Wie OMHU die Logistik für 25 Märkte skaliert hat

OMHU ist ein dänisches Designunternehmen mit Hauptsitz in Kopenhagen, bekannt für sein modulares TEDDY-Sofa. Alle Produkte werden auf Bestellung in Europa gefertigt, hauptsächlich in Polen, mit einem kleineren Produktionsstandort in den USA. Von dort werden die Waren an über 40.000 Kunden in 25 europäischen Märkten sowie in den Vereinigten Staaten und bald auch in Kanada versandt. Diese Konstellation – Hauptsitz in Dänemark, Produktion in Polen, Direktvertrieb in Dutzende von Ländern – stellt die Logistik vor erhebliche Herausforderungen. Bevor OMHU die Expansion weiter vorantrieb, musste das Unternehmen zunächst einen lückenlosen Überblick über jede einzelne Sendung gewinnen.

Victor Mandrup, Logistics Coordinator bei OMHU, ist dafür zuständig, neue Transportdienstleister an Bord zu holen. Erschließt OMHU einen neuen Markt, sucht er den passenden Frachtführer, handelt die Konditionen aus und verbindet ihn über Cargoson mit einer API-Integration.

Vor Cargoson: zwei Transportunternehmen und ein Stapel Excel-Tabellen

In den Anfängen arbeitete OMHU mit einem überschaubaren Setup: zwei dänische Transportunternehmen, Informationsaustausch per Excel-Tabelle.

„Es war einfach, aber auch fehleranfällig", erinnert sich Victor. „Es war viel Gegenchecken nötig und sehr viel manuelle Arbeit. Wir mussten verschiedene LKW-Listen und Excel-Tabellen durchsuchen, um sicherzustellen, dass alle Aufträge an die Frachtführer übermittelt wurden und alles auf den Fahrzeugen war."

Mit einem einzigen Transportunternehmen und einer Handvoll Märkte mag das noch funktionieren. Dem Wachstum, das OMHU anstrebte, hätte dieses System nicht standgehalten. „Mit unserem heutigen Setup, mit all den verschiedenen Transportunternehmen und all den verschiedenen Märkten, wäre das schlicht unmöglich", sagt Victor.

Warum ein TMS parallel zum ERP eingeführt wurde

Die Entscheidung war keine Frage des Komforts, sondern eine Notwendigkeit. Als OMHU die Expansion vorbereitete, waren die ersten beiden Schritte die Einführung eines ERP-Systems und von Cargoson als Transportmanagement-Software – damit der Auftragsfluss geregelt war, bevor neue Märkte hinzukamen.

„Das war für uns entscheidend", erklärt Victor. „Jedes Mal, wenn wir einen neuen Markt mit einem neuen Transportunternehmen erschließen, wenden wir uns an Cargoson und bitten sie, die Integration zwischen dem System des Frachtführers und unserem System einzurichten. Dann wissen wir, dass alles so aufgesetzt wird, wie wir es uns vorstellen."

Ein schnelles Onboarding auf Basis offener Kommunikation

OMHU musste zügig handeln, und die Implementierung hielt mit diesem Tempo Schritt. Ülari Kalamees von Cargoson, der am Rollout beteiligt war, beschreibt das Projekt als von Anfang an bewusst auf Geschwindigkeit ausgelegt.

„Von Beginn an war klar: Entweder geht das sehr schnell und zügig, oder es passiert gar nicht", sagt er.

Victor sieht das genauso.

„Wir waren beeindruckt vom Backend, der Dokumentation und dem ausgereiften Service. Das war auch ein Grund, warum wir uns für Cargoson entschieden haben. Das Onboarding verlief reibungslos, und Cargoson hat die zugesagte Implementierungszeit eingehalten – das war uns wichtig."

Der erste live geschaltete Markt war der polnische Produktionsstandort, von dem aus ganz Europa beliefert wird. Danach folgten die USA und anschließend Deutschland.

Die Herausforderung des Cross-Trade-Geschäfts

Die Unternehmensstruktur von OMHU brachte ein ungewöhnliches logistisches Problem mit sich. Da der Kontoinhaber in Dänemark sitzt, werden Waren aus einem anderen Land (Polen) an Kunden in wieder anderen Ländern versandt – etwa nach Finnland, Frankreich oder Großbritannien.

„Am Anfang mussten wir herausarbeiten, wie wir das alles so zum Laufen bringen, dass diese Cross-Trade-Sendungen reibungslos und ohne Probleme abgewickelt werden können", sagt Ülari. „Das war eine architektonische Herausforderung, die von Anfang an richtig gelöst werden musste."

Ein System für Logistik, Kundenservice und Produktion

Bei OMHU ist Cargoson weit mehr als ein reines Logistikwerkzeug. Rund vier Personen im Logistikbereich nutzen die Plattform, ebenso fünf bis sechs Mitarbeitende im Kundenservice und zwei im Supply Chain Management. Auch die Produktion ist eingebunden: Das Produktionssystem ist per API mit Cargoson verbunden.

„Es ist so einfach zu bedienen, auch für nicht-technische Nutzer", sagt Victor. „Der Kundenservice nutzt es, um Aufträge einzusehen, Etiketten neu zu erstellen oder den Tracking-Status zu prüfen. Wenn alle Informationen in einem System gebündelt sind, erleichtert das die Zusammenarbeit erheblich – denn jeder weiß, wo er die benötigten Informationen findet."

