Cómo SomnoMed redujo el tiempo de creación de etiquetas un 78% con una integración a NetSuite

SomnoMed Group es el mayor proveedor mundial de dispositivos orales para la apnea del sueño y opera en 28 países. Con sede en Sídney, Australia, la empresa desarrolla y fabrica dispositivos de avance mandibular a medida, prescritos por dentistas para tratar la apnea obstructiva del sueño. Cada dispositivo se fabrica según las impresiones dentales del paciente en una instalación central de producción en Manila, y desde allí se envía a centros de distribución en toda Europa. Los equipos locales se encargan de preparar los envíos salientes a dentistas y clínicas dentales en Francia, Alemania, los Países Bajos, los países nórdicos y más allá.

Con varios transportistas operando en cada país y un elevado volumen de envíos diarios, gestionar la logística de salida desde estos centros resultaba muy laborioso. Así es como lo resolvieron con el software de envío multiportador de Cargoson.

Emmanuelle Morice, directora de Experiencia del Cliente y Operaciones para Europa, supervisó la implantación de Cargoson en toda la operación europea, comenzando por el centro de Francia.

Antes de Cargoson, cada centro gestionaba los envíos accediendo individualmente a los portales de cada transportista y creando las etiquetas de forma manual. En los países con dos o tres transportistas, eso significaba repetir el mismo proceso en varios sistemas para cada pedido.

"Hay países con uno, dos o incluso tres transportistas. Teníamos que entrar en la plataforma de cada uno y crear la etiqueta por separado. Si había varios paquetes para el mismo cliente, debíamos calcular manualmente el peso y las referencias de cada uno. Era un proceso que consumía mucho tiempo", explica Emmanuelle.

Había además un error recurrente: muchos de los dentistas clientes de SomnoMed ejercen en varias ubicaciones. Cuando el personal creaba las etiquetas manualmente, en ocasiones seleccionaba la dirección de entrega incorrecta, y el paquete salía del centro con destino a un lugar equivocado.

SomnoMed utiliza NetSuite como ERP. El objetivo era encontrar la forma de conectar sus distintos transportistas europeos a NetSuite sin tener que desarrollar una integración independiente para cada uno. El equipo de IT logístico de SomnoMed encontró en Cargoson la solución idónea.

La integración comenzó con Francia, el primer país en entrar en funcionamiento con una conexión completa a NetSuite. Una vez completado el paso de envío en NetSuite, las etiquetas pueden generarse en bloque e imprimirse en secuencia, ordenadas por número de pedido de venta, lo que coincide con el orden de impresión de las facturas y simplifica la conciliación. Cargoson desarrolló esta función de ordenación personalizada específicamente para el flujo de trabajo de SomnoMed.

El impacto en la oficina francesa fue inmediato y cuantificable.

Eso supone una reducción del 78% en el tiempo dedicado a la creación diaria de etiquetas.

Los errores de dirección incorrecta también desaparecieron por completo. Como los envíos se generan ahora directamente desde el pedido en NetSuite —donde el cliente seleccionó su punto de entrega en el momento de la compra—, la dirección se importa de forma automática. Al no haber selección manual, ese tipo de error deja de ser posible.

La implantación de Cargoson en varios centros europeos requirió tiempo. Como ocurre con la mayoría de los proyectos de implantación de software de gestión de transporte, al principio hubo cierta resistencia por parte de los equipos. Se les proporcionó formación adecuada y materiales de referencia, y la valoración se volvió positiva una vez que el sistema estuvo en marcha.

Las oficinas que inicialmente se mostraron reticentes acabaron enviando comentarios positivos en cuanto el sistema estuvo operativo.

Más allá de las mejoras en la eficiencia del día a día, Cargoson abrió una capacidad de reporting que SomnoMed no había tenido antes. La empresa utiliza ahora los datos de los transportistas en Cargoson como uno de los dos registros de tiempo para medir cuánto tarda cada centro en procesar y despachar un envío saliente. Esa medición va desde el momento en que un paquete llega desde Manila hasta el momento en que el transportista lo recoge.

"Antes, estábamos completamente a ciegas. En otras regiones, medir este KPI es sencillo porque solo hay un transportista. En Europa, con distintos transportistas en distintos países, no teníamos ningún dato. Ahora sí los tenemos", señala Emmanuelle.

Los datos permiten a la dirección detectar anomalías. Si un centro tarda diez días en despachar lo que debería llevar dos, ahora es visible. También ayuda a justificar las decisiones de personal: la dirección puede ver si las operaciones funcionan con eficiencia y si se necesitan más o menos personas para gestionar la logística.

Emmanuelle destacó especialmente la capacidad de respuesta del equipo de Cargoson. Con oficinas en varios países entrando en funcionamiento en distintos momentos, poder organizar sesiones de formación con poco margen de tiempo marcó una diferencia real.

"Lo que más valoré del equipo de Cargoson es que siempre estuvieron disponibles cuando necesitábamos formación para la configuración. No nos dejaron solos para que lo resolviéramos por nuestra cuenta. Incluso el equipo de IT: al principio siempre surgían pequeñas dudas y pequeños problemas de configuración, y siempre respondían con rapidez. Eso es de gran ayuda", añade Emmanuelle.

Hoy, los centros europeos de SomnoMed gestionan todos los envíos salientes a través de una única plataforma conectada a NetSuite. Lo que antes requería 90 minutos de creación manual de etiquetas en Francia ahora se hace en 20. Los errores de dirección por introducción manual han desaparecido. La dirección tiene visibilidad sobre los tiempos de despacho en todos los centros por primera vez. Y los equipos que al principio se resistieron al cambio ahora no quieren volver atrás. Para una empresa de dispositivos médicos que envía productos a medida a dentistas de toda Europa a través de varios transportistas en cada país, eso es exactamente lo que necesitaban.


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