hoe we het doen. Tijdens dat gesprek werden oplossingen zichtbaar die we daarvoor niet hadden gezien," zegt hij.

We kwamen op het punt dat we konden zien dat we dit soort software nodig hadden. En dan, als je ermee begint te werken, groeit je appetijt. Ik weet zeker dat er nog verborgen winsten zijn die we nog niet hebben ontdekt.

Hannes Oks, Logistiek Directeur bij Coop

Het onboarden van vervoerders verliep soepeler dan verwacht. De meesten waren al actief op het platform, en de weinigen die dat nog niet waren, pasten zich snel aan.

Van verspreide bestanden naar één gedeeld overzicht

Vóór Cargoson was de situatie vergelijkbaar met die van veel bedrijven van Coops omvang. "Excel, e-mail, telefoon," zo vat Mihkel Mäehans de oude werkwijze samen.

De overstap naar één platform veranderde de dagelijkse praktijk snel. Terugkerende zendingen met dezelfde routes, volumes en adressen hoeven niet meer van nul af aan te worden ingevoerd.

Met een paar klikken zie ik de vorige zending, de volumes en de bestemming. Ik hoef niets meer één voor één in te typen, te wachten op e-mails of door Excel-bestanden te bladeren. Dat alleen al heeft veranderd hoe het werk aanvoelt.

Mihkel Mäehans, Hoofd Transport bij Coop

De overstap veranderde ook hoe informatie binnen de organisatie stroomt. Vóór Cargoson werkte elke afdeling vanuit zijn eigen bestanden. Nu hebben inkoop, boekhouding en logistiek allemaal toegang tot dezelfde gegevens op één plek. "We hebben onze interne informatiestromen behoorlijk door elkaar geschud," zegt Oks. "Er zijn geen geheimen meer. Als iemand een breder overzicht nodig heeft, is het er gewoon."

Een kostprijsprobleem oplossen dat ze niet hadden zien aankomen

Een van de meest opvallende resultaten vloeide voort uit een uitdaging waar het team al apart aan werkte: het berekenen van de volledige kostprijs van goederen. Bijkomende kosten zoals douanerechten, accijnzen en andere transportkosten werden handmatig gekoppeld aan goederenontvangsten, bijeengebracht uit e-mails en boekhoudkundige gegevens. Die kosten terugkoppelen aan specifieke zendingen kostte veel tijd, en extra kosten doken vaak weken na de goederen zelf op.

"We leefden in de gelukkige overtuiging dat er geen extra kosten meer waren voor een bepaalde zending, en dan kwamen ze toch ergens vandaan. Bij hoge volumes vertekende dat ons kostprijsplaatje — marginaal, maar genoeg om er toe te doen," legt Oks uit.

Door samen te werken met logistiek, IT en boekhouding realiseerde het team zich dat het antwoord al voor hen lag.

"We hadden deze omgeving al in gebruik. Waarom iets extra's integreren? In plaats daarvan konden we dezelfde partners die die aanvullende diensten leveren — douane, accijnzen, de rest — ook via Cargoson laten lopen en die gegevens via dezelfde plek verzamelen," zegt Hannes. "We hadden niet gezien dat we daar konden komen. Maar daar zijn we terechtgekomen."

Prijzen vergelijken zonder eindeloos heen-en-weer

Dezelfde vrachtaanvraag tegelijk naar meerdere vervoerders sturen en alle reacties in één overzicht zien, heeft de vroegere ronde van afzonderlijke e-mails en wachttijden vervangen. Het team kan offertes naast elkaar vergelijken en snel een beslissing nemen.

Het overzicht geeft Coop ook een duidelijker beeld van hoe vervoerders in de loop van de tijd presteren. Oks merkt op dat Coop met sommige vervoerders vaste tarieven heeft onderhandeld, en dat het zien van marktprijzen naast die tarieven hen helpt te beoordelen wanneer de afgesproken prijs nog steeds marktconform is en wanneer die misschien herzien moet worden. "We kennen onze partners goed genoeg," zegt hij, "maar vroeger hadden we geen bewijs. Nu hebben we een registratie."

Die duidelijkheid strekt zich ook uit tot de vervoerdersrelaties zelf. Met zo'n tien vaste vervoerderspartners die via het platform worden beheerd, is Coops aanpak niet gericht op de laagst mogelijke prijs.

Het exact meten van kostenbesparingen is lastig gebleken, mede omdat de importvolumes in dezelfde periode aanzienlijk zijn gegroeid, waardoor directe vergelijkingen moeilijk zijn. Wat voor het team meer telt, zegt Hannes Oks, is toegang hebben tot het beste beschikbare tarief op de markt op het moment van bestellen.

Kennis die in het bedrijf blijft

Hannes Oks wijst ook op iets minder zichtbaars, maar even belangrijks: institutioneel geheugen. In de oude situatie leefden prijsgeschiedenissen en prestatiegegevens van vervoerders in persoonlijke spreadsheets en e-mailinboxen. Als iemand op vakantie ging of het bedrijf verliet, was die kennis moeilijk over te dragen.

"Hoe weet de volgende persoon welke diensten we hebben gebruikt, tegen welke prijzen, met welke kwaliteit, en waarom die keuzes zijn gemaakt?" vraagt hij. "Vroeger was het onmogelijk om dat te bundelen en door te geven."

Nu de geschiedenis in het systeem zit, kan het team voor elkaar invallen zonder dat het een grote verstoring wordt.

Vroeger was het een hele klus om voor iemand anders in te springen. Dat is niet langer het geval.

Mihkel Mäehans, Hoofd Transport bij Coop

Wie heeft er baat bij?

Op de vraag aan wie ze Cargoson zouden aanbevelen, blijft Oks praktisch. "Als je al een betekenisvolle hoeveelheid vracht handmatig beheert, is het zinvol om te overwegen over te stappen naar een omgeving waar al je gegevens op één plek staan, met een volledig kostenoverzicht," zegt hij. "Het hoeft geen logistiek bedrijf, importeur of iemand specifieks te zijn. De doorslaggevende factor is volume en beheerbaarheid, niet de sector."

Voor Coop is het werk nog niet klaar.

We zijn er zeker van dat dit huis nog niet af is — er zijn nog meer verborgen winsten te vinden.

Hannes Oks, Logistiek Directeur bij Coop

Coop Estland is een van de 500+ bedrijven die via Cargoson vracht bij meerdere vervoerders beheren. Wil je zien hoe het werkt met jouw vervoerders en ERP?

Boek een gratis consultatie van 30 minuten

Gewoon aan het oriënteren? Bekijk hoe Cargoson integreert met jouw ERP of vergelijk TMS-opties.