North Carolina Organics Recycling LLC, tüketici öncesi gıda ve içecek geri dönüşümü alanında faaliyet gösteren bir şirkettir. Sodadan çorbaya, biradan çeşitli içeceklere kadar standart dışı organik malzemeler, orijinal ambalajlarıyla shrink film sarılı paletler hâlinde her gün kamyon kamyon tesise ulaşır. Şirket, altı yükleme rıhtımında kurulu özel ekipman hattı aracılığıyla bu malzemeleri paletlerinden, kutularından ve ambalajlarından ayırır; ardından karton, plastik (PET ve HDPE), çelik, alüminyum ve cam gibi temizlenmiş ambalaj malzemelerini balyalayarak satar. Organik içerikler ise en verimli şekilde değerlendirilebilecekleri alanlara yönlendirilir.

İşin özü tam da bu son noktada yatmaktadır. Malzemenin türüne göre organik atıklar; yenilenebilir doğal gaz üretimi için anaerobik sindirim tesislerine gönderilebilir, hayvan yemi olarak kullanılabilir, evcil hayvan maması üretimi için bir rendering şirketine sevk edilebilir ya da yerel çiftçiler için OMRI onaylı kompost hâline dönüştürülebilir. Geri kazanılabilecek hiçbir şey çöp sahasına gitmez.

Yaklaşık yirmi çalışanı ve altı rıhtımıyla şirket, kasıtlı olarak yalın bir yapıda tutulmakta ve verimliliğe büyük önem verilmektedir. Kurucu Fred Mussari, belediye ve endüstriyel su ile atık su arıtma sektöründe on beş yıl çalıştıktan sonra son bir maceraya atılmaya karar verdi. İşini, her malzeme için mümkün olan en iyi kullanımı bulmak ve bunu çöp sahalarıyla maliyet açısından rekabet edebilecek kadar verimli biçimde gerçekleştirmek ilkesi üzerine kurdu.

"Sonuç itibarıyla sürdürülebilirliğin iki kriteri karşılaması gerekir. Hem gezegen için iyi olmalı hem de ekonomik açıdan uygulanabilir olmalı. Pek çok harika fikir var, ama kimse bunu karşılayamazsa bir CFO çıkıp 'bunu kaldıramayız, çöp sahasına gönderin' diyecektir."


LoadingCalendar öncesi: kurumsal ölçekli olmayan bir sorun için kurumsal yazılım

Şirket daha önce güçlü bir rıhtım planlama yazılımı olan OpenDock'u kullanıyordu. Ancak Fred, bu platformun çok farklı bir operasyon tipi için tasarlandığını fark etti.

"Çok sağlam bir platform, ama elli rıhtımı olan ve sürekli bir şeylerin döndüğü büyük depolar için tasarlanmış; yetenekleri muazzam. Kullanımı biraz karmaşık ve ağır. Daha küçük bir işletme için daha iyi bir çözüm bulamıyordum."

Platform aynı zamanda şirketin gerçekten ihtiyaç duyduğundan daha pahalıydı ve Fred her yıl maliyet-fayda dengesini sorgulamak zorunda kalıyordu.

Ödediğimiz ücretin karşılığını yeterince alamadığımızı hissediyordum. Bu yüzden her yıl oturup 'bunu yapmanın daha kolay bir yolu yok mu?' diye düşünürdüm.

Bir planlama aracı kullanılmadan önce yükleri takip etmek hem manuel hem de hataya açık bir süreçti. Bir sürücü geldiğinde ekip, sürücünün getirdiği evraklarla idare etmek zorunda kalıyordu.

Önceden BOL numarasını, serbest bırakma numarasını ya da başka herhangi bir şeyi takip etmenin yolu yoktu. Sürücü evraklarıyla gelirdi, biz de elimizdekiyle çalışırdık ve sisteme öyle girerdik.

Bu durum sürekli takip gerektiriyordu: bir kamyon yükünü ilgili yükle eşleştirmek, eksik bir BOL numarasını bulmak ya da bir satın alma siparişindeki sorunu çözmek için e-posta gönderip telefon açmak kaçınılmaz oluyordu.


LoadingCalendar'ı nasıl buldular: yapay zekâ önerisi

Alternatif arayışı oldukça modern bir yöntemle başladı. Fred, Grok'a öneriler sordu, seçenekleri daralttı ve LoadingCalendar'ı seçti.

Dürüst bir cevap ister misiniz? Birkaç farklı seçenek istedim, bununla karşılaştım, iki ya da üçünü değerlendirdim ve LoadingCalendar'ı seçtim.

Zamanlama da elverişliydi: şirket yeni bir web sitesi kurarken planlama aracı da siteye entegre edildi. Müşteriler artık kendi teslimatlarını kendileri rezerve edebiliyor, ekip ise giden malların alımlarını da aynı yerden planlayabiliyordu.


Başlamak için yalnızca birkaç telefon görüşmesi yetti

Karmaşık bir platformu geride bırakan bir şirket için geçiş süreci neredeyse zahmetsizdi. Uzun soluklu bir uygulama projesi ya da yorucu bir yapılandırma süreci yaşanmadı.

Pek bir onboarding sürecimiz oldu mu bilmiyorum. Bir ya da iki telefon görüşmesi ve birkaç soru oldu, hepsi bu kadar. Son derece sezgisel ve kullanımı kolay.

