Hvordan SomnoMed reduserte tid brukt på etikettoppretting med 78 % gjennom én NetSuite-integrasjon

SomnoMed Group er verdens største leverandør av orale søvnapné-enheter og opererer i 28 land. Selskapet har hovedkontor i Sydney, Australia, og utvikler og produserer skreddersydde mandibulære fremskyvningsenheter som tannleger foreskriver for å behandle obstruktiv søvnapné. Hver enhet er tilpasset den enkelte pasientens tannavtrykk, produseres ved et sentralt produksjonsanlegg i Manila og sendes deretter til distribusjonshubber rundt om i Europa. Derfra klargjør lokale team utgående forsendelser til tannleger og tannlegeklinikker i Frankrike, Tyskland, Nederland, de nordiske landene og andre steder.

Med flere transportører i hvert land og et høyt daglig forsendelsesvolum var håndteringen av utgående logistikk fra disse hubbene svært arbeidskrevende. Her er hvordan de løste det med Cargosons programvare for forsendelse med flere transportører.

Emmanuelle Morice, direktør for kundeopplevelse og drift i Europa, ledet utrullingen av Cargoson i den europeiske virksomheten, med Frankrike-hubben som startpunkt.

Før Cargoson håndterte hver hubb forsendelsene ved å logge inn i individuelle transportørportaler og opprette etiketter manuelt. I land med to eller tre transportører innebar det å gjenta den samme prosessen i flere systemer for hver eneste ordre.

«Noen land har én, to eller til og med tre transportører. Vi gikk inn i hver transportørs grensesnitt og opprettet etiketten individuelt. Hadde én klient flere pakker, måtte vi manuelt beregne vekt og referanser for hver enkelt. Det var tidkrevende,» forklarer Emmanuelle.

Det oppsto også en tilbakevendende feil: mange av SomnoMeds tannlegekunder praktiserer på flere steder. Når ansatte opprettet etiketter manuelt, valgte de av og til feil leveringsadresse. Pakken forlot hubben og var på vei til feil sted.

SomnoMed bruker NetSuite som ERP-system. Målet var å finne en måte å koble alle de europeiske transportørene til NetSuite uten å bygge en separat integrasjon for hver enkelt. SomnoMeds IT-team for logistikk fant Cargoson som løsningen.

Integrasjonen startet med Frankrike, det første landet som gikk live med en fullstendig NetSuite-tilkobling. Når forsendelsestrinnet er fullført i NetSuite, kan etiketter genereres samlet og skrives ut i rekkefølge sortert etter salgsordrenummer – noe som samsvarer med hvordan fakturaer skrives ut og gjør avstemming enkel. Cargoson utviklet denne tilpassede sorteringsfunksjonen spesielt for SomnoMeds arbeidsflyt.

Effekten på det franske kontoret var umiddelbar og målbar.

Det tilsvarer en reduksjon på 78 % i tid brukt på daglig etikettoppretting.

Feilene med feil adresse forsvant også helt. Siden forsendelsene nå genereres direkte fra ordren i NetSuite – der kunden valgte leveringssted ved kjøpstidspunktet – hentes adressen automatisk. Det er ingen manuell utvelgelse, og dermed ingen mulighet for den typen feil.

Utrullingen av Cargoson på tvers av flere europeiske hubber tok tid. Som ved de fleste utrullinger av transportstyringssystemer møtte innføringen en viss motstand i starten. Teamene fikk grundig opplæring og referansemateriell, og tilbakemeldingene ble positive så snart systemet var på plass.

Kontorer som i starten var skeptiske, kom konsekvent tilbake med positive tilbakemeldinger etter at systemet var innført.

Utover de daglige effektivitetsgevinstene åpnet Cargoson for en rapporteringskapasitet SomnoMed ikke hadde hatt tidligere. Selskapet bruker nå transportørdata fra Cargoson som ett av to tidsstempler for å måle hvor lang tid hver hubb bruker på å behandle og sende ut en utgående forsendelse. Målingen løper fra det øyeblikket en pakke ankommer fra Manila til det øyeblikket transportøren henter den.

«Før hadde vi ingen oversikt i det hele tatt. I andre regioner er det enkelt å måle denne KPI-en fordi det bare er én transportør. I Europa, med ulike transportører på tvers av ulike land, hadde vi ingen data. Nå har vi det,» sier Emmanuelle.

Dataene gjør det mulig for ledelsen å oppdage avvik. Hvis en hubb bruker ti dager på noe som burde ta to, er det nå synlig. Det bidrar også til å begrunne bemanningsbeslutninger. Ledelsen kan nå se om driften går effektivt og om det trengs flere eller færre folk til å håndtere logistikken.

Cargoson-teamets tilgjengelighet og responstid var noe Emmanuelle fremhevet spesielt. Med kontorer i flere land som gikk live til ulike tider, utgjorde muligheten til å arrangere opplæringsøkter på kort varsel en praktisk forskjell.

«Det jeg virkelig satte pris på med Cargoson-teamet, er at de stilte opp når vi trengte opplæring i forbindelse med oppsettet. De overlot oss ikke til oss selv. Selv IT-teamet: det dukket alltid opp små spørsmål og små oppsettsutfordringer i starten, og de svarte alltid raskt. Det er virkelig til stor hjelp,» legger Emmanuelle til.

I dag håndterer SomnoMeds europeiske hubber alle utgående forsendelser gjennom én plattform koblet til NetSuite. Det som tidligere tok 90 minutter med manuell etikettoppretting i Frankrike, tar nå 20 minutter. Adressefeil fra manuell registrering er borte. Ledelsen har for første gang oversikt over ekspedisjonstider på tvers av alle hubber. Og teamene som i starten var skeptiske til overgangen, vil nå ikke tilbake. For et medisinsk utstyrselskap som sender skreddersydde produkter til tannleger over hele Europa gjennom flere transportører i hvert land, er det akkurat det de trengte.


SomnoMed er ett av 500+ selskaper som administrerer frakt med flere transportører gjennom Cargoson. Vil du se hvordan det fungerer med dine transportører og ditt ERP-system?

Book en gratis 30-minutters konsultasjon

Bare på utforskning? Se hvordan Cargoson integreres med ditt ERP-system eller sammenlign TMS-alternativer.