Jak SomnoMed skrócił czas tworzenia etykiet o 78% dzięki jednej integracji z NetSuite

SomnoMed Group to największy na świecie dostawca doustnych urządzeń do leczenia bezdechu sennego, działający w 28 krajach. Firma z siedzibą w Sydney w Australii opracowuje i produkuje indywidualnie dopasowane urządzenia wysuwające żuchwę, przepisywane przez dentystów w leczeniu obturacyjnego bezdechu sennego. Każde urządzenie jest wykonywane na miarę według odcisku uzębienia pacjenta, produkowane w centralnym zakładzie produkcyjnym w Manili, a następnie wysyłane do centrów dystrybucji w Europie. Stamtąd lokalne zespoły przygotowują przesyłki wychodzące do gabinetów dentystycznych we Francji, Niemczech, Holandii, krajach nordyckich i nie tylko.

Przy kilku przewoźnikach działających w każdym kraju i dużej dziennej liczbie przesyłek zarządzanie logistyką wychodzącą z tych hubów było bardzo pracochłonne. Oto jak SomnoMed rozwiązał ten problem dzięki oprogramowaniu do zarządzania transportem wieloprzewoźnikowym Cargoson.

Emmanuelle Morice, Dyrektor ds. Obsługi Klienta i Operacji w Europie, nadzorowała wdrożenie Cargoson w europejskich oddziałach firmy, zaczynając od hubu we Francji.

Przed wdrożeniem Cargoson każdy hub zarządzał przesyłkami, logując się do poszczególnych portali przewoźników i tworząc etykiety ręcznie. W krajach obsługiwanych przez dwóch lub trzech przewoźników oznaczało to powtarzanie tego samego procesu w wielu systemach dla każdego pojedynczego zamówienia.

„W niektórych krajach mamy jednego, dwóch, a nawet trzech przewoźników. Wchodziliśmy do interfejsu każdego z nich i tworzyliśmy etykietę osobno. Jeśli dla jednego klienta było kilka paczek, trzeba było ręcznie obliczać wagę i referencje dla każdej z nich. To było bardzo czasochłonne" — wyjaśnia Emmanuelle.

Pojawiał się też powtarzający się problem: wielu klientów SomnoMed — gabinetów dentystycznych — prowadzi praktykę w kilku lokalizacjach. Gdy pracownicy tworzyli etykiety ręcznie, zdarzało im się wybrać błędny adres dostawy. Paczka opuszczała hub i trafiała w zupełnie inne miejsce niż zamierzone.

SomnoMed korzysta z NetSuite jako systemu ERP. Celem było znalezienie sposobu na podłączenie wszystkich europejskich przewoźników do NetSuite bez konieczności budowania osobnej integracji dla każdego z nich. Zespół IT ds. logistyki SomnoMed znalazł w Cargoson właśnie takie rozwiązanie.

Integracja ruszyła od Francji — pierwszego kraju, który przeszedł na pełne połączenie z NetSuite. Po zakończeniu etapu wysyłki w NetSuite etykiety można generować zbiorczo i drukować sekwencyjnie, posortowane według numeru zamówienia sprzedaży, co odpowiada kolejności drukowania faktur i znacznie upraszcza uzgadnianie dokumentów. Cargoson opracował tę niestandardową funkcję sortowania specjalnie pod potrzeby procesów SomnoMed.

Efekty w biurze we Francji były natychmiastowe i wymierne.

To redukcja czasu poświęcanego na codzienne tworzenie etykiet o 78%.

Problem błędnych adresów również zniknął bez śladu. Ponieważ przesyłki są teraz generowane bezpośrednio z zamówienia w NetSuite — gdzie klient wybrał adres dostawy w momencie składania zamówienia — adres jest pobierany automatycznie. Nie ma ręcznego wyboru, więc nie ma możliwości popełnienia tego rodzaju błędu.

Wdrożenie Cargoson w kolejnych europejskich hubach wymagało czasu. Jak w przypadku większości wdrożeń oprogramowania do zarządzania transportem, na początku pojawiał się opór ze strony zespołów. Pracownicy przeszli odpowiednie szkolenia i otrzymali materiały pomocnicze, a po uruchomieniu systemu opinie stały się jednoznacznie pozytywne.

Biura, które początkowo stawiały opór, konsekwentnie zgłaszały pozytywne opinie, gdy tylko system zaczął działać.

Poza codziennymi usprawnieniami operacyjnymi Cargoson otworzył SomnoMed dostęp do możliwości raportowania, których firma wcześniej nie miała. Firma wykorzystuje teraz dane od przewoźników z Cargoson jako jeden z dwóch znaczników czasu do mierzenia, jak długo każdy hub potrzebuje na przetworzenie i wysłanie przesyłki wychodzącej. Pomiar obejmuje czas od momentu dotarcia paczki z Manili do chwili jej odbioru przez przewoźnika.

„Wcześniej byliśmy zupełnie w ciemno. W innych regionach mierzenie tego KPI jest proste, bo jest tylko jeden przewoźnik. W Europie, gdzie w różnych krajach działają różni przewoźnicy, nie mieliśmy żadnych danych. Teraz je mamy" — zaznacza Emmanuelle.

Dane pozwalają kierownictwu wykrywać anomalie. Jeśli hub potrzebuje dziesięciu dni na wysyłkę, która powinna zająć dwa, jest to teraz widoczne. Dane pomagają też uzasadniać decyzje kadrowe — kierownictwo może sprawdzić, czy operacje przebiegają sprawnie i czy do obsługi logistyki potrzeba więcej, czy mniej pracowników.

Responsywność zespołu Cargoson to coś, co Emmanuelle podkreśliła szczególnie. Przy uruchamianiu oddziałów w wielu krajach w różnych terminach możliwość organizowania sesji szkoleniowych w krótkim czasie miała realne znaczenie praktyczne.

„To, co naprawdę doceniłam w zespole Cargoson, to fakt, że byli dostępni zawsze, gdy potrzebowaliśmy szkolenia przy konfiguracji. Nie zostawili nas samych z problemem. Nawet zespół IT: na początku zawsze pojawiały się drobne pytania i drobne kwestie konfiguracyjne, a oni zawsze odpowiadali szybko. To naprawdę dużo pomaga" — dodaje Emmanuelle.

Dziś europejskie huby SomnoMed zarządzają wszystkimi przesyłkami wychodzącymi przez jedną platformę połączoną z NetSuite. To, co we Francji zajmowało 90 minut ręcznego tworzenia etykiet, teraz trwa 20 minut. Błędy adresowe wynikające z ręcznego wprowadzania danych zniknęły. Kierownictwo po raz pierwszy ma wgląd w czasy wysyłek we wszystkich hubach. A zespoły, które początkowo opierały się zmianie, dziś nie chcą wracać do starych metod. Dla firmy produkującej wyroby medyczne na zamówienie i wysyłającej je do gabinetów dentystycznych w całej Europie za pośrednictwem wielu przewoźników w każdym kraju — to dokładnie to, czego potrzebowały.


SomnoMed to jedna z ponad 500 firm zarządzających frachtem wieloprzewoźnikowym przez Cargoson. Chcesz zobaczyć, jak to działa z Twoimi przewoźnikami i systemem ERP?

Umów bezpłatną 30-minutową konsultację

Dopiero rozpoznajesz temat? Sprawdź jak Cargoson integruje się z Twoim ERP lub porównaj dostępne rozwiązania TMS.