Comment SomnoMed a réduit de 78 % le temps de création des étiquettes grâce à une intégration NetSuite

SomnoMed Group est le premier fournisseur mondial de dispositifs oraux contre l'apnée du sommeil, présent dans 28 pays. Dont le siège social est à Sydney, en Australie, l'entreprise développe et fabrique des orthèses d'avancée mandibulaire sur mesure, prescrites par des dentistes pour traiter l'apnée obstructive du sommeil. Chaque dispositif est fabriqué à partir des empreintes dentaires du patient, produit dans une usine centrale à Manille, puis expédié vers des hubs de distribution en Europe. À partir de là, les équipes locales préparent les expéditions sortantes à destination des dentistes et des cabinets dentaires en France, en Allemagne, aux Pays-Bas, dans les pays nordiques et au-delà.

Avec plusieurs transporteurs par pays et un volume élevé d'expéditions quotidiennes, la gestion de la logistique sortante depuis ces hubs était particulièrement chronophage. Voici comment SomnoMed a résolu ce problème grâce au logiciel d'expédition multi-transporteurs de Cargoson.

Emmanuelle Morice, Directrice de l'Expérience Client et des Opérations Europe, a supervisé le déploiement de Cargoson sur l'ensemble de l'opération européenne, en commençant par le hub français.

Avant Cargoson, chaque hub gérait ses expéditions en se connectant individuellement aux portails de chaque transporteur et en créant les étiquettes manuellement. Dans les pays où deux ou trois transporteurs étaient actifs, cela signifiait répéter le même processus sur plusieurs systèmes différents pour chaque commande.

« Certains pays ont un, deux, voire trois transporteurs. On se connectait à l'interface de chaque transporteur et on créait l'étiquette individuellement. S'il y avait plusieurs colis pour le même client, il fallait calculer manuellement le poids et les références pour chacun. C'était très chronophage », explique Emmanuelle.

Un autre problème revenait régulièrement : beaucoup de dentistes clients de SomnoMed exercent sur plusieurs sites. Lorsque les équipes créaient les étiquettes manuellement, il arrivait qu'elles sélectionnent la mauvaise adresse de livraison. Le colis quittait alors le hub en direction d'un site qui n'était pas le bon.

SomnoMed utilise NetSuite comme ERP. L'objectif était de trouver un moyen de connecter l'ensemble de ses transporteurs européens à NetSuite sans avoir à développer une intégration distincte pour chacun. L'équipe IT logistique de SomnoMed a identifié Cargoson comme la solution adaptée.

L'intégration a démarré avec la France, premier pays à basculer sur une connexion NetSuite complète. Une fois l'étape d'expédition finalisée dans NetSuite, les étiquettes peuvent être générées en masse et imprimées en séquence, classées par numéro de commande client — ce qui correspond à l'ordre d'impression des factures et simplifie le rapprochement comptable. Cargoson a développé cette fonctionnalité de tri personnalisée spécifiquement pour le flux de travail de SomnoMed.

L'impact sur le bureau français a été immédiat et mesurable.

Soit une réduction de 78 % du temps consacré à la création quotidienne des étiquettes.

Les erreurs de mauvaise adresse ont également été éliminées. Les expéditions étant désormais générées directement depuis la commande dans NetSuite — où le client a sélectionné son site de livraison au moment de l'achat —, l'adresse est reprise automatiquement. Sans saisie manuelle, ce type d'erreur devient tout simplement impossible.

Le déploiement de Cargoson sur plusieurs hubs européens a pris du temps. Comme pour la plupart des déploiements de logiciels de gestion des transports, l'adoption a suscité quelques résistances au départ. Les équipes ont bénéficié d'une formation adaptée et de supports de référence, et les retours sont devenus positifs dès que le système a été en place.

Les bureaux qui avaient d'abord résisté ont systématiquement fait part de retours positifs une fois le système opérationnel.

Au-delà des gains d'efficacité au quotidien, Cargoson a ouvert à SomnoMed des capacités de reporting qu'elle n'avait pas auparavant. L'entreprise utilise désormais les données transporteurs issues de Cargoson comme l'un des deux horodatages permettant de mesurer le temps que met chaque hub à traiter et expédier une commande sortante. Cette mesure court du moment où un colis arrive de Manille jusqu'au moment où le transporteur vient le collecter.

« Avant, nous étions complètement dans le noir. Dans d'autres régions, mesurer ce KPI est simple car il n'y a qu'un seul transporteur. En Europe, avec des transporteurs différents selon les pays, nous n'avions aucune donnée. Maintenant, nous en avons », souligne Emmanuelle.

Ces données permettent à la direction de détecter les anomalies. Si un hub met dix jours à expédier ce qui devrait en prendre deux, c'est désormais visible. Elles aident également à justifier les décisions en matière de ressources humaines : la direction peut maintenant évaluer si les opérations tournent efficacement et si le volume logistique nécessite plus ou moins de personnel.

Emmanuelle a tenu à souligner la réactivité de l'équipe Cargoson. Avec des bureaux dans plusieurs pays qui passaient en production à des moments différents, la possibilité d'organiser des sessions de formation à court préavis a fait une vraie différence dans la pratique.

« Ce que j'ai vraiment apprécié chez l'équipe Cargoson, c'est qu'ils se sont rendus disponibles chaque fois que nous avions besoin d'une formation pour la mise en place. Ils ne nous ont pas laissés nous débrouiller seuls. Même du côté IT : il y avait toujours de petites questions et de petits problèmes de configuration au démarrage, et ils répondaient toujours rapidement. C'est vraiment utile », ajoute Emmanuelle.

Aujourd'hui, les hubs européens de SomnoMed gèrent toutes leurs expéditions sortantes via une seule plateforme connectée à NetSuite. Ce qui prenait 90 minutes de création manuelle d'étiquettes en France n'en prend plus que 20. Les erreurs d'adresse liées à la saisie manuelle ont disparu. La direction dispose pour la première fois d'une visibilité sur les délais d'expédition dans chaque hub. Et les équipes qui avaient d'abord résisté au changement refusent aujourd'hui d'y renoncer. Pour une entreprise de dispositifs médicaux qui expédie des produits sur mesure vers des dentistes partout en Europe, en faisant appel à plusieurs transporteurs dans chaque pays, c'est exactement ce dont elle avait besoin.


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