Η Coop Εσθονίας είναι ένας από τους μεγαλύτερους λιανεμπορικούς συνεταιρισμούς στην Εσθονία, με σχεδόν 320 καταστήματα σε όλη τη χώρα υπό τις επωνυμίες Coop, Konsum και Maksimarket. Η κεντρική ένωση, Coop Eesti Keskühistu, παρέχει κοινές υπηρεσίες σε όλους τους μέλη-συνεταιρισμούς, συμπεριλαμβανομένης της κεντρικής διαχείρισης logistics και της απευθείας εισαγωγής αγαθών. Καθώς αυτό το μερίδιο μεγάλωνε, αυξανόταν και η πίεση στην ομάδα που συντόνιζε τις μεταφορές.
Ο Hannes Oks, Διευθυντής Logistics, και ο Mihkel Mäehans, Υπεύθυνος Μεταφορών, περιγράφουν πώς έγινε η μετάβαση στο Cargoson και τι άλλαξε στη συνέχεια. Πριν από την πλατφόρμα, τα αιτήματα μεταφοράς διαχειρίζονταν μέσω ενός συνδυασμού email, τηλεφωνικών κλήσεων, μηνυμάτων, κλήσεων στο Teams και δύο ξεχωριστών αρχείων Excel — ένα για τις προσφορές που ελάμβαναν και ένα για τις επιβεβαιωμένες αποστολές. Καθώς οι εισαγωγικοί όγκοι αυξάνονταν, η ομάδα αναζήτησε έναν καλύτερο τρόπο διαχείρισης της διαδικασίας.
Μια προσεκτική αρχή
Πριν δεσμευτεί σε νέο λογισμικό, η Coop ήθελε να βεβαιωθεί ότι η επένδυση είχε νόημα. Για τον Hannes Oks, η μετάβαση στο Cargoson δεν έγινε βιαστικά. Εκείνη την εποχή, ο συντονιστής μεταφορών της Coop αφιέρωνε μόλις το 10% του χρόνου του στον συντονισμό μεταφορών, και στα χαρτιά το επιχειρηματικό επιχείρημα για μια αποκλειστική πλατφόρμα διαχείρισης μεταφορών δεν ήταν προφανές.
«Στην αρχή δεν ήμασταν σίγουροι ότι η επένδυση δικαιολογούνταν — δεν είχαμε τον όγκο που συνήθως οδηγεί σε αυτού του είδους την επιχειρηματική απόφαση», θυμάται ο Hannes Oks. Αυτό που έγειρε την πλάστιγγα ήταν μια συζήτηση που ξεπέρασε το τυπικό demo.
«Συναντηθήκαμε με την ομάδα του Cargoson και τους δείξαμε τι κάνουμε σήμερα και πώς το κάνουμε. Καθώς μιλούσαμε, αναδύθηκαν λύσεις που δεν είχαμε δει πριν», λέει.
Φτάσαμε στο σημείο να καταλάβουμε ότι χρειαζόμασταν αυτό το λογισμικό. Και μόλις αρχίζεις να το χρησιμοποιείς, η όρεξή σου μεγαλώνει. Είμαι σίγουρος ότι υπάρχουν ακόμα κρυφά οφέλη που δεν έχουμε ανακαλύψει.
Hannes Oks, Διευθυντής Logistics στη Coop
Η ενσωμάτωση των μεταφορέων πήγε πιο ομαλά από ό,τι περίμεναν. Οι περισσότεροι ήταν ήδη στην πλατφόρμα, και οι λίγοι που δεν ήταν προσαρμόστηκαν γρήγορα.
Από διάσπαρτα αρχεία σε μια κοινή εικόνα
Πριν από το Cargoson, η κατάσταση έμοιαζε με αυτή πολλών εταιρειών του μεγέθους της Coop. «Excel, email, τηλέφωνο» — έτσι συνοψίζει ο Mihkel Mäehans τον παλιό τρόπο εργασίας.
Η μετάβαση σε μια ενιαία πλατφόρμα άλλαξε γρήγορα την καθημερινότητα. Οι επαναλαμβανόμενες αποστολές με τις ίδιες διαδρομές, όγκους και διευθύνσεις δεν χρειάζεται πλέον να καταχωρούνται από την αρχή.
