Come SomnoMed ha ridotto del 78% il tempo per la creazione delle etichette con un'integrazione NetSuite

SomnoMed Group è il maggiore produttore mondiale di dispositivi orali per l'apnea notturna ed è presente in 28 paesi. Con sede a Sydney, in Australia, l'azienda sviluppa e produce dispositivi di avanzamento mandibolare su misura, prescritti dai dentisti per il trattamento dell'apnea ostruttiva del sonno. Ogni dispositivo viene realizzato sulle impronte dentali del paziente, prodotto presso lo stabilimento centrale di Manila e poi spedito agli hub di distribuzione in tutta Europa. Da lì, i team locali preparano le spedizioni in uscita verso dentisti e studi dentistici in Francia, Germania, Paesi Bassi, Paesi Nordici e non solo.

Con più corrieri attivi in ogni paese e un elevato volume di spedizioni giornaliere, gestire la logistica in uscita da questi hub era un'attività particolarmente onerosa. Ecco come SomnoMed ha risolto il problema con il software di spedizione multi-corriere di Cargoson.

Emmanuelle Morice, Direttrice Customer Experience e Operations per l'Europa, ha supervisionato il rollout di Cargoson nell'intera operazione europea, a partire dall'hub francese.

Prima di Cargoson, ogni hub gestiva le spedizioni accedendo singolarmente ai portali dei corrieri e creando le etichette manualmente. Nei paesi con due o tre corrieri, questo significava ripetere lo stesso processo su più sistemi per ogni singolo ordine.

"In alcuni paesi abbiamo uno, due o anche tre corrieri. Dovevamo entrare nell'interfaccia di ciascuno e creare l'etichetta individualmente. Se c'erano più colli per lo stesso cliente, bisognava calcolare manualmente il peso e i riferimenti per ognuno. Era un processo lungo e macchinoso," spiega Emmanuelle.

A questo si aggiungeva un errore ricorrente: molti dei clienti dentisti di SomnoMed operano su più sedi. Quando il personale creava le etichette manualmente, a volte selezionava l'indirizzo di consegna sbagliato. Il pacco partiva dall'hub diretto nel posto sbagliato.

SomnoMed utilizza NetSuite come ERP. L'obiettivo era trovare un modo per collegare i vari corrieri europei a NetSuite senza dover costruire un'integrazione separata per ciascuno. Il team IT logistico di SomnoMed ha individuato in Cargoson la soluzione adatta.

L'integrazione è partita dalla Francia, il primo paese ad andare live con una connessione completa a NetSuite. Una volta completata la fase di spedizione in NetSuite, le etichette possono essere generate in blocco e stampate in sequenza, ordinate per numero di ordine di vendita — lo stesso criterio con cui vengono stampate le fatture, il che semplifica notevolmente la riconciliazione. Cargoson ha sviluppato questa funzione di ordinamento personalizzata appositamente per il flusso di lavoro di SomnoMed.

L'impatto sull'ufficio francese è stato immediato e misurabile.

Si tratta di una riduzione del 78% del tempo dedicato quotidianamente alla creazione delle etichette.

Anche gli errori di indirizzo sono scomparsi del tutto. Poiché le spedizioni vengono ora generate direttamente dall'ordine in NetSuite — dove il cliente ha selezionato il proprio indirizzo di consegna al momento dell'acquisto — l'indirizzo viene recuperato automaticamente. Non essendoci alcuna selezione manuale, non c'è più possibilità di commettere questo tipo di errore.

Estendere Cargoson a più hub europei ha richiesto tempo. Come avviene con la maggior parte dei rollout di software di gestione trasporti, l'adozione ha incontrato qualche resistenza iniziale. I team hanno ricevuto una formazione adeguata e materiali di riferimento, e i riscontri sono diventati positivi non appena il sistema è stato operativo.

Gli uffici che inizialmente avevano mostrato resistenza hanno poi fornito feedback positivi una volta che il sistema era in funzione.

Al di là dei guadagni di efficienza quotidiana, Cargoson ha aperto a SomnoMed una capacità di reportistica che prima non aveva. L'azienda utilizza ora i dati sui corrieri provenienti da Cargoson come uno dei due timestamp per misurare il tempo che ogni hub impiega a processare e spedire una spedizione in uscita. Questa misurazione va dal momento in cui un pacco arriva da Manila al momento in cui il corriere lo ritira.

"Prima eravamo completamente all'oscuro. In altre regioni, misurare questo KPI è semplice perché c'è un solo corriere. In Europa, con corrieri diversi in paesi diversi, non avevamo alcun dato. Ora ce l'abbiamo," sottolinea Emmanuelle.

I dati consentono al management di individuare le anomalie. Se un hub impiega dieci giorni per spedire qualcosa che dovrebbe richiederne due, ora è visibile. Questo aiuta anche a giustificare le decisioni sul personale: il management può ora verificare se le operazioni procedono in modo efficiente e se servono più o meno risorse per gestire la logistica.

La reattività del team Cargoson è un aspetto che Emmanuelle ha voluto sottolineare in modo particolare. Con uffici in più paesi che andavano live in momenti diversi, la possibilità di organizzare sessioni di formazione con breve preavviso ha fatto una differenza concreta.

"Quello che ho apprezzato davvero del team Cargoson è che si sono resi disponibili ogni volta che avevamo bisogno di formazione per la configurazione. Non ci hanno lasciato a cavarcela da soli. Anche il team IT: all'inizio c'erano sempre piccole domande e piccoli problemi di configurazione, e hanno sempre risposto rapidamente. È stato davvero utile," aggiunge Emmanuelle.

Oggi gli hub europei di SomnoMed gestiscono tutte le spedizioni in uscita attraverso un'unica piattaforma collegata a NetSuite. Quello che in Francia richiedeva 90 minuti di creazione manuale delle etichette ora ne richiede 20. Gli errori di indirizzo causati dall'inserimento manuale sono scomparsi. Il management ha per la prima volta visibilità sui tempi di spedizione in ogni hub. E i team che inizialmente avevano resistito al cambiamento ora non vorrebbero tornare indietro. Per un'azienda di dispositivi medici che spedisce prodotti su misura ai dentisti di tutta Europa attraverso più corrieri in ogni paese, è esattamente ciò di cui aveva bisogno.


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