Hogyan épített az OMHU 25 piacra skálázható logisztikát

Az OMHU egy koppenhágai székhelyű dán dizájncég, amelyet moduláris TEDDY kanapéjáról ismernek. Minden termékük rendelésre készül Európában, döntően Lengyelországban, kisebb gyártókapacitással az Egyesült Államokban. Az elkészült bútorok több mint 40 000 vevőhöz jutnak el 25 európai piacon, az Egyesült Államokban, és hamarosan Kanadában is. Ez a felállás – dán központ, lengyel gyártás, közvetlen kiszállítás tucatnyi országba – komoly terhet ró a logisztikára. Mielőtt tovább bővítette volna működését, az OMHU-nak elengedhetetlenné vált, hogy minden küldeményéről átfogó, valós idejű képet kapjon.

Victor Mandrup, az OMHU logisztikai koordinátora felel az új fuvarozói partnerkapcsolatok kiépítéséért. Amikor az OMHU belép egy új piacra, Victor megtalálja a megfelelő fuvarozót, megköti a megállapodást, majd összekapcsolja őket a Cargosonnal, hogy az API-integráció elindulhasson.

A Cargoson előtt: két fuvarozó és egy csomó Excel-tábla

A kezdetekben az OMHU logisztikája viszonylag egyszerű volt: két dán fuvarozó és Excel-táblázatok. Az információmegosztás manuálisan zajlott.

„Egyszerű volt, de törékeny és hibalehetőségekkel teli" – emlékszik vissza Victor. „Rengeteg ellenőrzést igényelt, és rengeteg kézi munkát. Különböző fuvarlistákat és Excel-táblákat kellett átnézni, hogy megbizonyosodjunk arról, minden megrendelés eljutott a fuvarozókhoz, és minden felkerült a teherautókra."

Ez a megközelítés egy fuvarozóval és néhány piaccal még működőképes. Azzal a növekedéssel azonban, amelyre az OMHU készült, már nem lett volna tartható. „A jelenlegi felállásunkban, az összes különböző fuvarozóval és az összes különböző piaccal, ez teljesen lehetetlen lett volna" – mondja Victor.

Miért került a TMS az ERP mellé?

A döntés nem kényelmi szempontból született, hanem szükségszerűségből. Az OMHU terjeszkedésre való felkészülés során első lépésként egyszerre vezette be az ERP-rendszert és a Cargosont mint szállításkezelő szoftvert, hogy a rendelésfolyamat még az új piacok megnyitása előtt strukturált legyen.

„Létfontosságú volt, hogy belevessük magunkat" – magyarázza Victor. „Valahányszor új piacot nyitunk új fuvarozóval, megkeressük a Cargosont, és megkérjük őket, hogy kezeljék az integrációt, amely összeköti a fuvarozó rendszerét a miénkkel. Így biztosak lehetünk benne, hogy minden úgy lesz beállítva, ahogy szeretnénk."

Gyors bevezetés, nyílt kommunikációra építve

Az OMHU-nak gyorsan kellett cselekednie, és a bevezetés üteme ehhez igazodott. Ülari Kalamees, a Cargoson részéről a projekt résztvevője, szándékosan gyors tempójú folyamatként jellemzi az egészet.

„Az elejétől fogva egyértelmű volt: vagy nagyon gyorsan és határozottan csináljuk, vagy egyáltalán nem fog összejönni" – mondja.

Victor is így látja.

„Lenyűgözött minket a háttérrendszer, a dokumentáció és a jól tesztelt szolgáltatás. Részben ezért is választottuk a Cargosont. A bevezetési folyamat gördülékenyen zajlott, és a Cargoson tartotta az ígért implementációs határidőt, ami számunkra nagyon fontos volt."

Az első éles piac a lengyel gyártóközpont volt, amely egész Európát kiszolgálja. Ezt követte az Egyesült Államok, majd Németország.

A keresztkereskedelmi kihívás

Az OMHU felépítése szokatlan logisztikai problémát teremtett. Mivel a fiókgazda Dániában van, az áruk egy másik országból (Lengyelország) indulnak, és megint más országokban lévő vevőkhöz (például Finnországba, Franciaországba vagy az Egyesült Királyságba) érkeznek.

„Kezdetben ki kellett dolgoznunk, hogyan lehet ezt zökkenőmentessé tenni, hogy ezek a keresztkereskedelmi küldemények természetesen, problémamentesen áramoljanak" – mondja Ülari. „Ez egy architekturális kihívás volt, amelyet a legelső pillanattól kezdve helyesen kellett megoldani."

Egyetlen rendszer a logisztika, az ügyfélszolgálat és a gyártás számára

A Cargosont az OMHU-nál nem csupán logisztikai eszközként használják. A logisztikai csapatból körülbelül négyen dolgoznak benne, az ügyfélszolgálatról öt-hat fő, a supply chain területéről pedig ketten. A rendszer a gyártásba is beépül: a gyártási rendszer API-n keresztül kapcsolódik a Cargosonhoz.