Με μερικά κλικ βλέπω την προηγούμενη αποστολή, τους όγκους και τον προορισμό. Δεν πληκτρολογώ πια τα πάντα ένα-ένα, δεν περιμένω email, δεν ψάχνω μέσα σε φύλλα Excel. Αυτό μόνο άλλαξε το πώς νιώθω τη δουλειά.
Mihkel Mäehans, Υπεύθυνος Μεταφορών στη Coop
Η αλλαγή επηρέασε και τον τρόπο που κυκλοφορεί η πληροφορία εντός του οργανισμού. Πριν από το Cargoson, κάθε τμήμα δούλευε με τα δικά του αρχεία. Τώρα, οι ομάδες προμηθειών, λογιστηρίου και logistics έχουν πρόσβαση στα ίδια δεδομένα σε ένα μέρος. «Αναδιοργανώσαμε σημαντικά τις εσωτερικές ροές πληροφοριών», λέει ο Oks. «Δεν υπάρχουν μυστικά. Αν κάποιος χρειαστεί μια ευρύτερη εικόνα, είναι όλα εκεί.»
Η λύση σε ένα πρόβλημα κόστους αγαθών που δεν αναζητούσαν
Ένα από τα πιο σημαντικά αποτελέσματα προέκυψε από μια πρόκληση που η ομάδα προσπαθούσε να λύσει ξεχωριστά: τον υπολογισμό του πλήρους κόστους αγαθών. Πρόσθετες χρεώσεις, όπως τελωνειακοί δασμοί, ειδικοί φόροι κατανάλωσης και άλλα έξοδα μεταφοράς, αντιστοιχίζονταν χειροκίνητα με τις αποδείξεις παραλαβής αγαθών, συγκεντρωμένα από email και λογιστικά αρχεία. Η σύνδεσή τους με συγκεκριμένες αποστολές ήταν χρονοβόρα, και τα πρόσθετα κόστη εμφανίζονταν συχνά εβδομάδες μετά την άφιξη των ίδιων των αγαθών.
«Ζούσαμε με την ευτυχή πεποίθηση ότι δεν υπήρχαν άλλα έξοδα για μια δεδομένη αποστολή, και μετά εμφανίζονταν από κάπου. Με μεγάλους όγκους, αυτό στρέβλωνε την εικόνα του κόστους αγαθών μας — οριακά, αλλά αρκετά για να έχει σημασία», εξηγεί ο Oks.
Δουλεύοντας μαζί οι ομάδες logistics, IT και λογιστηρίου, συνειδητοποίησαν ότι η απάντηση ήταν ήδη μπροστά τους.
«Είχαμε ήδη αυτό το περιβάλλον σε χρήση. Γιατί να ενσωματώσουμε κάτι επιπλέον; Αντ' αυτού, μπορούσαμε να δρομολογήσουμε μέσω του Cargoson και τους συνεργάτες που παρέχουν αυτές τις πρόσθετες υπηρεσίες — τελωνεία, ειδικούς φόρους, τα υπόλοιπα — και να συγκεντρώνουμε τα δεδομένα από το ίδιο σημείο», λέει ο Hannes. «Δεν είχαμε δει ότι μπορούσαμε να φτάσουμε εκεί. Αλλά εκεί καταλήξαμε.»
Σύγκριση τιμών χωρίς ατέλειωτη αλληλογραφία
Η αποστολή του ίδιου ερωτήματος μεταφοράς σε πολλαπλούς μεταφορείς ταυτόχρονα και η προβολή όλων των απαντήσεων σε μια ενιαία εικόνα έχει αντικαταστήσει αυτό που παλιά ήταν ένας κύκλος μεμονωμένων email και αναμονής. Η ομάδα μπορεί να συγκρίνει τις προσφορές δίπλα-δίπλα και να αποφασίσει γρήγορα.
Η ορατότητα δίνει επίσης στη Coop μια σαφέστερη καταγραφή της απόδοσης των μεταφορέων διαχρονικά. Ο Oks επισημαίνει ότι με ορισμένους μεταφορείς η Coop έχει διαπραγματευτεί σταθερές τιμές, και το να βλέπουν τις τιμές της αγοράς δίπλα σε αυτές τις τιμές τους βοηθά να κρίνουν πότε η συμφωνηθείσα τιμή παραμένει δίκαιη και πότε χρειάζεται επανεξέταση. «Γνωρίζουμε αρκετά καλά τους συνεργάτες μας», λέει, «αλλά πριν δεν είχαμε αποδείξεις. Τώρα έχουμε ιστορικό.»
