SomnoMed, etiket oluşturma süresini tek bir NetSuite entegrasyonuyla %78 kısalttı

SomnoMed Group, ağız içi uyku apnesi cihazlarının dünya genelindeki en büyük tedarikçisidir ve 28 ülkede faaliyet göstermektedir. Merkezi Avustralya'nın Sidney şehrinde bulunan şirket, diş hekimleri tarafından tıkayıcı uyku apnesinin tedavisinde reçete edilen, hastanın diş izine göre özel olarak üretilen mandibular ilerleme cihazları geliştirmekte ve imal etmektedir. Her cihaz, Manila'daki merkezi üretim tesisinde hastaya özel olarak üretilmekte ve ardından Avrupa genelindeki dağıtım merkezlerine gönderilmektedir. Yerel ekipler bu merkezlerden Fransa, Almanya, Hollanda, İskandinav ülkeleri ve daha pek çok ülkedeki diş hekimlerine ve diş kliniklerine giden sevkiyatları hazırlamaktadır.

Her ülkede birden fazla taşıyıcıyla çalışılması ve günlük sevkiyat hacminin yüksek olması, bu merkezlerdeki giden lojistiği yönetimini oldukça emek yoğun bir hale getiriyordu. SomnoMed'in Cargoson'ın çoklu taşıyıcı taşımacılık yönetim yazılımıyla bu sorunu nasıl çözdüğünü aşağıda anlatıyoruz.

Avrupa Müşteri Deneyimi ve Operasyon Direktörü Emmanuelle Morice, Cargoson'ın Avrupa operasyonuna entegrasyonunu Fransa merkezinden başlayarak yönetti.

Cargoson öncesinde her merkez, sevkiyatları her taşıyıcının portalına ayrı ayrı giriş yaparak ve etiketleri manuel olarak oluşturarak yönetiyordu. İki ya da üç taşıyıcıyla çalışılan ülkelerde bu, her sipariş için aynı sürecin birden fazla sistemde tekrarlanması anlamına geliyordu.

"Bazı ülkelerde bir, iki, hatta üç taşıyıcı var. Her taşıyıcının arayüzüne girip etiketi tek tek oluşturuyorduk. Aynı müşteriye birden fazla paket gidecekse her birinin ağırlığını ve referanslarını manuel olarak hesaplamamız gerekiyordu. Çok zaman alıyordu" diye açıklıyor Emmanuelle.

Bir de sürekli tekrarlanan bir hata vardı: SomnoMed'in diş hekimi müşterilerinin büyük bölümü birden fazla klinikte çalışıyordu. Personel etiketleri manuel oluştururken zaman zaman yanlış teslimat adresini seçiyordu ve paket merkezden tamamen yanlış bir yere gönderiliyordu.

SomnoMed, ERP sistemi olarak NetSuite kullanmaktadır. Amaç, Avrupa'daki farklı taşıyıcıları her biri için ayrı bir entegrasyon geliştirmek zorunda kalmadan NetSuite'e bağlayacak bir çözüm bulmaktı. SomnoMed'in lojistik BT ekibi bu çözümü Cargoson'da buldu.

Entegrasyon, tam NetSuite bağlantısıyla canlıya geçen ilk ülke olan Fransa'dan başladı. NetSuite'teki gönderim adımı tamamlandığında etiketler toplu olarak oluşturulabiliyor ve satış sipariş numarasına göre sıralanmış şekilde yazdırılabiliyor; bu sıralama, faturaların yazdırılma düzeniyle örtüştüğünden mutabakatı da kolaylaştırıyor. Cargoson bu özel sıralama özelliğini SomnoMed'in iş akışına özel olarak geliştirdi.

Fransa ofisindeki etki hem anlık hem de ölçülebilir oldu.

Bu, günlük etiket oluşturmaya harcanan sürede %78'lik bir azalma anlamına geliyor.

Yanlış adres hataları da tamamen geçmişte kaldı. Sevkiyatlar artık doğrudan NetSuite'teki siparişten oluşturulduğundan, müşterinin satın alma sırasında seçtiği teslimat adresi otomatik olarak sisteme aktarılıyor. Manuel seçim olmadığı için bu tür hataların oluşması da mümkün değil.

