Hoe SomnoMed 78% minder tijd kwijt is aan etiketaanmaak dankzij één NetSuite-integratie

SomnoMed Group is 's werelds grootste leverancier van orale slaapapneu-apparaten en is actief in 28 landen. Het bedrijf heeft zijn hoofdkantoor in Sydney, Australië, en ontwikkelt en produceert op maat gemaakte mandibulaire opschuifapparaten die door tandartsen worden voorgeschreven ter behandeling van obstructieve slaapapneu. Elk apparaat wordt op maat gemaakt op basis van het gebitafdruk van de patiënt, geproduceerd in een centrale productiefaciliteit in Manila en vervolgens verscheept naar distributiecentra in heel Europa. Vanuit die hubs verzorgen lokale teams de uitgaande zendingen naar tandartsen en tandartspraktijken in Frankrijk, Duitsland, Nederland, de Noordse landen en daarbuiten.

Met meerdere vervoerders per land en een groot dagelijks zendingvolume was het beheer van de uitgaande logistiek vanuit deze hubs arbeidsintensief. Zo losten ze dat op met Cargoson's transportmanagementsoftware voor meerdere vervoerders.

Emmanuelle Morice, Director Customer Experience and Operations Europe, leidde de uitrol van Cargoson binnen de Europese organisatie, te beginnen met de hub in Frankrijk.

Vóór Cargoson beheerde elke hub de zendingen door afzonderlijk in te loggen op de portalen van elke vervoerder en etiketten handmatig aan te maken. In landen met twee of drie vervoerders betekende dat hetzelfde proces steeds opnieuw doorlopen — voor elke afzonderlijke bestelling.

"Sommige landen hebben één, twee of zelfs drie vervoerders. We gingen naar de interface van elke vervoerder en maakten het etiket daar afzonderlijk aan. Als er meerdere pakketten voor dezelfde klant waren, moesten we het gewicht en de referenties voor elk pakket handmatig uitrekenen. Dat kostte enorm veel tijd," legt Emmanuelle uit.

Er was ook een terugkerend probleem: veel van SomnoMeds tandartspatiënten zijn werkzaam op meerdere locaties. Wanneer medewerkers etiketten handmatig aanmaakten, kozen ze soms het verkeerde afleveradres. Het pakket vertrok dan vanuit de hub richting een volledig verkeerde bestemming.

SomnoMed gebruikt NetSuite als ERP-systeem. Het doel was een manier te vinden om de verschillende Europese vervoerders aan NetSuite te koppelen zonder voor elke vervoerder een aparte integratie te bouwen. Het logistieke IT-team van SomnoMed vond in Cargoson de oplossing.

De integratie startte in Frankrijk, het eerste land dat live ging met een volledige NetSuite-koppeling. Zodra de verzendings­stap in NetSuite is afgerond, kunnen etiketten in bulk worden gegenereerd en op volgorde worden afgedrukt — gesorteerd op verkoopordernummer, wat overeenkomt met de volgorde waarin facturen worden afgedrukt en de afstemming eenvoudig maakt. Cargoson ontwikkelde deze aangepaste sorteerfunctie specifiek voor de werkwijze van SomnoMed.

De impact op het Franse kantoor was onmiddellijk en meetbaar.

Dat is een tijdsbesparing van 78% op de dagelijkse etiketaanmaak.

Ook de adresfouten zijn volledig verdwenen. Omdat zendingen nu rechtstreeks worden gegenereerd vanuit de bestelling in NetSuite — waar de klant bij de aankoop zelf de afleverlocatie heeft geselecteerd — wordt het adres automatisch overgenomen. Er is geen handmatige selectie meer, en daarmee ook geen mogelijkheid meer voor dit type fout.

De uitrol van Cargoson over meerdere Europese hubs vergde tijd. Zoals bij de meeste implementaties van transportmanagementsoftware was er aanvankelijk weerstand bij de teams. Na een goede training en duidelijke naslagmaterialen sloeg de stemming om zodra het systeem eenmaal in gebruik was.

Kantoren die aanvankelijk weerstand boden, kwamen consequent terug met positieve reacties nadat het systeem operationeel was.

Naast de dagelijkse efficiëntiewinst opende Cargoson een rapportagemogelijkheid die SomnoMed voorheen niet had. Het bedrijf gebruikt vervoerdersdata uit Cargoson nu als één van twee tijdstempels om te meten hoe lang elke hub nodig heeft om een uitgaande zending te verwerken en te verzenden. Die meting loopt van het moment dat een pakket vanuit Manila arriveert tot het moment dat de vervoerder het ophaalt.

"Vroeger tastten we volledig in het duister. In andere regio's is het meten van deze KPI eenvoudig, omdat er maar één vervoerder is. In Europa, met verschillende vervoerders in verschillende landen, hadden we helemaal geen data. Nu wel," aldus Emmanuelle.

De data stelt het management in staat om afwijkingen te signaleren. Als een hub tien dagen nodig heeft voor iets wat twee dagen zou moeten duren, is dat nu zichtbaar. Het helpt ook bij het onderbouwen van personeelsbeslissingen. Het management kan nu zien of de operatie efficiënt verloopt en of er meer of minder mensen nodig zijn voor de logistiek.

De bereikbaarheid van het Cargoson-team was iets wat Emmanuelle specifiek benadrukte. Met kantoren in meerdere landen die op verschillende momenten live gingen, maakte de mogelijkheid om op korte termijn trainingen in te plannen een praktisch verschil.

"Wat ik echt waardeerde aan het Cargoson-team, is dat ze altijd beschikbaar waren wanneer we training nodig hadden voor de inrichting. Ze lieten ons er niet alleen mee worstelen. Ook het IT-team: aan het begin waren er altijd kleine vragen en kleine opstartproblemen, en ze reageerden altijd snel. Dat is echt waardevol," voegt Emmanuelle toe.

Tegenwoordig beheren SomnoMeds Europese hubs alle uitgaande zendingen via één platform dat is gekoppeld aan NetSuite. Wat in Frankrijk vroeger 90 minuten handmatige etiketaanmaak kostte, duurt nu 20 minuten. Adresfouten door handmatige invoer zijn verleden tijd. Het management heeft voor het eerst inzicht in de verzendtijden van elke hub. En de teams die aanvankelijk weerstand boden tegen de overstap, willen nu niet meer terug. Voor een medisch hulpmiddelenbedrijf dat op maat gemaakte producten via meerdere vervoerders per land naar tandartsen door heel Europa verstuurt, is dat precies wat ze nodig hadden.


SomnoMed is één van de 500+ bedrijven die hun multicarrier-vrachtbeheer via Cargoson regelen. Benieuwd hoe het werkt met uw vervoerders en ERP?

Boek een gratis consultatie van 30 minuten

Nog aan het oriënteren? Bekijk hoe Cargoson integreert met uw ERP of vergelijk TMS-opties.