Αυτή η διαφάνεια επεκτείνεται και στις ίδιες τις σχέσεις με τους μεταφορείς. Με περίπου δέκα βασικούς συνεργάτες μεταφοράς που διαχειρίζονται μέσω της πλατφόρμας, η προσέγγιση της Coop δεν είναι να πιέζει για τη χαμηλότερη δυνατή τιμή.
Η ακριβής μέτρηση της εξοικονόμησης κόστους ήταν δύσκολη, εν μέρει επειδή οι εισαγωγικοί όγκοι αυξήθηκαν σημαντικά την ίδια περίοδο, καθιστώντας δύσκολες τις άμεσες συγκρίσεις. Αυτό που έχει μεγαλύτερη σημασία για την ομάδα, λέει ο Hannes Oks, είναι η πρόσβαση στην καλύτερη διαθέσιμη τιμή στην αγορά τη στιγμή της παραγγελίας.
Γνώση που παραμένει στην εταιρεία
Ο Hannes Oks επισημαίνει επίσης κάτι λιγότερο ορατό αλλά εξίσου σημαντικό: τη θεσμική μνήμη. Με το παλιό σύστημα, το ιστορικό τιμών και τα δεδομένα απόδοσης μεταφορέων ήταν αποθηκευμένα σε προσωπικά υπολογιστικά φύλλα και εισερχόμενα email. Αν κάποιος έφευγε για διακοπές ή αποχωρούσε από την εταιρεία, αυτή η γνώση ήταν δύσκολο να μεταβιβαστεί.
«Πώς ξέρει ο επόμενος άνθρωπος ποιες υπηρεσίες χρησιμοποιούσαμε, σε ποιες τιμές, με ποια ποιότητα, και γιατί έγιναν αυτές οι επιλογές;» ρωτά. «Πριν, ήταν αδύνατο να το συσκευάσεις και να το παραδώσεις.»
Τώρα που το ιστορικό βρίσκεται στο σύστημα, η ομάδα μπορεί να καλύπτει ο ένας τον άλλον χωρίς να δημιουργείται σοβαρή αναστάτωση.
Παλιά ήταν πραγματικός πονοκέφαλος να αναπληρώσεις κάποιον άλλον. Αυτό δεν ισχύει πλέον.
Mihkel Mäehans, Υπεύθυνος Μεταφορών στη Coop
Σε ποιους απευθύνεται;
Όταν ρωτήθηκε σε ποιους θα πρότεινε το Cargoson, ο Oks είναι πρακτικός. «Αν διαχειρίζεστε ήδη σήμερα έναν σημαντικό όγκο μεταφορών χειροκίνητα, έχει νόημα να εξετάσετε τη μετάβαση σε ένα περιβάλλον όπου όλα τα δεδομένα σας βρίσκονται σε ένα μέρος, με πλήρη εικόνα κόστους», λέει. «Δεν χρειάζεται να είστε εταιρεία logistics, εισαγωγέας ή κάτι συγκεκριμένο. Ο καθοριστικός παράγοντας είναι ο όγκος και η διαχειρισιμότητα, όχι ο κλάδος.»
Για τη Coop, η δουλειά συνεχίζεται.
Είμαστε σίγουροι ότι αυτό το σπίτι δεν έχει τελειώσει — υπάρχουν ακόμα κρυφά οφέλη που περιμένουν να ανακαλυφθούν.
Hannes Oks, Διευθυντής Logistics στη Coop
Η Coop Εσθονίας είναι μία από τις 500+ εταιρείες που διαχειρίζονται μεταφορές πολλαπλών μεταφορέων μέσω του Cargoson. Θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί με τους δικούς σας μεταφορείς και το ERP σας;
Κλείστε μια δωρεάν διαβούλευση 30 λεπτών
Απλώς εξερευνάτε; Δείτε πώς το Cargoson ενσωματώνεται με το ERP σας ή συγκρίνετε επιλογές συστημάτων διαχείρισης μεταφορών.
LinkedIn
Cargoson
Ιστοσελίδα
