Coop : « Je suis convaincu qu'il reste encore des gains cachés que nous n'avons pas encore trouvés. »

Coop Estonie est l'une des plus grandes coopératives de distribution en Estonie, avec près de 320 magasins répartis sur tout le territoire sous les enseignes Coop, Konsum et Maksimarket. L'association centrale, Coop Eesti Keskühistu, assure des services mutualisés pour l'ensemble des coopératives membres, notamment la logistique centrale et l'importation directe de marchandises. À mesure que cette part a augmenté, la pression sur l'équipe chargée de coordonner les transports s'est elle aussi intensifiée.

Hannes Oks, Directeur logistique, et Mihkel Mäehans, Responsable transport, reviennent sur les raisons qui ont conduit au passage à Cargoson et sur ce qui a changé depuis. Avant la plateforme, les demandes de transport étaient gérées par un mélange d'e-mails, d'appels téléphoniques, de messages, d'appels Teams et de deux fichiers Excel distincts — l'un pour les devis reçus, l'autre pour les expéditions confirmées. Face à la croissance des volumes d'importation, l'équipe a cherché une meilleure façon d'organiser le processus.

Un démarrage prudent

Avant de s'engager dans un nouveau logiciel, Coop voulait s'assurer que l'investissement était justifié. Pour Hannes Oks, le passage à Cargoson ne s'est pas fait du jour au lendemain. À l'époque, le coordinateur transport de Coop ne consacrait qu'environ 10 % de son temps à la coordination des transports, et sur le papier, le retour sur investissement d'une plateforme dédiée n'était pas évident.

« Au départ, nous n'étions pas certains que l'investissement se justifiait — nous n'avions pas le volume qui justifie habituellement ce type de décision », se souvient Hannes Oks. Ce qui a fait pencher la balance, c'est une conversation qui est allée bien au-delà de la démonstration standard.

« Nous avons rencontré l'équipe Cargoson et leur avons montré ce que nous faisions et comment nous le faisions. Au fil de la discussion, des solutions que nous n'avions pas envisagées sont apparues », explique-t-il.

Nous en sommes arrivés au point où nous voyions clairement que nous avions besoin de ce type de logiciel. Et puis, quand on commence à l'utiliser, l'appétit vient en mangeant. Je suis convaincu qu'il reste encore des gains cachés que nous n'avons pas encore trouvés.

Hannes Oks, Directeur logistique chez Coop

L'intégration des transporteurs s'est déroulée plus facilement que prévu. La plupart étaient déjà présents sur la plateforme, et les quelques-uns qui ne l'étaient pas s'y sont adaptés rapidement.

Des fichiers éparpillés à une vue partagée unique

Avant Cargoson, la situation ressemblait à celle de nombreuses entreprises de la taille de Coop. « Excel, e-mail, téléphone », résume Mihkel Mäehans pour décrire l'ancienne façon de travailler.

Le passage à une plateforme unique a rapidement transformé le quotidien. Les expéditions récurrentes avec les mêmes itinéraires, volumes et adresses n'ont plus besoin d'être ressaisies de zéro.

En quelques clics, je retrouve l'expédition précédente, les volumes et la destination. Je ne tape plus les informations une par une, je n'attends plus les e-mails, je ne parcours plus des feuilles Excel. Rien que ça, ça a changé la façon dont on vit le travail.

Mihkel Mäehans, Responsable transport chez Coop

Ce changement a également modifié la circulation de l'information en interne. Avant Cargoson, chaque service travaillait à partir de ses propres fichiers. Désormais, les équipes achats, comptabilité et logistique accèdent toutes aux mêmes données au même endroit. « Nous avons profondément reconfiguré nos flux d'information internes », souligne Oks. « Il n'y a plus de zones d'ombre. Si quelqu'un a besoin d'une vue d'ensemble, tout est là. »

Un problème de coût des marchandises résolu sans l'avoir cherché

L'un des résultats les plus significatifs est venu d'un défi que l'équipe tentait de résoudre séparément : le calcul du coût complet des marchandises. Les frais annexes — droits de douane, accises et autres coûts de transport — étaient rapprochés manuellement des bons de réception, collectés depuis les e-mails et les enregistrements comptables. Les rattacher à des expéditions précises était laborieux, et ces coûts supplémentaires apparaissaient souvent plusieurs semaines après la réception des marchandises elles-mêmes.

