Coop: „Jestem pewien, że wciąż są ukryte korzyści, których jeszcze nie odkryliśmy."

Coop Estonia to jedna z największych spółdzielni handlowych w Estonii, prowadząca blisko 320 sklepów w całym kraju pod markami Coop, Konsum i Maksimarket. Centralna organizacja, Coop Eesti Keskühistu, obsługuje wspólne usługi dla wszystkich spółdzielni członkowskich, w tym centralną logistykę i bezpośredni import towarów. Wraz ze wzrostem udziału importu bezpośredniego rosły też wymagania wobec zespołu koordynującego transport.

Hannes Oks, Dyrektor Logistyki, oraz Mihkel Mäehans, Kierownik ds. Transportu, opowiadają o tym, jak doszło do wdrożenia Cargoson i co zmieniło się po przejściu na platformę. Wcześniej zlecenia transportowe obsługiwano przez mieszaninę e-maili, rozmów telefonicznych, wiadomości, połączeń w Teams i dwóch oddzielnych plików Excel — jednego do wycen od przewoźników, drugiego do potwierdzonych przesyłek. Gdy wolumeny importu zaczęły rosnąć, zespół zaczął szukać lepszego sposobu zarządzania tym procesem.

Ostrożny początek

Zanim Coop zdecydował się na nowe oprogramowanie, chciał mieć pewność, że inwestycja ma sens. Hannes Oks nie podjął tej decyzji pochopnie. W tamtym czasie koordynator transportu poświęcał na koordynację frachtu zaledwie około 10% swojego czasu, a uzasadnienie biznesowe dla dedykowanego oprogramowania do zarządzania transportem nie było na papierze oczywiste.

„Na początku nie byliśmy pewni, czy inwestycja jest uzasadniona — nie mieliśmy wolumenu, który normalnie napędza tego rodzaju decyzję" — wspomina Hannes Oks. O zmianie zdecydowała rozmowa, która wykroczyła poza standardową prezentację.

„Spotkaliśmy się z zespołem Cargoson, pokazaliśmy im, co robimy i jak to robimy. W trakcie rozmowy zaczęliśmy dostrzegać rozwiązania, których wcześniej nie widzieliśmy" — mówi.

Doszliśmy do punktu, w którym zobaczyliśmy, że potrzebujemy takiego oprogramowania. A gdy zaczynasz z niego korzystać, apetyt rośnie. Jestem pewien, że wciąż są ukryte korzyści, których jeszcze nie odkryliśmy.

Hannes Oks, Dyrektor Logistyki w Coop

Integracja przewoźników przebiegła sprawniej, niż się spodziewano. Większość z nich była już na platformie, a ci, którzy nie byli, szybko się dostosowali.

Od rozproszonych plików do jednego wspólnego widoku

Przed wdrożeniem Cargoson sytuacja wyglądała podobnie jak w wielu firmach tej wielkości. „Excel, e-mail, telefon" — tak Mihkel Mäehans podsumowuje dawny sposób pracy.

Przejście na jedną platformę szybko zmieniło codzienną pracę. Powtarzające się przesyłki na tych samych trasach, z tymi samymi wolumenami i adresami, nie muszą być już wprowadzane od zera.

Kilkoma kliknięciami widzę poprzednią przesyłkę, wolumeny i miejsce docelowe. Nie wpisuję już wszystkiego ręcznie, nie czekam na e-maile, nie przeszukuję arkuszy Excel. Sama ta zmiana wpłynęła na to, jak odczuwam tę pracę.

Mihkel Mäehans, Kierownik ds. Transportu w Coop

Zmiana wpłynęła też na przepływ informacji wewnątrz organizacji. Wcześniej każdy dział pracował na własnych plikach. Teraz dział zakupów, księgowość i logistyka mają dostęp do tych samych danych w jednym miejscu. „Dość znacząco przebudowaliśmy nasze wewnętrzne przepływy informacji" — mówi Oks. „Nie ma żadnych tajemnic. Jeśli ktoś potrzebuje szerszego obrazu, wszystko tam jest."

Rozwiązanie problemu z kosztami towarów, którego nie szukali

Jeden z ważniejszych efektów wdrożenia wynikł z wyzwania, które zespół próbował rozwiązać osobno: kalkulacji pełnych kosztów własnych towarów. Dodatkowe opłaty — takie jak cła, akcyza i inne koszty transportu — były ręcznie przypisywane do przyjęć towarów na podstawie e-maili i dokumentów księgowych. Powiązanie ich z konkretnymi przesyłkami było żmudne, a dodatkowe koszty często pojawiały się tygodnie po dostarczeniu samych towarów.

