Como a OMHU construiu uma logística escalável em 25 mercados

OMHU é uma empresa de design dinamarquesa sediada em Copenhaga, conhecida pelo seu sofá modular TEDDY. Todos os produtos são fabricados por encomenda na Europa, principalmente na Polónia, com uma unidade de produção menor nos Estados Unidos. Os produtos são depois enviados para mais de 40 000 clientes em 25 mercados europeus, nos Estados Unidos e, em breve, no Canadá. Esta estrutura — com sede na Dinamarca, produção na Polónia e distribuição direta a clientes em dezenas de países — exerce uma pressão real sobre a logística. Antes de avançar para uma nova fase de crescimento, a OMHU precisava de ter uma visão clara de cada envio.

Victor Mandrup, Coordenador de Logística da OMHU, é responsável pela integração de novos parceiros de transporte. Sempre que a OMHU entra num novo mercado, é ele quem identifica a transportadora certa, fecha o acordo e a liga à Cargoson para colocar a integração via API em funcionamento.

Antes da Cargoson: duas transportadoras e uma pilha de folhas Excel

Nos primeiros tempos, a OMHU tinha uma configuração simples, com duas transportadoras dinamarquesas e partilha de informação através de folhas de cálculo Excel.

"Era simples, mas também frágil e sujeito a erros", recorda Victor. "Era necessária muita verificação dupla e muito trabalho manual. Tínhamos de consultar diferentes listas de camiões e folhas Excel para garantir que todas as encomendas eram enviadas às transportadoras e que tudo estava carregado nos camiões."

Esta abordagem pode funcionar com uma única transportadora e um número reduzido de mercados. Mas não resistiria à escala para a qual a OMHU se encaminhava. "Com a nossa configuração atual, com todas as transportadoras diferentes e todos os mercados diferentes, seria completamente impossível", afirma.

Por que razão um TMS surgiu a par do ERP

A decisão foi menos uma comodidade e mais uma necessidade. Ao preparar a expansão, os dois primeiros passos da empresa foram implementar um sistema ERP e a Cargoson como software de gestão de transportes, garantindo que o fluxo de encomendas estava estruturado antes de entrar em novos mercados.

"Era fundamental para nós avançar", explica Victor. "Sempre que abrimos um novo mercado com uma nova transportadora, contactamos a Cargoson e pedimos-lhes que tratem da integração que liga o sistema da transportadora ao nosso. Assim, sabemos que tudo ficará configurado da forma que queremos."

Uma integração rápida, assente numa comunicação aberta

A OMHU precisava de agir depressa, e a implementação acompanhou esse ritmo. Ülari Kalamees, da Cargoson, que esteve envolvido no processo, descreve-o como um projeto deliberadamente acelerado.

"Ficou claro desde o início que ou seria muito rápido e ágil, ou simplesmente não aconteceria", afirma.

Victor concorda.

"Ficámos impressionados com o back-end, a documentação e o serviço bem testado. Foi também por isso que escolhemos a Cargoson. O processo de integração correu sem problemas e a Cargoson cumpriu o prazo de implementação prometido, o que era importante para nós."

O primeiro mercado a entrar em funcionamento foi o polo de produção polaco, que distribui por toda a Europa. A seguir vieram os Estados Unidos e depois a Alemanha.

O desafio do cross-trade

A estrutura da OMHU criou um problema logístico pouco habitual. Com o titular da conta sediado na Dinamarca, os produtos saem de um país (Polónia) e são enviados para clientes noutros países, como a Finlândia, a França ou o Reino Unido.

"No início, tivemos de perceber como fazer tudo funcionar de forma fluida, para que esses envios em cross-trade decorressem naturalmente e sem problemas", diz Ülari. "Era um desafio de arquitetura que tinha de ser resolvido e bem definido desde o início."

Um sistema utilizado pela logística, pelo apoio ao cliente e pela produção

Na OMHU, a Cargoson vai muito além de uma simples ferramenta de logística. Cerca de quatro pessoas na logística utilizam-na, tal como cinco ou seis pessoas no apoio ao cliente e duas na cadeia de abastecimento. A plataforma chega também à produção, onde o sistema produtivo se liga à Cargoson através da API.

