Coop: „Biztos vagyok benne, hogy még vannak rejtett lehetőségek, amelyeket nem fedeztünk fel."

A Coop Estonia Észtország egyik legnagyobb kiskereskedelmi szövetkezete, amely közel 320 üzletet működtet az ország egész területén, Coop, Konsum és Maksimarket márkanevek alatt. A központi szövetség, a Coop Eesti Keskühistu, közös szolgáltatásokat nyújt az összes tagszövetkezetnek, beleértve a központi logisztikát és az áruk közvetlen importját. Ahogy ez az arány növekedett, úgy nőtt a szállítást koordináló csapatra nehezedő igény is.

Hannes Oks logisztikai igazgató és Mihkel Mäehans szállítási vezető elmesélte, hogyan jutottak el a Cargosonhoz, és mi változott azóta. A platform bevezetése előtt a szállítási kérelmeket e-mailek, telefonhívások, üzenetek, Teams-hívások és két külön Excel-fájl kombinációjával kezelték – az egyikben a beérkezett árajánlatokat, a másikban a visszaigazolt küldeményeket tartották nyilván. Ahogy az import volumene növekedett, a csapat jobb megoldást keresett a folyamat kezelésére.

Óvatos kezdet

Mielőtt elkötelezte volna magát az új szoftver mellett, a Coop meg akart győződni arról, hogy a befektetés valóban megtérül. Hannes Oks számára az átállás a Cargosonra nem ment egyik napról a másikra. Akkoriban a Coop fuvarozási koordinátora munkaidejének mindössze körülbelül 10%-át töltötte szállítási koordinációval, és papíron egy dedikált szállításkezelő rendszer megtérülési esete nem volt egyértelmű.

„Kezdetben nem voltunk biztosak abban, hogy a befektetés indokolt-e – nem volt akkora volumenünk, amely általában alátámasztja az ilyen döntést" – idézi fel Hannes Oks. A döntést végül egy olyan megbeszélés billentette át, amely túlmutatott a szokásos demón.

„Találkoztunk a Cargoson csapatával, és megmutattuk nekik, mit csinálunk ma és hogyan. Ahogy beszélgettünk, olyan megoldások váltak láthatóvá, amelyeket korábban nem láttunk" – mondja.

Eljutottunk arra a pontra, ahol már láttuk, hogy szükségünk van ilyen szoftverre. És ahogy elkezdi az ember használni, úgy nő az igény is. Biztos vagyok benne, hogy még vannak rejtett lehetőségek, amelyeket nem fedeztünk fel.

Hannes Oks, logisztikai igazgató, Coop

A fuvarozók bekapcsolása simábban ment, mint várták. A legtöbbjük már rajta volt a platformon, a többiek pedig gyorsan alkalmazkodtak.

Szétszórt fájloktól az egységes közös áttekintésig

A Cargoson előtt a helyzet sok, hasonló méretű vállalatéhoz hasonlított. „Excel, e-mail, telefon" – így foglalja össze Mihkel Mäehans a régi munkamódszert.

Az egyetlen platformra való átállás gyorsan megváltoztatta a mindennapokat. Az azonos útvonalakkal, volumenekkel és címekkel ismétlődő küldeményeket már nem kell nulláról bevinni a rendszerbe.

Néhány kattintással látom az előző küldeményt, a volumeneket és a célállomást. Már nem kell mindent egyenként begépelni, e-mailekre várni, Excel-táblázatokat böngészni. Ez önmagában megváltoztatta a munka érzését.

Mihkel Mäehans, szállítási vezető, Coop

Az átállás azt is megváltoztatta, hogyan áramlik az információ a szervezeten belül. A Cargoson előtt minden részleg a saját fájljaiból dolgozott. Most a beszerzési, a pénzügyi és a logisztikai csapat egyaránt hozzáfér ugyanazokhoz az adatokhoz, egyetlen helyen. „Alaposan felráztuk a belső információáramlásunkat" – mondja Oks. „Nincsenek titkok. Ha valakinek átfogóbb képre van szüksége, minden ott van."

Egy áruköltség-probléma megoldása, amelyet nem is terveztek megoldani

Az egyik legjelentősebb eredmény egy olyan kihívásból fakadt, amellyel a csapat külön-külön próbált megbirkózni: az áruk teljes költségének kiszámításával. Az olyan járulékos tételeket, mint a vámok, jövedéki díjak és egyéb szállítási költségek, korábban kézzel párosították az áruátvételekhez, e-mailekből és könyvelési nyilvántartásokból gyűjtve össze az adatokat. Ezeket visszavezetni az egyes küldeményekhez lassú folyamat volt, és a járulékos költségek sokszor hetekkel az áruk megérkezése után bukkantak fel.

