Cum a redus SomnoMed timpul de creare a etichetelor cu 78% printr-o singură integrare NetSuite

SomnoMed Group este cel mai mare furnizor mondial de dispozitive orale pentru apneea în somn și activează în 28 de țări. Cu sediul central în Sydney, Australia, compania dezvoltă și fabrică dispozitive de avansare mandibulară personalizate, prescrise de stomatologi pentru tratarea apneei obstructive în somn. Fiecare dispozitiv este realizat la comandă, pe baza amprentelor dentare ale pacientului, produs la o fabrică centrală din Manila și expediat ulterior către hub-uri de distribuție din toată Europa. De acolo, echipele locale pregătesc expedierile către stomatologi și cabinete dentare din Franța, Germania, Țările de Jos, țările nordice și nu numai.

Cu mai mulți transportatori activi în fiecare țară și un volum ridicat de expedieri zilnice, gestionarea logisticii de ieșire din aceste hub-uri era un proces care consuma mult timp. Iată cum au rezolvat această problemă cu ajutorul software-ului de management al transporturilor cu mai mulți transportatori de la Cargoson.

Emmanuelle Morice, Director de Experiență Clienți și Operațiuni Europa, a coordonat implementarea Cargoson în operațiunea europeană, începând cu hub-ul din Franța.

Înainte de Cargoson, fiecare hub gestiona expedierile autentificându-se în portalurile individuale ale transportatorilor și creând etichetele manual. În țările cu doi sau trei transportatori, asta însemna repetarea aceluiași proces în mai multe sisteme pentru fiecare comandă în parte.

„Unele țări au unul, doi sau chiar trei transportatori. Intram în interfața fiecărui transportator și creem eticheta individual. Dacă existau mai multe colete pentru același client, trebuia să calculăm manual greutatea și referințele pentru fiecare. Era un proces care consuma mult timp," explică Emmanuelle.

Exista și o eroare recurentă: mulți dintre clienții stomatologi ai SomnoMed activează în mai multe locații. Când personalul crea etichetele manual, uneori selecta adresa de livrare greșită. Coletul pleca din hub îndreptat complet spre locația nepotrivită.

SomnoMed folosește NetSuite ca sistem ERP. Obiectivul era să găsească o modalitate de a conecta toți transportatorii europeni la NetSuite fără a construi o integrare separată pentru fiecare. Echipa IT de logistică a SomnoMed a identificat Cargoson ca soluție.

Integrarea a început cu Franța, prima țară care a trecut la o conexiune completă cu NetSuite. Odată finalizat pasul de expediere în NetSuite, etichetele pot fi generate în bloc și tipărite în ordine, sortate după numărul comenzii de vânzare — ceea ce corespunde modului în care sunt tipărite facturile și simplifică reconcilierea. Cargoson a dezvoltat această funcție de sortare personalizată special pentru fluxul de lucru al SomnoMed.

Impactul asupra biroului din Franța a fost imediat și măsurabil.

Aceasta reprezintă o reducere de 78% a timpului petrecut zilnic cu crearea etichetelor.

Erorile de adresă greșită au dispărut complet. Deoarece expedierile sunt acum generate direct din comanda din NetSuite — unde clientul și-a selectat locația de livrare în momentul achiziției — adresa este preluată automat. Nu mai există nicio selecție manuală, deci nu mai există posibilitatea acestui tip de greșeală.

Implementarea Cargoson în mai multe hub-uri europene a necesitat timp. Ca în cazul majorității implementărilor de software de management al transporturilor, adoptarea a întâmpinat inițial o oarecare rezistență. Echipele au primit instruire corespunzătoare și materiale de referință, iar feedback-ul a devenit pozitiv odată ce sistemul a fost pus în funcțiune.

Birourile care inițial au rezistat schimbării au revenit în mod constant cu feedback pozitiv după ce sistemul a fost implementat.

Dincolo de câștigurile de eficiență din activitatea zilnică, Cargoson a deschis o capacitate de raportare pe care SomnoMed nu o avusese anterior. Compania folosește acum datele despre transportatori din Cargoson ca unul dintre cele două marcaje temporale pentru a măsura cât timp îi ia fiecărui hub să proceseze și să expedieze o trimitere. Această măsurătoare acoperă intervalul de la momentul în care un colet sosește din Manila până în momentul în care transportatorul îl preia.

„Înainte, eram complet în ceață. În alte regiuni, măsurarea acestui KPI este simplă, deoarece există un singur transportator. În Europa, cu transportatori diferiți în țări diferite, nu aveam niciun fel de date. Acum avem," notează Emmanuelle.

Datele permit conducerii să identifice anomaliile. Dacă un hub durează zece zile să expedieze ceea ce ar trebui să dureze două, acum este vizibil. Ajută, de asemenea, la justificarea deciziilor privind personalul. Conducerea poate vedea acum dacă operațiunile funcționează eficient și dacă sunt necesare mai multe sau mai puține persoane pentru a gestiona logistica.

Disponibilitatea echipei Cargoson a fost ceva pe care Emmanuelle l-a subliniat în mod special. Cu birouri din mai multe țări care intrau în funcțiune la momente diferite, posibilitatea de a organiza sesiuni de instruire cu scurt preaviz a făcut o diferență practică reală.

„Ceea ce am apreciat cu adevărat la echipa Cargoson este că s-au făcut disponibili ori de câte ori aveam nevoie de instruire pentru configurare. Nu ne-au lăsat pur și simplu să ne descurcăm singuri. Chiar și echipa IT: la început existau întotdeauna întrebări mici și probleme mici de configurare, iar ei răspundeau întotdeauna rapid. Asta ajută enorm," adaugă Emmanuelle.

Astăzi, hub-urile europene ale SomnoMed gestionează toate expedierile printr-o singură platformă conectată la NetSuite. Ceea ce înainte dura 90 de minute de creare manuală a etichetelor în Franța durează acum 20 de minute. Erorile de adresă cauzate de introducerea manuală a datelor au dispărut. Conducerea are vizibilitate asupra timpilor de expediere din fiecare hub pentru prima dată. Iar echipele care inițial au rezistat schimbării refuză acum să revină la vechea metodă. Pentru o companie de dispozitive medicale care expediază produse personalizate către stomatologi din toată Europa prin mai mulți transportatori în fiecare țară, exact asta aveau nevoie.


SomnoMed este una dintre cele 500+ companii care gestionează transportul cu mai mulți transportatori prin Cargoson. Vrei să vezi cum funcționează cu transportatorii și ERP-ul tău?

Programează o consultație gratuită de 30 de minute

Explorezi opțiunile? Vezi cum se integrează Cargoson cu ERP-ul tău sau compară opțiunile de software de management al transporturilor.