Hur SomnoMed minskade etiketthanteringstiden med 78 % med en NetSuite-integration

SomnoMed Group är världens största leverantör av orala sömnappnéhjälpmedel och är verksamt i 28 länder. Företaget har sitt huvudkontor i Sydney, Australien, och utvecklar och tillverkar skräddarsydda mandibulära framflyttningshjälpmedel som förskrivs av tandläkare för behandling av obstruktiv sömnapné. Varje hjälpmedel tillverkas individuellt utifrån patientens tandavtryck, produceras vid en central tillverkningsanläggning i Manila och skickas sedan till distributionshubbar runt om i Europa. Därifrån förbereder lokala team utgående försändelser till tandläkare och tandläkarpraktiker i Frankrike, Tyskland, Nederländerna, Norden och andra länder.

Med flera transportörer i varje land och ett stort dagligt flöde av försändelser var hanteringen av den utgående logistiken från hubbarna arbetskrävande. Så här löste de det med Cargosons transporthanteringsprogramvara för flera transportörer.

Emmanuelle Morice, Customer Experience and Operations Director Europe, ledde utrullningen av Cargoson i den europeiska verksamheten, med start i hubben i Frankrike.

Innan Cargoson hanterade varje hubb sina försändelser genom att logga in i enskilda transportörsportaler och skapa etiketter manuellt. I länder med två eller tre transportörer innebar det att samma process upprepades i flera system för varje enskild order.

"Vissa länder har en, två eller till och med tre transportörer. Vi gick in i varje transportörs gränssnitt och skapade etiketten separat. Om det var flera paket till samma kund var vi tvungna att manuellt räkna ut vikt och referenser för vart och ett. Det tog väldigt lång tid", förklarar Emmanuelle.

Det förekom också ett återkommande problem: många av SomnoMeds tandläkarkunder är verksamma på flera mottagningar. När personalen skapade etiketter manuellt hände det att de valde fel leveransadress. Paketet lämnade hubben och var på väg till helt fel plats.

SomnoMed använder NetSuite som sitt ERP-system. Målet var att hitta ett sätt att koppla sina olika europeiska transportörer till NetSuite utan att bygga en separat integration för var och en. SomnoMeds IT-team för logistik hittade Cargoson som lösningen.

Integrationen inleddes med Frankrike, det första landet som gick live med en fullständig NetSuite-koppling. När leveranssteget är slutfört i NetSuite kan etiketter genereras i bulk och skrivas ut i följd, sorterade efter försäljningsordernummer – vilket stämmer överens med hur fakturor skrivs ut och gör avstämningen enkel. Cargoson byggde den här anpassade sorteringsfunktionen specifikt för SomnoMeds arbetsflöde.

Effekten på det franska kontoret var omedelbar och mätbar.

Det motsvarar en minskning med 78 % av den tid som dagligen läggs på etiketthantering.

Problemen med fel adresser försvann helt. Eftersom försändelserna nu genereras direkt från ordern i NetSuite – där kunden valde sin leveransplats vid köptillfället – hämtas adressen automatiskt. Det finns ingen manuell hantering, och därmed ingen möjlighet att den typen av misstag uppstår.

Att rulla ut Cargoson i flera europeiska hubbar tog tid. Precis som vid de flesta utrullningar av transporthanteringsprogramvara möttes förändringen inledningsvis av visst motstånd. Teamen fick ordentlig utbildning och referensmaterial, och när systemet väl var på plats vände feedbacken till det positiva.

Kontor som till en början var skeptiska kom konsekvent tillbaka med positiv respons när systemet väl var i drift.

Utöver de dagliga effektivitetsvinsterna öppnade Cargoson upp en rapporteringsmöjlighet som SomnoMed inte haft tidigare. Företaget använder nu transportörsdata från Cargoson som en av två tidsstämplar för att mäta hur lång tid varje hubb tar på sig att behandla och skicka iväg en utgående försändelse. Mätningen löper från det att ett paket anländer från Manila till det att transportören hämtar det.

"Tidigare var vi helt i blindo. I andra regioner är det enkelt att mäta det här KPI:t eftersom det bara finns en transportör. I Europa, med olika transportörer i olika länder, hade vi inga data alls. Nu har vi det", konstaterar Emmanuelle.

Datan gör det möjligt för ledningen att upptäcka avvikelser. Om en hubb tar tio dagar på sig att skicka iväg något som borde ta två dagar är det nu synligt. Det hjälper också till att motivera bemanningsbeslut. Ledningen kan nu se om verksamheten körs effektivt och om fler eller färre personer behövs för att hantera logistiken.

Cargoson-teamets tillgänglighet och snabbhet var något som Emmanuelle lyfte fram särskilt. Med kontor i flera länder som gick live vid olika tidpunkter gjorde möjligheten att boka utbildningstillfällen med kort varsel en konkret skillnad.

"Det jag verkligen uppskattade med Cargoson-teamet är att de alltid ställde upp när vi behövde utbildning inför uppsättningen. De lämnade oss inte att klura ut allt på egen hand. Även IT-teamet: det uppstod alltid små frågor och mindre problem i början, och de svarade alltid snabbt. Det är verkligen värdefullt", tillägger Emmanuelle.

I dag hanterar SomnoMeds europeiska hubbar alla utgående försändelser via en enda plattform kopplad till NetSuite. Det som tidigare tog 90 minuter av manuell etiketthantering i Frankrike tar nu 20 minuter. Adressfel från manuell inmatning är borta. Ledningen har för första gången insyn i avsändningstider för varje hubb. Och de team som inledningsvis motarbetade förändringen vägrar nu att gå tillbaka. För ett medicintekniskt företag som skickar skräddarsydda produkter till tandläkare i hela Europa via flera transportörer i varje land är det precis vad de behövde.


SomnoMed är ett av 500+ företag som hanterar frakt med flera transportörer via Cargoson. Vill du se hur det fungerar med dina transportörer och ditt ERP?

Boka en kostnadsfri 30-minuterskonsultation

Bara nyfiken? Se hur Cargoson integreras med ditt ERP eller jämför TMS-alternativ.