„Żyliśmy w błogim przekonaniu, że do danej przesyłki nie ma już żadnych dodatkowych kosztów, a potem nagle się pojawiały. Przy dużych wolumenach zaburzało to nasz obraz kosztów własnych — nieznacznie, ale na tyle, żeby miało znaczenie" — wyjaśnia Oks.

Pracując wspólnie — logistyka, IT i księgowość — zespół zdał sobie sprawę, że odpowiedź była na wyciągnięcie ręki.

„Mieliśmy już to środowisko w użyciu. Po co integrować coś dodatkowego? Zamiast tego mogliśmy przepuścić przez Cargoson tych samych partnerów, którzy świadczą te dodatkowe usługi — odprawę celną, akcyzę i resztę — i zbierać te dane w tym samym miejscu" — mówi Hannes. „Nie widzieliśmy, że możemy tam dotrzeć. Ale właśnie tam skończyliśmy."

Porównywanie cen bez zbędnej wymiany wiadomości

Wysyłanie tego samego zapytania transportowego jednocześnie do wielu przewoźników i przeglądanie wszystkich odpowiedzi w jednym widoku zastąpiło to, co kiedyś było rundą indywidualnych e-maili i oczekiwania. Zespół może porównywać oferty obok siebie i szybko podejmować decyzję.

Przejrzystość daje też Coopowi wyraźniejszy obraz tego, jak przewoźnicy radzą sobie w czasie. Oks zauważa, że z niektórymi przewoźnikami Coop wynegocjował stałe stawki, a zestawienie cen rynkowych z tymi stawkami pomaga ocenić, kiedy uzgodniona cena jest nadal uczciwa, a kiedy warto ją zrewidować. „Znamy naszych partnerów wystarczająco dobrze" — mówi — „ale wcześniej nie mieliśmy żadnych dowodów. Teraz mamy historię."

Ta przejrzystość przekłada się też na same relacje z przewoźnikami. Zarządzając przez platformę około dziesięcioma kluczowymi partnerami transportowymi, Coop nie dąży do uzyskania jak najniższej ceny za wszelką cenę.

Dokładne zmierzenie oszczędności kosztów okazało się trudne — częściowo dlatego, że w tym samym okresie wolumeny importu znacznie wzrosły, co utrudnia bezpośrednie porównania. Dla zespołu ważniejsze jest, jak podkreśla Hannes Oks, dostęp do najlepszej dostępnej stawki rynkowej w momencie składania zlecenia.

Wiedza, która zostaje w firmie

Hannes Oks wskazuje też na coś mniej widocznego, ale równie istotnego: pamięć instytucjonalną. W poprzednim modelu historia cen i dane o wynikach przewoźników żyły w prywatnych arkuszach kalkulacyjnych i skrzynkach e-mailowych. Gdy ktoś szedł na urlop lub odchodził z firmy, przekazanie tej wiedzy było bardzo trudne.

„Skąd następna osoba ma wiedzieć, z jakich usług korzystaliśmy, po jakich cenach, z jaką jakością i dlaczego podjęliśmy takie decyzje?" — pyta. „Wcześniej nie dało się tego spakować i przekazać dalej."

Teraz, gdy cała historia jest w systemie, zespół może bez problemu zastępować się nawzajem, bez ryzyka poważnych zakłóceń.

Kiedyś zastępowanie kogoś było prawdziwym utrapieniem. Teraz tak nie jest.

Mihkel Mäehans, Kierownik ds. Transportu w Coop

Komu to się opłaca?

Zapytany, komu poleciłby Cargoson, Oks odpowiada konkretnie. „Jeśli masz już znaczący wolumen frachtu, którym zarządzasz dziś ręcznie, warto rozważyć przejście do środowiska, gdzie wszystkie dane są w jednym miejscu, z pełnym przeglądem kosztów" — mówi. „Nie musi to być firma logistyczna, importer ani żaden konkretny typ przedsiębiorstwa. Decydującym czynnikiem jest wolumen i możliwość zarządzania nim, a nie branża."

Dla Coopa praca trwa nadal.

Jesteśmy pewni, że ten dom nie jest jeszcze skończony — wciąż są ukryte korzyści do odkrycia.

Hannes Oks, Dyrektor Logistyki w Coop

Coop Estonia to jedna z ponad 500 firm zarządzających frachtem wieloprzewoźnikowym przez Cargoson. Chcesz zobaczyć, jak to działa z Twoimi przewoźnikami i ERP?

Umów bezpłatną 30-minutową konsultację

Dopiero rozglądasz się za rozwiązaniem? Sprawdź, jak Cargoson integruje się z Twoim ERP lub porównaj dostępne systemy TMS.