„Annyira egyszerű a használata, még a nem műszaki beállítottságú kollégáknak is" – mondja Victor. „Az ügyfélszolgálat segítségével ellenőrzik a megrendeléseket, újracímkéznek vagy megnézik a nyomon követési státuszt. Az, hogy minden információ egy rendszerben van, megkönnyíti az együttműködést, mert mindenki tudja, hol találja, amire szüksége van."

Ez az egységes rálátás akkor is segít, ha a gyártásban valami félremegy. „Ha egy cimkével probléma van – például valamilyen korlátozás miatt nem nyomtatható ki –, az megjelenik a Cargosonban, és a gyártás értesít minket. Ekkor közvetlenül a Cargosonban kereshetjük ki a megrendelést, és megnézhetjük a hibaüzenetet."

Teljes rendelési információ minden cimkén

Az átfogó rálátás gyakorlati értékét legjobban a cimkézés példáján lehet megérteni. Az OMHU olasz fuvarozója eredetileg olyan cimkéket állított elő, amelyeken szinte semmi más nem szerepelt, csak a saját nyomon követési száma. Amikor egy teli teherautó érkezett, amelyen tucatnyi rendelés volt – mindegyik négy dobozból állva –, egyszerűen nem lehetett megmondani, melyik doboz melyik rendeléshez tartozik, és mi van bennük.

Hosszú integrációs munkába telt, mire ez megváltozott. „Kitartottunk, a Cargoson végig mellettünk állt, és végül sikerült" – mondja Victor. „A cimkét szinte üresből olyanná alakítottuk, amelyen minden rajta van: a rendelésszám, a vevő címe és így tovább. Cargoson nélkül erre nem lettünk volna képesek."

Ma a raktár minden dobozt össze tud párosítani a megfelelő rendeléssel, és gondoskodik arról, hogy teljes rendelések kerüljenek kiszállításra – ne hiányzó dobozokkal csonka küldemények.

Nyomon követés, amelyet az ügyfélszolgálat önállóan tud kezelni

A csapat másik nélkülözhetetlen funkciója a nyomon követés. Minden küldemény az ERP-rendszerből a Cargosonon keresztül közvetlenül a fuvarozó saját nyomon követési oldalára van linkelve. Ez azt jelenti, hogy bárki nyomon követheti a megrendelést anélkül, hogy másoktól kellene információt kérnie.

„Nagyszerű, hogy a Cargosonban közvetlen nyomon követési link van" – mondja Victor. „Megkeresed a megrendelést a Cargosonban, és onnan közvetlenül a fuvarozó weboldalára ugorhatsz. A státusz általában a Cargosonban is ugyanaz. Egyes fuvarozóknál akadnak frissítési késések, de ott ott van a link a helyi oldalukra."

Gyors, egyértelmű válaszok, amikor számít

Amikor az OMHU megnyitotta az egyesült királyságbeli piacát, egy kisebb, API-integrációban tapasztalatlan fuvarozóval dolgozott együtt. A Cargoson csapata, Victor és a fuvarozó közös online megbeszélést tartott, hogy tisztázzák, kinek mire van szüksége. „Utána minden gördülékenyen ment" – mondja Victor.

A rendszer a többi időben magától fut. Az OMHU átlagosan heti egyszer-kétszer fordul a támogatáshoz, leginkább új fuvarozó beállításakor. Ilyenkor a válasz gyors. „Egyértelmű választ kapunk, általában még aznap vagy másnap" – mondja Victor. A válaszok őszinték: „Inkább legyünk realisták és kommunikáljunk jól, mint hogy azt mondják, valami megoldható, amikor valójában nem az." Victor számára ez a lényeg. „Igazán jó érzés, hogy egyszerűen működik."

Kinek érdemes megfontolnia a Cargosont?

Amikor megkérdezték, kinek ajánlaná, Victor nem korlátozza a választ a nagy cégekre.

„Minden olyan vállalatnak, amelynek több fuvarozót és több szolgáltatást magában foglaló logisztikai felállásra van szüksége, és szeretne átfogó rálátást. Még egy kis piacon, kevés megrendeléssel is érdemes ezt az áttekintést már a kezdetektől megteremteni. Az egyszerű, manuális rendszerrel elkövethető hibák száma egyszerűen nem éri meg azt a kockázatot, ha van egy olyan TMS, mint a Cargoson, amely mindent a helyén tart."

A következő piac: Kanada

Az OMHU folyamatosan nyit új piacokat, és minden esetben ugyanaz a minta követi egymást: az új fuvarozó és az integráció még a piac élesítése előtt beáll. A következő állomás Kanada, amelynek integrációját a csapat jelenleg készíti elő.

Az OMHU egyike annak a 500+ gyártónak, amely a Cargoson TMS segítségével kezeli fuvarozását. Szeretné látni, hogyan működne ez az Ön fuvarozóival és küldeménytípusaival?

Foglaljon ingyenes 30 perces konzultációt

Csak tájékozódik? Nézze meg, hogyan működik a Cargoson gyártók számára, vagy hasonlítsa össze a TMS-megoldásokat.