« Nous vivions dans la douce illusion qu'il n'y avait plus de frais supplémentaires sur une expédition donnée, et puis ils surgissaient de nulle part. Avec des volumes importants, cela faussait notre vision du coût des marchandises — marginalement, mais suffisamment pour que ça compte », explique Oks.

En travaillant ensemble — logistique, informatique et comptabilité —, l'équipe a réalisé que la réponse était déjà sous ses yeux.

« Nous avions déjà cet environnement en place. Pourquoi intégrer quelque chose en plus ? À la place, nous pouvions faire passer par Cargoson les mêmes partenaires qui fournissent ces services annexes — douanes, accises, et le reste — et centraliser ces données au même endroit », explique Hannes. « Nous n'avions pas vu que c'était possible. Mais c'est là que nous avons abouti. »

Comparer les prix sans les allers-retours

Envoyer la même demande de fret à plusieurs transporteurs simultanément et consulter toutes les réponses dans une vue unique a remplacé ce qui était auparavant une série d'e-mails individuels et d'attentes. L'équipe peut comparer les offres côte à côte et prendre une décision rapidement.

Cette visibilité offre également à Coop un historique plus clair des performances de chaque transporteur dans le temps. Oks note qu'avec certains transporteurs, Coop a négocié des tarifs fixes, et voir les prix du marché en regard de ces tarifs leur permet d'évaluer si le prix convenu reste équitable ou s'il mérite d'être renégocié. « Nous connaissons bien nos partenaires », dit-il, « mais avant, nous n'avions aucune preuve. Maintenant, nous avons un historique. »

Cette clarté s'étend aux relations avec les transporteurs eux-mêmes. Avec une dizaine de partenaires transporteurs principaux gérés via la plateforme, l'approche de Coop n'est pas de chercher le prix le plus bas à tout prix.

Mesurer les économies exactes a été difficile, en partie parce que les volumes d'importation ont considérablement augmenté sur la même période, ce qui rend les comparaisons directes délicates. Ce qui compte davantage pour l'équipe, précise Hannes Oks, c'est d'avoir accès au meilleur tarif disponible sur le marché au moment de la commande.

Un savoir qui reste dans l'entreprise

Hannes Oks souligne également quelque chose de moins visible, mais tout aussi important : la mémoire institutionnelle. Dans l'ancien fonctionnement, l'historique des tarifs et les données de performance des transporteurs étaient éparpillés dans des tableurs personnels et des boîtes mail. Si quelqu'un partait en congé ou quittait l'entreprise, ces connaissances étaient difficiles à transmettre.

« Comment la personne suivante peut-elle savoir quels services nous avons utilisés, à quels prix, avec quelle qualité, et pourquoi ces choix ont été faits ? » demande-t-il. « Avant, il était impossible de tout condenser et de le passer à quelqu'un d'autre. »

Maintenant que l'historique est dans le système, l'équipe peut se remplacer mutuellement sans que cela devienne une perturbation majeure.

Remplacer quelqu'un, c'était autrefois un vrai casse-tête. Ce n'est plus le cas.

Mihkel Mäehans, Responsable transport chez Coop

À qui cela peut-il bénéficier ?

Lorsqu'on lui demande à qui il recommanderait Cargoson, Oks reste pragmatique. « Si vous gérez déjà un volume significatif de fret manuellement, il est logique d'envisager de passer à un environnement où toutes vos données sont centralisées, avec une vue complète des coûts », dit-il. « Il n'est pas nécessaire d'être une entreprise logistique, un importateur ou un profil particulier. Le facteur déterminant, c'est le volume et la capacité à le gérer, pas le secteur d'activité. »

Pour Coop, le travail se poursuit.

Nous sommes certains que cette maison n'est pas terminée — il reste encore des gains cachés à découvrir.

Hannes Oks, Directeur logistique chez Coop

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