OMHU, lojistiğini 25 pazara nasıl ölçeklendirdi?

OMHU , merkezi Kopenhag'da bulunan ve modüler TEDDY kanepeyle tanınan bir Danimarkalı tasarım şirketidir. Tüm ürünler sipariş üzerine Avrupa'da, ağırlıklı olarak Polonya'da üretilmekte; daha küçük bir üretim tesisi ise ABD'de faaliyet göstermektedir. Üretilen ürünler, 25 Avrupa pazarı ile Amerika Birleşik Devletleri'nde 40.000'den fazla müşteriye ulaştırılmakta, yakında Kanada da bu listeye eklenecektir. Merkez Danimarka'da, üretim Polonya'da ve dağıtım onlarca ülkedeyken bu yapı lojistik üzerinde ciddi bir baskı oluşturmaktadır. OMHU, daha fazla büyümeden önce her sevkiyatı net biçimde takip edebileceği bir sisteme ihtiyaç duyuyordu.

OMHU'da Lojistik Koordinatörü olarak görev yapan Victor Mandrup, yeni taşıma ortaklarını sisteme dahil etmekten sorumludur. OMHU yeni bir ülkede pazara girdiğinde Victor doğru taşıyıcıyı bulur, anlaşmayı yapar ve API entegrasyonunu hayata geçirmek için taşıyıcıyı Cargoson ile buluşturur.

Cargoson öncesi: iki taşıyıcı ve bir yığın Excel dosyası

OMHU'nun ilk dönemlerinde iki Danimarkalı taşıyıcıdan oluşan basit bir yapı mevcuttu ve bilgiler Excel tablolarıyla paylaşılıyordu.

"Basitti ama aynı zamanda kırılgandı ve hatalara açıktı," diye hatırlıyor Victor. "Çok fazla çift kontrol ve manuel iş gerekiyordu. Tüm siparişlerin taşıyıcılara iletildiğinden ve her şeyin kamyonlara yüklendiğinden emin olmak için farklı kamyon listelerine ve Excel dosyalarına bakmak zorunda kalıyorduk."

Bu yaklaşım tek bir taşıyıcı ve sınırlı sayıda pazarla belki işe yarıyordu; ancak OMHU'nun hedeflediği ölçeğe dayanması mümkün değildi. "Mevcut yapımızla, bu kadar farklı taşıyıcı ve bu kadar farklı pazarla, bu tamamen imkânsız olurdu," diyor Victor.

ERP'nin yanında neden bir taşımacılık yönetim yazılımı da devreye alındı?

Bu karar, isteğe bağlı bir tercih değil, bir zorunluluktu. OMHU büyümeye hazırlanırken attığı ilk iki adım, bir ERP sistemi ve Cargoson'ı taşımacılık yönetim yazılımı olarak hayata geçirmek oldu; böylece yeni pazarlara açılmadan önce sipariş akışı sağlam bir zemine oturtuldu.

"Harekete geçmemiz kritik önem taşıyordu," diye açıklıyor Victor. "Yeni bir taşıyıcıyla yeni bir pazara her açıldığımızda Cargoson'a ulaşıp taşıyıcının sistemini bizimkiyle bağlayan entegrasyonu yönetmelerini istiyoruz. Böylece her şeyin istediğimiz şekilde kurulduğundan emin oluyoruz."

Açık iletişim üzerine kurulu hızlı bir başlangıç

OMHU'nun hızlı hareket etmesi gerekiyordu ve uygulama süreci de bu tempoyla örtüştü. Devreye alma sürecinde yer alan Cargoson'dan Ülari Kalamees, projeyi baştan tasarlanmış hızlı tempolu bir çalışma olarak tanımlıyor.

"En başından beri açıktı: ya çok hızlı ve süratli olacaktı ya da hiç olmayacaktı," diyor.

Victor de aynı görüşte.

"Arka uç, dokümantasyon ve iyi test edilmiş hizmet bizi etkiledi. Cargoson'ı seçmemizin nedenlerinden biri de buydu. Başlangıç süreci sorunsuz ilerledi ve Cargoson uygulama süresi taahhüdüne sadık kaldı; bu bizim için önemliydi."

İlk canlıya geçilen pazar, Avrupa genelinde dağıtım yapan Polonya üretim merkeziydi. Ardından ABD, sonra Almanya geldi.

Çapraz ticaret zorluğu

OMHU'nun yapısı alışılmadık bir lojistik sorun doğuruyordu. Hesap sahibi Danimarka'da bulunurken mallar bir ülkeden (Polonya) çıkıp başka ülkelerdeki müşterilere (Finlandiya, Fransa veya İngiltere gibi) ulaşıyordu.

"Başlangıçta bu çapraz ticaret sevkiyatlarının herhangi bir sorun yaşanmadan doğal biçimde akmasını sağlamak için çözüm üretmemiz gerekti," diyor Ülari. "Bu, en başından doğru kurgulanması gereken mimari bir zorluktandı."

Lojistik, müşteri hizmetleri ve üretimde ortak kullanılan tek sistem

Cargoson, OMHU'da yalnızca bir lojistik aracının çok ötesine geçmiştir. Lojistik ekibinden yaklaşık dört kişi, müşteri hizmetlerinden beş-altı kişi ve tedarik zincirinden iki kişi sistemi aktif olarak kullanmaktadır. Üretim tarafında ise üretim sistemi API aracılığıyla Cargoson'a bağlıdır.