„Abban a boldog hitben éltünk, hogy egy adott küldeménynek már nincsenek több pluszköltségei, aztán valahonnan mégis előkerültek. Nagy volumen esetén ez torzította az áruköltség-képünket – marginálisan, de éppen annyira, hogy számítson" – magyarázza Oks.

A logisztikai, IT- és pénzügyi csapat közösen dolgozva rájött, hogy a megoldás már a kezük ügyében volt.

„Ez a környezet már rendelkezésünkre állt. Miért integráljunk valami mást? Ehelyett azokat a partnereket, akik ezeket a járulékos szolgáltatásokat nyújtják – vámkezelés, jövedéki díjak és a többi –, szintén a Cargosononon keresztül kapcsolhattuk be, és ugyanazon a helyen gyűjthetjük az adatokat" – mondja Hannes. „Nem láttuk, hogy idáig is eljuthatunk. De mégis idáig jutottunk."

Árak összehasonlítása oda-vissza levelezés nélkül

Az, hogy ugyanazt a fuvarozási megkeresést egyszerre lehet elküldeni több fuvarozónak, és az összes választ egyetlen nézetben látni, felváltotta azt, ami korábban egyéni e-mailek sorozatát és várakozást jelentett. A csapat egymás mellett összehasonlíthatja az ajánlatokat, és gyorsan dönthet.

Az átláthatóság azt is lehetővé teszi, hogy a Coop pontosabb képet kapjon arról, hogyan teljesítenek a fuvarozók idővel. Oks megjegyzi, hogy egyes fuvarozókkal a Coop rögzített díjakat kötött ki, és a piaci árak ezek melletti megjelenítése segít megítélni, mikor még igazságos a megállapodott ár, és mikor érdemes újratárgyalni. „Elég jól ismerjük a partnereinket" – mondja –, „de korábban nem volt rá bizonyítékunk. Most már van nyilvántartásunk."

Ez az átláthatóság a fuvarozói kapcsolatokra is kiterjed. A platformon keresztül kezelt körülbelül tíz fő fuvarozói partnerrel a Coop megközelítése nem a lehető legalacsonyabb ár elérése.

A pontos költségmegtakarítás mérése nehéznek bizonyult, részben azért, mert az import volumene ugyanebben az időszakban jelentősen megnőtt, ami megnehezíti a közvetlen összehasonlítást. Ami a csapat számára fontosabb – mondja Hannes Oks –, az az, hogy a foglalás pillanatában a piacon elérhető legjobb árajánlathoz férjenek hozzá.

A tudás, amely a cégnél marad

Hannes Oks egy kevésbé látható, de ugyanolyan fontos dologra is felhívja a figyelmet: az intézményi emlékezetre. A régi rendszerben az árazási előzmények és a fuvarozói teljesítményadatok személyes táblázatokban és e-mail-postaládákban éltek. Ha valaki szabadságra ment vagy elhagyta a céget, ezt a tudást nehéz volt átadni.

„Honnan tudja a következő ember, hogy milyen szolgáltatásokat vettünk igénybe, milyen áron, milyen minőségben, és miért születtek azok a döntések?" – teszi fel a kérdést. „Korábban lehetetlen volt ezt összecsomagolni és átadni."

Most, hogy az előzmények a rendszerben vannak, a csapat tagjai gond nélkül helyettesíthetik egymást, anélkül hogy ez komoly fennakadást okozna.

Korábban valódi fejfájást okozott valaki más helyett beugrani. Ez már nem így van.

Mihkel Mäehans, szállítási vezető, Coop

Kinek érdemes megfontolnia?

Amikor megkérdezték, kinek ajánlaná a Carbosont, Oks gyakorlatias marad. „Ha már van egy jelentős fuvarozási volumened, amelyet ma manuálisan kezelsz, érdemes megfontolni az átállást egy olyan környezetre, ahol minden adatod egy helyen van, teljes költségáttekintéssel" – mondja. „Nem kell logisztikai cégnek, importőrnek vagy bármilyen konkrét iparágnak lenni. A döntő tényező a volumen és a kezelhetőség, nem az iparág."

A Coop számára a munka folytatódik.

Biztosak vagyunk benne, hogy ez a ház még nincs kész – még vannak rejtett lehetőségek.

Hannes Oks, logisztikai igazgató, Coop

A Coop Estonia egyike annak a 500+ vállalatnak, amely a Cargosononon keresztül kezeli több fuvarozós szállítmányait. Szeretné látni, hogyan működik az Ön fuvarozóival és ERP-rendszerével?

Foglaljon ingyenes 30 perces konzultációt

Csak tájékozódik? Nézze meg, hogyan integrálódik a Cargoson az Ön ERP-rendszerével, vagy hasonlítsa össze a szállításkezelő rendszereket.