Kurulum da buna uygun biçimde sade. Planlama ve müşteri iletişimi, ön ofiste iki masaüstü ekran ve bir dizüstü bilgisayardan yürütülürken mal kabul ve envanter işlemleri masaüstü bilgisayarlardan birinde gerçekleştiriliyor. Kamyonlar geldiğinde bir ekip üyesi sürücüden fiziksel evrakları alıyor, LoadingCalendar'daki bilgilerle eşleştiriyor ve yük günün programına dahil edilerek ambalaj açma sürecine geçiyor.


Her numara tek bir yerde

Müşteriler artık rezervasyon yaparken BOL, serbest bırakma veya PO numaralarını doğrudan LoadingCalendar'a kendileri giriyor. Bu sayede her kamyon yükü, tesise ulaşmadan önce ilgili rezervasyonla eşleştirilebiliyor.

"Artık BOL numarasını, serbest bırakma numarasını ya da PO numarasını yükleme takvimine kendileri giriyorlar; böylece her şeyi eşleştirebiliyor ve bu kamyon yükünün takvimde hangi yüke ait olduğunu anlayabiliyoruz."

Satın alma sipariş numaraları, müşteri numaraları, mühür numaraları ve kamyon numaraları gibi arka ofis için gereken tüm bilgiler tek bir merkezi yerde toplanıyor ve ekip haftalık faturalandırma yaparken hazır hâlde bekliyor.

Her şeyin tek bir merkezi yerde olması, gelen yükleri eşleştirmeyi, BOL'lara bakmayı, malzemeleri envantere almayı ve ardından fatura kesmeyi kolaylaştırıyor; bir sürü şeyi aramak zorunda kalmıyorsunuz.

Sadeliğe değer veren bir operasyon için bu aracın cazibesi, tam olarak ihtiyaç duyulanı yapması ve fazlasına girişmemesinden kaynaklanıyor.

"Bizim kullanım senaryomuz için bu araç, ihtiyacımız olan her şeyi kompakt bir pakette sunuyor."


Sonuç: çapraz kontrol süresi yarıya indi

Artık sonradan koşturmaya gerek kalmıyor. Doğru numaralar rezervasyon anında sisteme girildiğinden, evrak düzenlemek için gönderilen e-postalar ve yapılan telefon görüşmeleri büyük ölçüde sona erdi.

"'Bu sizin yükünüz mü, hangi numarayı kullanmamı istersiniz?' diye e-posta göndermek zorunda kaldığım zamanla kıyaslandığında sürem yarıya indi. Artık bunu yapmak zorunda değilim."

Fred, şirketin yük mutabakatına harcanan zamanı resmî olarak takip etmediğini belirterek bunun kesin bir rakam değil, bir tahmin olduğunu kabul ediyor. Bununla birlikte günlük iş akışındaki etkisi gözle görülür biçimde ortada. Önceki süreç saf bir ek yükten ibaretti: kimseye hiçbir değer katmayan çapraz kontrol işlemleri.

Fred ayrıca "gönüllü uyum" olarak nitelendirdiği daha dolaylı bir faydaya da dikkat çekiyor. Planlama süreci sade ve şirketin web sitesi üzerinden kolayca erişilebilir olduğundan, müşteriler gerekli bilgileri hatırlatılmadan kendiliğinden sağlıyor.

Müşterinin her şeyin sorunsuz ilerlemesi için ihtiyaç duyduğumuz bilgileri bize vermesini kolaylaştırıyor. Gönüllü uyumu teşvik ediyor.

Bu kolaylık, piyasanın şirketi nasıl algıladığına da yansıyor. Büyük gıda ve içecek markalarının malzemelerini yerleştiren ulusal brokerlerin yönlendirdiği bir sektörde, çalışması kolay bir iş ortağı olmak rekabet avantajına dönüşüyor.

Brokerlerden aldığımız geri bildirim, bizimle çalışmanın çok kolay olduğu yönünde. Süreç sade ve anlaşılır; onların işini kolaylaştırıyor, bu da tüm süreci kolaylaştırıyor.


LoadingCalendar: küçük ve orta ölçekli rıhtımlar için doğru seçim

Fred'in tavsiyesi, onu bu değişikliğe yönelten uyumsuzluk sorunuyla doğrudan şekilleniyor. LoadingCalendar, orta hacimde mal alan ve gönderen, işleri karmaşıklaştırmak istemeyen küçük ve orta ölçekli operasyonlara hitap ediyor.

"Orta miktarda malzeme alan ve gönderen her depo ya da benzeri işletme için uygun. Otoyolda giderken yüz yirmi yedi yükleme rıhtımı olan ve aynı anda elli milyon şeyin döndüğü bir depo görürseniz, bunun için karmaşık, güçlü ve pahalı başka seçenekler var. Ama küçük ve orta ölçekli bir operasyon için bu mükemmel."

On ila on beş çekici-treyler ile günde iki yüz ila üç yüz ton malzeme kabul eden kendi işletmesi için bu uyum, geri dönüşü sağlayan şey tam da bu.

Büyük bir şirket değiliz. Yirmi küsur çalışan, altı yükleme rıhtımı; verimli olmaya çalışıyoruz. Bu platformu seçmemin nedeni de bu.

Sürekli süreç iyileştirme felsefesi — her seferinde bir sade araçla — şirketin tamamını yönetme biçiminin temelini oluşturuyor.

"Yükleme takvimine dönecek olursam: operasyonu biraz daha kolay ve verimli hâle getirecek her araç işe yarıyor. Her gün yapmaya çalıştığımız şey bu."