Como a SomnoMed reduziu o tempo de criação de etiquetas em 78% com uma integração ao NetSuite

SomnoMed Group é o maior fornecedor mundial de dispositivos orais para apneia do sono e opera em 28 países. Com sede em Sydney, na Austrália, a empresa desenvolve e fabrica dispositivos de avanço mandibular feitos por medida, prescritos por dentistas para tratar a apneia obstrutiva do sono. Cada dispositivo é produzido de acordo com as impressões dentárias do paciente, fabricado numa instalação central em Manila e depois enviado para centros de distribuição na Europa. A partir daí, as equipas locais preparam os envios para dentistas e clínicas dentárias em França, Alemanha, Países Baixos, países nórdicos e além.

Com várias transportadoras a operar em cada país e um elevado volume de envios diários, gerir a logística de saída a partir destes centros era um processo trabalhoso. Eis como a SomnoMed resolveu o problema com o software de envio multi-transportadora da Cargoson.

Emmanuelle Morice, Diretora de Experiência do Cliente e Operações para a Europa, supervisionou a implementação do Cargoson em toda a operação europeia, começando pelo centro de distribuição em França.

Antes do Cargoson, cada centro geria os envios acedendo individualmente aos portais de cada transportadora e criando as etiquetas de forma manual. Nos países com duas ou três transportadoras, isso significava repetir o mesmo processo em vários sistemas para cada encomenda.

"Há países com uma, duas ou até três transportadoras. Tínhamos de entrar na interface de cada uma e criar a etiqueta individualmente. Se houvesse vários volumes para o mesmo cliente, tínhamos de calcular manualmente o peso e as referências de cada um. Era muito moroso", explica Emmanuelle.

Havia ainda um erro recorrente: muitos dos clientes dentistas da SomnoMed exercem em vários locais. Quando as equipas criavam as etiquetas manualmente, por vezes selecionavam a morada de entrega errada. O volume saía do centro com destino ao local errado.

A SomnoMed utiliza o NetSuite como ERP. O objetivo era encontrar uma forma de ligar as várias transportadoras europeias ao NetSuite sem ter de construir uma integração separada para cada uma. A equipa de TI de logística da SomnoMed encontrou na Cargoson a solução para esse desafio.

A integração começou em França, o primeiro país a entrar em funcionamento com uma ligação completa ao NetSuite. Assim que a etapa de envio é concluída no NetSuite, as etiquetas podem ser geradas em lote e impressas em sequência, ordenadas pelo número da ordem de venda — o que corresponde à forma como as faturas são impressas e simplifica a reconciliação. A Cargoson desenvolveu esta funcionalidade de ordenação personalizada especificamente para o fluxo de trabalho da SomnoMed.

O impacto no escritório francês foi imediato e mensurável.

Trata-se de uma redução de 78% no tempo dedicado à criação diária de etiquetas.

Os erros de morada errada também desapareceram por completo. Como os envios são agora gerados diretamente a partir da encomenda no NetSuite — onde o cliente selecionou o local de entrega no momento da compra —, a morada é preenchida automaticamente. Sem seleção manual, não há margem para esse tipo de erro.

A implementação do Cargoson em vários centros europeus exigiu tempo. Como acontece na maioria das implementações de software de gestão de transportes, a adoção encontrou alguma resistência inicial. As equipas receberam formação adequada e materiais de referência, e o feedback tornou-se positivo assim que o sistema ficou operacional.

Os escritórios que inicialmente resistiram acabaram por dar um retorno consistentemente positivo depois de o sistema estar em funcionamento.

Para além dos ganhos de eficiência no dia a dia, o Cargoson abriu uma capacidade de reporting que a SomnoMed não tinha antes. A empresa utiliza agora os dados das transportadoras provenientes do Cargoson como um de dois registos temporais para medir o tempo que cada centro demora a processar e a despachar um envio. Essa medição vai desde o momento em que um volume chega de Manila até ao momento em que a transportadora o recolhe.

"Antes, estávamos completamente às escuras. Noutras regiões, medir este KPI é simples porque há apenas uma transportadora. Na Europa, com transportadoras diferentes em países diferentes, não tínhamos dados nenhuns. Agora temos", refere Emmanuelle.

Os dados permitem à gestão detetar anomalias. Se um centro está a demorar dez dias a despachar o que deveria levar dois, isso é agora visível. Os dados também ajudam a fundamentar decisões de pessoal: a gestão consegue perceber se as operações estão a correr de forma eficiente e se são necessárias mais ou menos pessoas para gerir a logística.

A capacidade de resposta da equipa da Cargoson foi algo que Emmanuelle destacou especificamente. Com escritórios em vários países a entrar em funcionamento em momentos diferentes, a possibilidade de organizar sessões de formação com pouca antecedência fez uma diferença concreta.

"O que apreciei verdadeiramente na equipa da Cargoson foi a disponibilidade que demonstraram sempre que precisávamos de formação para a configuração. Não nos deixaram simplesmente a descobrir por conta própria. Mesmo a equipa de TI: havia sempre pequenas questões e pequenos problemas de configuração no início, e respondiam sempre rapidamente. Isso é realmente muito útil", acrescenta Emmanuelle.

Hoje, os centros europeus da SomnoMed gerem todos os envios através de uma única plataforma ligada ao NetSuite. O que em França demorava 90 minutos de criação manual de etiquetas passa agora a ser feito em 20 minutos. Os erros de morada resultantes da introdução manual desapareceram. A gestão tem, pela primeira vez, visibilidade sobre os tempos de despacho em todos os centros. E as equipas que inicialmente resistiram à mudança recusam-se agora a voltar atrás. Para uma empresa de dispositivos médicos que envia produtos personalizados para dentistas em toda a Europa através de várias transportadoras em cada país, era exatamente isso que precisavam.


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