Diese gemeinsame Übersicht hilft auch, wenn in der Produktion etwas schiefläuft. „Wenn es ein Problem mit einem Etikett gibt, das aufgrund einer Einschränkung nicht gedruckt werden kann, erscheint das in Cargoson, und die Produktion meldet sich bei uns. Wir können dann direkt in Cargoson gehen, den Auftrag aufrufen und die Fehlermeldung einsehen."

Vollständige Auftragsinformationen auf jedem Etikett

Das deutlichste Beispiel dafür, was diese Übersicht in der Praxis bewirkt, ist die Etikettierung. Der italienische Frachtführer von OMHU lieferte ursprünglich Etiketten, die kaum mehr als die eigene Sendungsnummer enthielten. Wenn ein vollbeladener LKW mit Dutzenden von Aufträgen ankam – jeder bestehend aus vier Kartons –, war auf den ersten Blick nicht erkennbar, welche Kartons zu welchem Auftrag gehörten oder was sich darin befand.

Es brauchte eine aufwendige Integration, um das zu ändern. „Wir haben mit Cargoson an unserer Seite beharrlich weitergemacht, und am Ende haben wir es geschafft", sagt Victor. „Wir haben das Etikett von fast keiner Information zu allem umgestellt: Auftragsnummer, Kundenadresse und so weiter. Das hätten wir ohne Cargoson nicht erreicht."

Heute kann das Lager jeden Karton seinem Auftrag zuordnen und sicherstellen, dass vollständige Aufträge versandt werden – ohne fehlende Kartons.

Tracking, das der Kundenservice eigenständig verfolgen kann

Eine weitere Funktion, auf die das Team täglich angewiesen ist, ist das Tracking. Jede Sendung ist vom ERP-System mit Cargoson und von dort direkt mit der Tracking-Seite des jeweiligen Frachtführers verknüpft. Das bedeutet: Jeder kann den Status einer Sendung nachverfolgen, ohne erst nachfragen zu müssen.

„Es ist sehr praktisch, dass Cargoson einen direkten Tracking-Link hat", sagt Victor. „Man findet den Auftrag in Cargoson und kann dann direkt zur Website des Transportunternehmens wechseln. Der Status ist in der Regel auch in Cargoson aktuell. Bei manchen Frachtführern gibt es Verzögerungen bei der Aktualisierung – dann hilft der Link zur lokalen Website weiter."

Klare Antworten genau dann, wenn sie gebraucht werden

Als OMHU den britischen Markt erschloss, arbeitete das Unternehmen mit einem kleinen Frachtführer zusammen, der keinerlei Erfahrung mit API-Integrationen hatte. Das Cargoson-Team, Victor und der Frachtführer hielten daraufhin ein gemeinsames Online-Meeting ab, um die gegenseitigen Anforderungen zu klären. „Von da an lief alles reibungslos", sagt er.

Im laufenden Betrieb läuft das System weitgehend von selbst. OMHU wendet sich im Schnitt nur ein- bis zweimal pro Woche an den Support – meistens bei der Einrichtung eines neuen Frachtführers. Wenn sie es tun, kommt die Antwort schnell. „Wir erhalten eine klare Antwort und eine schnelle Rückmeldung, in der Regel noch am selben oder am nächsten Tag", sagt Victor. Die Antworten sind direkt und ehrlich: „Wir schätzen es, wenn realistisch kommuniziert wird und man uns nicht sagt, dass etwas möglich ist, wenn es das nicht ist." Für Victor bringt das alles auf den Punkt: „Es ist wirklich schön, dass es einfach funktioniert."

Für wen eignet sich Cargoson?

Auf die Frage, wem er Cargoson empfehlen würde, denkt Victor nicht nur an große Unternehmen.

„Jedes Unternehmen, das ein Logistik-Setup mit mehreren Transportunternehmen und verschiedenen Services benötigt und eine klare Übersicht haben möchte. Selbst in einem kleinen Markt mit wenigen Aufträgen ist es sinnvoll, diese Übersicht von Anfang an zu haben. Die Fehler, die mit einem einfachen manuellen Setup passieren können, rechtfertigen den Aufwand schlicht nicht – verglichen damit, eine Transportmanagement-Software wie Cargoson zu nutzen, die alles an der richtigen Stelle hält."

Der nächste Markt: Kanada

OMHU erschließt weiterhin neue Märkte, und jeder folgt demselben Muster: Ein neues Transportunternehmen wird integriert, bevor der Markt live geht. Als nächstes ist Kanada an der Reihe, und das Team bereitet die entsprechende Integration derzeit vor.

OMHU ist eines von über 500 Unternehmen, die ihre Frachtlogistik mit der Cargoson Transportmanagement-Software verwalten. Möchten Sie sehen, wie das mit Ihren Frachtführern und Sendungstypen funktioniert?

Kostenloses 30-minütiges Beratungsgespräch buchen

Noch in der Orientierungsphase? Erfahren Sie, wie Cargoson für Hersteller funktioniert, oder vergleichen Sie TMS-Anbieter.