Cargoson'ı birden fazla Avrupa merkezine yaymak zaman aldı. Çoğu taşımacılık yönetim yazılımı geçişinde olduğu gibi, başlangıçta bazı ekiplerden direnç geldi. Ekiplere gerekli eğitimler ve referans materyaller sağlandı; sistem yerleştikten sonra geri bildirimler olumluya döndü.

Başlangıçta değişime direnen ofisler, sistem hayata geçtikten sonra tutarlı biçimde olumlu geri bildirim verdi.

Günlük verimlilik kazanımlarının ötesinde, Cargoson SomnoMed'e daha önce sahip olmadığı bir raporlama kapasitesi kazandırdı. Şirket artık Cargoson'dan gelen taşıyıcı verilerini, her merkezin giden bir sevkiyatı işleyip göndermesinin ne kadar sürdüğünü ölçmek için kullandığı iki zaman damgasından biri olarak kullanıyor. Bu ölçüm, paketin Manila'dan geldiği andan taşıyıcının teslim aldığı ana kadar geçen süreyi kapsıyor.

"Önceden tamamen karanlıktaydık. Diğer bölgelerde bu KPI'ı ölçmek kolay çünkü tek bir taşıyıcı var. Avrupa'da ise farklı ülkelerde farklı taşıyıcılar olduğundan hiç verimiz yoktu. Artık var," diyor Emmanuelle.

Bu veriler yönetimin anormallikleri tespit etmesini sağlıyor. Bir merkezin iki günde tamamlanması gereken bir işi on günde yapıyor olması artık görünür hale geliyor. Aynı zamanda personel kararlarını gerekçelendirmeye de yardımcı oluyor: yönetim artık operasyonların verimli yürüyüp yürümediğini ve lojistiği yönetmek için daha fazla ya da daha az personele ihtiyaç olup olmadığını net biçimde görebiliyor.

Cargoson ekibinin hızlı yanıt verme kapasitesi, Emmanuelle'in özellikle vurguladığı bir nokta oldu. Birden fazla ülkedeki ofis farklı zamanlarda canlıya geçtiğinden, kısa süre içinde eğitim oturumu ayarlayabilmek pratikte büyük fark yarattı.

"Cargoson ekibinde en çok takdir ettiğim şey, kurulum için eğitime ihtiyaç duyduğumuzda her zaman müsait olmalarıydı. Bizi kendi başımıza çözmeye bırakmadılar. BT ekibi de dahil: başlangıçta her zaman küçük sorular ve küçük kurulum sorunları çıkıyordu, onlar da her zaman hızlı yanıt verdiler. Bu gerçekten çok yardımcı oldu" diye ekliyor Emmanuelle.

Bugün SomnoMed'in Avrupa merkezleri tüm giden sevkiyatları NetSuite'e bağlı tek bir platform üzerinden yönetiyor. Fransa'da 90 dakika süren manuel etiket oluşturma işlemi artık 20 dakikaya indi. Manuel veri girişinden kaynaklanan adres hataları tamamen ortadan kalktı. Yönetim, tüm merkezlerdeki sevkiyat sürelerini ilk kez net biçimde görebiliyor. Değişime başlangıçta direnen ekipler ise artık eski sisteme dönmeyi kesinlikle reddediyor. Avrupa genelinde her ülkede birden fazla taşıyıcıyla çalışarak diş hekimlerine özel ürünler gönderen bir medikal cihaz şirketi için ihtiyaç duyulan tam da buydu.


SomnoMed, çoklu taşıyıcı yük yönetimini Cargoson üzerinden gerçekleştiren 500'den fazla şirketten biridir. Kendi taşıyıcılarınız ve ERP sisteminizle nasıl çalıştığını görmek ister misiniz?

Ücretsiz 30 dakikalık danışmanlık randevusu alın

Henüz araştırma aşamasında mısınız? Cargoson'ın ERP sisteminizle nasıl entegre olduğuna göz atın ya da TMS seçeneklerini karşılaştırın.