"Teknik bilgisi olmayan kişiler için bile kullanımı son derece kolay," diyor Victor. "Müşteri hizmetleri ekibi siparişleri kontrol etmek, etiketleri yeniden düzenlemek veya takip durumunu görmek için sistemi kullanıyor. Tüm bu bilgilerin tek bir sistemde toplanması iş birliğini kolaylaştırıyor; çünkü hepimiz ihtiyacımız olan bilgiyi nerede bulacağımızı biliyoruz."

Bu ortak görünüm, üretimde bir sorun çıktığında da işe yarıyor. "Bir kısıtlama nedeniyle etiket yazdırılamıyorsa bu durum Cargoson'da görünüyor ve üretim bizi bilgilendiriyor. Biz de doğrudan Cargoson'a girip siparişi bulabilir ve hata mesajını görebiliyoruz."

Her etikete eksiksiz sipariş bilgisi

Bu genel bakışın pratikte ne anlama geldiğinin en somut örneği etiketlemedir. OMHU'nun İtalyan taşıyıcısı başlangıçta kendi takip numarasından başka neredeyse hiçbir bilgi içermeyen etiketler üretiyordu. Her biri dört kutudan oluşan onlarca siparişin bulunduğu dolu bir kamyon geldiğinde hangi kutuların hangi siparişe ait olduğunu ya da içinde ne olduğunu bir bakışta anlamak imkânsızdı.

Bunu değiştirmek uzun soluklu bir entegrasyon süreci gerektirdi. "Cargoson'ın desteğiyle ısrarla devam ettik ve sonunda başardık," diyor Victor. "Etiketi neredeyse hiçbir bilgi içermez halden sipariş numarası, müşteri adresi ve daha fazlasını içerir hale getirdik. Bunu Cargoson olmadan başaramazdık."

Artık depo, her kutuyu ilgili siparişle eşleştirebiliyor ve eksik kutular olmaksızın siparişlerin eksiksiz gönderildiğinden emin olabiliyor.

Müşteri hizmetlerinin sormadan takip edebildiği sevkiyat görünürlüğü

Ekibin güvendiği bir diğer özellik ise takiptir. Her sevkiyat, ERP sisteminden Cargoson'a ve oradan doğrudan taşıyıcının kendi takip sayfasına bağlıdır. Bu sayede herkes bir siparişi kimseye sormadan takip edebilmektedir.

"Cargoson'ın doğrudan takip bağlantısına sahip olması harika," diyor Victor. "Siparişi Cargoson'da bulup taşıyıcının web sitesine doğrudan geçebiliyorsunuz. Durum genellikle Cargoson'da da aynı şekilde görünüyor. Bazı taşıyıcıların güncelleme konusunda sıkıntısı oluyor ama o zaman yerel sitelerine giden bağlantı var."

Önemli anlarda hızlı ve net yanıtlar

OMHU İngiltere pazarına açıldığında API entegrasyonu konusunda deneyimi olmayan küçük bir taşıyıcıyla çalışmaya başladı. Cargoson ekibi, Victor ve taşıyıcı bir araya gelerek çevrimiçi bir toplantı düzenledi ve her tarafın neye ihtiyaç duyduğunu belirledi. "Oradan itibaren her şey sorunsuz ilerledi," diyor Victor.

Geri kalan zamanlarda sistem kendi kendine işliyor. OMHU, genellikle yeni bir taşıyıcı kurulumu sırasında haftada bir ya da iki kez destek için başvuruyor. Başvurduklarında yanıt hızlı geliyor. "Net bir cevap ve hızlı bir dönüş alıyoruz; genellikle aynı gün ya da ertesi gün," diyor Victor. Yanıtlar doğrudan ve açık: "Yapılamayacak bir şeyin yapılabileceğini söylenmektense gerçekçi olmayı ve iyi iletişim kurmayı tercih ederiz." Victor için asıl önemli olan da bu: "Sistemin sadece çalışıyor olması gerçekten çok iyi."

Cargoson kimler için uygundur?

Kime önereceği sorulduğunda Victor bunu büyük ölçekli operasyonlarla sınırlamıyor.

"Birden fazla taşıyıcı ve birden fazla hizmet içeren bir lojistik yapısına ihtiyaç duyan, net bir genel bakış isteyen her şirket. Küçük bir pazarda az sayıda siparişle çalışıyor olsanız bile başından itibaren bu genel bakışa sahip olmak değerlidir. Basit bir manuel yapıyla yapılabilecek hata sayısı, her şeyi doğru yerde tutmak için Cargoson gibi bir taşımacılık yönetim yazılımı kullanmaya kıyasla gerçekten buna değmez."

Sıradaki pazar: Kanada

OMHU yeni pazarlara açılmaya devam ediyor; her seferinde aynı süreç işliyor: pazar canlıya geçmeden önce yeni bir taşıyıcı ve entegrasyon kurulumu tamamlanıyor. Sırada Kanada var ve ekip şu an o entegrasyonu hazırlıyor.

OMHU, Cargoson taşımacılık yönetim yazılımını kullanarak yük yönetimi yapan 500'den fazla üreticiden biridir. Kendi taşıyıcılarınız ve sevkiyat türlerinizle nasıl çalıştığını görmek ister misiniz?

Ücretsiz 30 dakikalık danışma görüşmesi ayarlayın

Henüz araştırma aşamasında mısınız? Cargoson'ın üreticiler için nasıl çalıştığına bakın ya da TMS seçeneklerini karşılaştırın.