"É muito fácil de usar, mesmo para pessoas sem perfil técnico", diz Victor. "O apoio ao cliente usa-a para consultar encomendas, reimprimir etiquetas ou verificar o estado do rastreamento. Ter toda essa informação num único sistema facilita a colaboração, porque todos sabemos onde encontrar o que precisamos."

Esta visão partilhada também ajuda quando algo corre mal na produção. "Se houver um problema com uma etiqueta que não pode ser impressa devido a uma restrição, isso aparece na Cargoson e a produção contacta-nos. Podemos então ir diretamente à Cargoson, consultar a encomenda e ver a mensagem de erro."

Colocar toda a informação da encomenda em cada etiqueta

O exemplo mais claro do que essa visão global permite na prática é a etiquetagem. A transportadora italiana da OMHU produzia originalmente etiquetas que mostravam quase nada além do seu próprio número de rastreamento. Quando chegava um camião completo com dezenas de encomendas, cada uma composta por quatro caixas, era impossível perceber à primeira vista quais as caixas que pertenciam a cada encomenda ou o que continham.

Foi necessário um longo processo de integração para mudar isso. "Fomos insistindo com a Cargoson ao nosso lado e, no final, conseguimos", diz Victor. "Transformámos uma etiqueta com quase nenhuma informação numa etiqueta com tudo: o número da encomenda, a morada do cliente, e assim por diante. Não teríamos conseguido fazer isso sem a Cargoson."

Agora, o armazém consegue associar cada caixa à sua encomenda e garantir que os envios são completos, sem caixas em falta.

Rastreamento que o apoio ao cliente pode acompanhar sem ter de perguntar a ninguém

Outra funcionalidade em que a equipa confia é o rastreamento. Cada envio está ligado do sistema ERP à Cargoson e depois diretamente à página de rastreamento da própria transportadora. Isto significa que qualquer pessoa pode acompanhar uma encomenda sem ter de andar à procura de informação.

"É ótimo que a Cargoson tenha um link de rastreamento direto", diz Victor. "Encontra a encomenda na Cargoson e pode ir diretamente ao site da transportadora para a consultar. O estado costuma ser o mesmo também na Cargoson. Algumas transportadoras têm dificuldade em atualizá-lo, mas aí existe sempre o link para o site local delas."

Respostas rápidas e claras quando é preciso

Quando a OMHU entrou no mercado do Reino Unido, trabalhou com uma pequena transportadora sem experiência em integração via API. A equipa da Cargoson, Victor e a transportadora realizaram então uma reunião online para definir o que cada parte precisava. "A partir daí, tudo correu sem problemas", afirma.

No resto do tempo, o sistema funciona por si mesmo. Em média, a OMHU contacta o suporte apenas uma ou duas vezes por semana, sobretudo quando está a configurar uma nova transportadora. Quando o faz, a resposta é rápida. "Recebemos uma resposta clara e rápida, normalmente no próprio dia ou no dia seguinte", diz Victor. As respostas são diretas: "Preferimos ser realistas e ter uma boa comunicação do que ser informados de que algo é possível quando não é." Para Victor, é isso que importa. "É muito bom que simplesmente funcione."

Quem deve considerar a Cargoson?

Quando questionado sobre a quem a recomendaria, Victor não limita a resposta a grandes operações.

"A qualquer empresa que precise de uma configuração logística com várias transportadoras e vários serviços, e que queira ter uma visão clara de tudo. Mesmo num mercado pequeno com um número reduzido de encomendas, é útil ter essa visão desde o início. O número de erros que pode ocorrer com uma configuração manual simples simplesmente não vale a pena, quando comparado com a utilização de um TMS como a Cargoson para manter tudo no lugar certo."

O próximo mercado: o Canadá

A OMHU continua a abrir novos mercados, cada um seguindo o mesmo padrão: uma nova transportadora e a respetiva integração são configuradas antes de o mercado entrar em funcionamento. O Canadá é o próximo, e a equipa está atualmente a preparar essa integração.

A OMHU é uma das mais de 500 empresas fabricantes que gerem os seus transportes com o TMS da Cargoson. Quer ver como funciona com as suas transportadoras e tipos de envio?

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