Wie SomnoMed die Zeit für die Etikettenerstellung mit einer NetSuite-Integration um 78 % reduziert hat

SomnoMed Group ist der weltweit größte Hersteller oraler Schlafapnoe-Geräte und in 28 Ländern tätig. Das in Sydney, Australien, ansässige Unternehmen entwickelt und produziert maßgefertigte Unterkieferprotrusionsschienen, die von Zahnärzten zur Behandlung der obstruktiven Schlafapnoe verschrieben werden. Jedes Gerät wird individuell nach dem Gebissabdruck des Patienten gefertigt, in einer zentralen Produktionsstätte in Manila hergestellt und anschließend an Distributionszentren in ganz Europa geliefert. Von dort aus bereiten lokale Teams die ausgehenden Sendungen an Zahnarztpraxen in Frankreich, Deutschland, den Niederlanden, den nordischen Ländern und darüber hinaus vor.

Da in jedem Land mehrere Transportunternehmen im Einsatz sind und täglich eine große Anzahl von Sendungen anfällt, war die Verwaltung der ausgehenden Logistik aus diesen Standorten sehr arbeitsintensiv. So hat SomnoMed das Problem mit Cargosons Multicarrier-Transportmanagement-Software gelöst.

Emmanuelle Morice, Director Customer Experience and Operations Europe, verantwortete die Einführung von Cargoson im gesamten europäischen Betrieb – beginnend mit dem Standort in Frankreich.

Vor Cargoson verwaltete jeder Standort seine Sendungen, indem sich die Mitarbeiter in die jeweiligen Carrier-Portale einloggten und Labels manuell erstellten. In Ländern mit zwei oder drei Transportunternehmen bedeutete das, denselben Vorgang für jeden einzelnen Auftrag in mehreren Systemen zu wiederholen.

„Manche Länder haben ein, zwei oder sogar drei Transportunternehmen. Wir mussten in die Oberfläche jedes Anbieters gehen und das Label einzeln erstellen. Wenn mehrere Pakete für denselben Kunden vorlagen, mussten wir Gewicht und Referenzen für jedes Paket manuell ermitteln. Das war sehr zeitaufwendig", erklärt Emmanuelle.

Dazu kam ein wiederkehrendes Problem: Viele Zahnarzt-Kunden von SomnoMed sind an mehreren Standorten tätig. Beim manuellen Erstellen von Labels wurde gelegentlich die falsche Lieferadresse ausgewählt, sodass das Paket den Standort in Richtung eines völlig falschen Ortes verließ.

SomnoMed setzt NetSuite als ERP ein. Das Ziel war, alle europäischen Transportunternehmen ohne separate Integration für jeden einzelnen Anbieter an NetSuite anzubinden. Das Logistik-IT-Team von SomnoMed fand in Cargoson die passende Lösung.

Die Integration startete in Frankreich als erstem Land mit einer vollständigen NetSuite-Anbindung. Sobald der Versandschritt in NetSuite abgeschlossen ist, können Labels in einem Durchgang generiert und in der Reihenfolge der Verkaufsauftragsnummern gedruckt werden – was der Reihenfolge der Rechnungen entspricht und die Abstimmung deutlich vereinfacht. Cargoson hat diese individuelle Sortierfunktion eigens für den Arbeitsablauf von SomnoMed entwickelt.

Die Auswirkungen auf das französische Büro waren sofort spürbar und messbar.

Das entspricht einer Zeitersparnis von 78 % bei der täglichen Etikettenerstellung.

Auch die Fehler durch falsche Adressen gehören der Vergangenheit an. Da Sendungen nun direkt aus dem Auftrag in NetSuite generiert werden – wo der Kunde beim Kauf seinen Lieferstandort ausgewählt hat –, wird die Adresse automatisch übernommen. Eine manuelle Auswahl entfällt, und damit auch jede Möglichkeit für diese Art von Fehler.

Die Einführung von Cargoson an mehreren europäischen Standorten nahm Zeit in Anspruch. Wie bei den meisten Transportmanagement-Software-Einführungen gab es anfangs Vorbehalte. Die Teams erhielten eine fundierte Schulung sowie Referenzmaterialien, und das Feedback wurde positiv, sobald das System im Einsatz war.

Standorte, die der Umstellung zunächst skeptisch gegenüberstanden, meldeten sich nach der Einführung durchweg mit positivem Feedback zurück.

Über die alltäglichen Effizienzgewinne hinaus eröffnete Cargoson SomnoMed eine Reporting-Möglichkeit, die zuvor nicht existierte. Das Unternehmen nutzt nun Carrier-Daten aus Cargoson als einen von zwei Zeitstempeln, um zu messen, wie lange jeder Standort benötigt, um eine ausgehende Sendung zu bearbeiten und zu versenden. Diese Messung läuft vom Moment des Eintreffens eines Pakets aus Manila bis zu dem Moment, in dem das Transportunternehmen es abholt.

„Vorher tappten wir völlig im Dunkeln. In anderen Regionen ist die Messung dieses KPIs unkompliziert, weil es nur ein Transportunternehmen gibt. In Europa, mit verschiedenen Anbietern in verschiedenen Ländern, hatten wir überhaupt keine Daten. Jetzt schon", stellt Emmanuelle fest.

Die Daten ermöglichen es dem Management, Auffälligkeiten zu erkennen. Wenn ein Standort zehn Tage für etwas benötigt, das eigentlich zwei Tage dauern sollte, ist das jetzt sichtbar. Außerdem helfen die Daten dabei, Personalentscheidungen zu begründen: Das Management kann nun erkennen, ob der Betrieb effizient läuft und ob mehr oder weniger Mitarbeiter für die Logistik benötigt werden.

Die Reaktionsschnelligkeit des Cargoson-Teams hob Emmanuelle besonders hervor. Da Büros in mehreren Ländern zu unterschiedlichen Zeitpunkten live gingen, machte die Möglichkeit, kurzfristig Schulungstermine zu vereinbaren, einen spürbaren Unterschied.

„Was ich am Cargoson-Team wirklich geschätzt habe, ist, dass sie immer verfügbar waren, wenn wir Schulungen für die Einrichtung brauchten. Sie haben uns nicht einfach allein damit gelassen. Auch das IT-Team: Am Anfang gab es immer kleine Fragen und kleinere Einrichtungsprobleme, und sie haben immer schnell reagiert. Das ist wirklich hilfreich", ergänzt Emmanuelle.

Heute verwalten SomnoMeds europäische Standorte alle ausgehenden Sendungen über eine einzige Plattform, die mit NetSuite verbunden ist. Was in Frankreich früher 90 Minuten manuelle Etikettenerstellung kostete, dauert jetzt 20 Minuten. Adressfehler durch manuelle Eingabe sind verschwunden. Das Management hat erstmals Einblick in die Versandzeiten aller Standorte. Und die Teams, die der Umstellung anfangs skeptisch gegenüberstanden, wollen heute nicht mehr zurück. Für ein Medizintechnikunternehmen, das maßgefertigte Produkte über mehrere Transportunternehmen in jedem Land an Zahnarztpraxen in ganz Europa versendet, ist genau das der entscheidende Unterschied.


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