Sådan reducerede SomnoMed tid på etiketoprettelse med 78 % via én NetSuite-integration

SomnoMed Group er verdens største leverandør af orale søvnapnø-apparater og opererer i 28 lande. Virksomheden har hovedkontor i Sydney, Australien, og udvikler og fremstiller skræddersyede mandibulære fremskydningsapparater, som tandlæger ordinerer til behandling af obstruktiv søvnapnø. Hvert apparat er tilpasset den enkelte patients tandaftryk, produceres på en central produktionsfacilitet i Manila og sendes derefter til distributionshubs rundt om i Europa. Herfra klargør lokale teams udgående forsendelser til tandlæger og tandlægeklinikker i Frankrig, Tyskland, Nederlandene, de nordiske lande og en række andre markeder.

Med flere transportører i hvert land og et stort dagligt forsendelsesvolumen var styringen af den udgående logistik fra disse hubs meget arbejdskrævende. Sådan løste de udfordringen med Cargosons software til forsendelse med flere transportører.

Emmanuelle Morice, Customer Experience and Operations Director Europe, stod i spidsen for udrulningen af Cargoson i den europæiske organisation – med Frankrig-hubben som startpunkt.

Før Cargoson håndterede hver hub forsendelser ved at logge ind på de enkelte transportørportaler og oprette etiketter manuelt. I lande med to eller tre transportører betød det, at den samme proces skulle gentages på tværs af flere systemer for hver eneste ordre.

»Nogle lande har én, to eller endda tre transportører. Vi gik ind på hver transportørs portal og oprettede etiketten individuelt. Hvis der var flere pakker til den samme kunde, skulle vi manuelt beregne vægt og referencer for hver enkelt. Det var tidskrævende,« forklarer Emmanuelle.

Der var også en tilbagevendende fejlkilde: mange af SomnoMeds tandlægekunder praktiserer på flere adresser. Når medarbejderne oprettede etiketter manuelt, valgte de ind imellem den forkerte leveringsadresse. Pakken forlod hubben med kurs mod en helt forkert lokation.

SomnoMed bruger NetSuite som ERP-system. Målet var at finde en løsning, der kunne forbinde virksomhedens forskellige europæiske transportører til NetSuite uden at skulle bygge en separat integration til hver enkelt. SomnoMeds logistik-IT-team fandt frem til Cargoson som svaret.

Integrationen begyndte med Frankrig, det første land der gik live med en fuld NetSuite-forbindelse. Når forsendelsestrinnet er gennemført i NetSuite, kan etiketter genereres samlet og udskrives i rækkefølge sorteret efter salgsordrenummer – hvilket svarer til den måde, fakturaer udskrives på, og gør afstemningen enkel. Cargoson udviklede denne tilpassede sorteringsfunktion specifikt til SomnoMeds arbejdsgang.

Effekten på det franske kontor var umiddelbar og målbar.

Det svarer til en reduktion på 78 % i den daglige tid brugt på etiketoprettelse.

Fejl med forkerte adresser er forsvundet fuldstændigt. Fordi forsendelser nu genereres direkte fra ordren i NetSuite – hvor kunden selv valgte sin leveringsadresse ved købet – hentes adressen automatisk. Der er ingen manuel udvælgelse, og dermed ingen mulighed for den type fejl.

Udrulningen af Cargoson på tværs af flere europæiske hubs tog tid. Som ved de fleste udrulninger af software til transportstyring mødte projektet indledningsvis modstand. Medarbejderne fik ordentlig oplæring og referencemateriale, og tilbagemeldingerne vendte til det positive, når systemet først var på plads.

Kontorer, der i starten var skeptiske, kom konsekvent tilbage med positive tilbagemeldinger, når de først havde taget systemet i brug.

Ud over de daglige effektivitetsgevinster åbnede Cargoson for en rapporteringskapacitet, som SomnoMed ikke havde haft adgang til tidligere. Virksomheden bruger nu transportørdata fra Cargoson som ét af to tidsstempler til at måle, hvor lang tid hver hub bruger på at behandle og afsende en udgående forsendelse. Målingen løber fra det øjeblik, en pakke ankommer fra Manila, til det øjeblik, transportøren afhenter den.

»Før fløj vi fuldstændig i blinde. I andre regioner er det ligetil at måle denne KPI, fordi der kun er én transportør. I Europa, med forskellige transportører på tværs af forskellige lande, havde vi slet ingen data. Nu har vi,« bemærker Emmanuelle.

Dataene giver ledelsen mulighed for at opdage afvigelser. Hvis en hub bruger ti dage på noget, der burde tage to, er det nu synligt. Det hjælper også med at begrunde personalebeslutninger. Ledelsen kan nu se, om driften kører effektivt, og om der er behov for flere eller færre medarbejdere til at håndtere logistikken.

Cargoson-teamets reaktionsevne var noget, Emmanuelle fremhævede særskilt. Med kontorer i flere lande, der gik live på forskellige tidspunkter, gjorde muligheden for at arrangere oplæringssessioner med kort varsel en konkret forskel.

»Det, jeg virkelig satte pris på ved Cargoson-teamet, er, at de stillede sig til rådighed, hver gang vi havde brug for oplæring i forbindelse med opsætningen. De lod os ikke bare klare os selv. Selv IT-teamet: der var altid små spørgsmål og mindre opsætningsproblemer i starten, og de svarede altid hurtigt. Det er virkelig en hjælp,« tilføjer Emmanuelle.

I dag håndterer SomnoMeds europæiske hubs alle udgående forsendelser via én platform forbundet til NetSuite. Det, der tidligere krævede 90 minutters manuel etiketoprettelse i Frankrig, tager nu 20 minutter. Adressefejl fra manuel indtastning er væk. Ledelsen har for første gang overblik over afsendelsestider på tværs af alle hubs. Og de teams, der i starten var skeptiske over for skiftet, vil nu ikke vende tilbage. For en medicovirksomhed, der sender skræddersyede produkter til tandlæger i hele Europa via flere transportører i hvert land, er det præcis det, de havde brug for.


SomnoMed er én af 500+ virksomheder, der styrer multi-transportør-fragt via Cargoson. Vil du se, hvordan det fungerer med dine transportører og dit ERP-system?

Book en gratis 30-minutters konsultation

Bare på udkig? Se hvordan Cargoson integrerer med dit ERP-system eller sammenlign transportstyringssystemer.