Hoe OMHU logistiek opbouwde die schaalbaar is in 25 markten

OMHU is een Deens designbedrijf met hoofdkantoor in Kopenhagen, bekend van de modulaire TEDDY-bank. Alle producten worden op bestelling gemaakt in Europa, voornamelijk in Polen, met een kleinere productielocatie in de VS. De zendingen gaan naar meer dan 40.000 klanten in 25 Europese markten, de Verenigde Staten en binnenkort ook Canada. Deze structuur — hoofdkantoor in Denemarken, productie in Polen en directe distributie naar klanten in tientallen landen — legt een aanzienlijke druk op de logistiek. Voordat OMHU verder kon opschalen, was een helder overzicht van elke zending onmisbaar.

Victor Mandrup, Logistiek Coördinator bij OMHU, is verantwoordelijk voor het aan boord brengen van nieuwe vervoerders. Wanneer OMHU een nieuwe markt opent, zoekt hij de juiste vervoerder, sluit hij de deal en koppelt hij die vervoerder via Cargoson aan de API-integratie.

Vóór Cargoson: twee vervoerders en een stapel Excel-sheets

In de begindagen werkte OMHU met een eenvoudige opzet: twee Deense vervoerders en informatie-uitwisseling via Excel-spreadsheets.

"Het was simpel, maar ook kwetsbaar en foutgevoelig," herinnert Victor zich. "Er was veel dubbel controleren nodig en veel handmatig werk. We moesten verschillende vrachtlijsten en Excel-sheets nalopen om te controleren of alle orders daadwerkelijk naar de vervoerders waren gestuurd en of alles op de vrachtwagens stond."

Met één vervoerder en een beperkt aantal markten valt zoiets nog te beheren. Maar bij de schaal waar OMHU naartoe groeide, was dit geen houdbare aanpak. "Met onze huidige opzet, met al die verschillende vervoerders en al die verschillende markten, zou het volstrekt onmogelijk zijn geweest," zegt Victor.

Waarom een TMS naast het ERP werd ingevoerd

De keuze voor een transportmanagementsysteem was geen luxe, maar een noodzaak. Ter voorbereiding op de uitbreiding nam OMHU twee maatregelen tegelijk: de implementatie van een ERP-systeem én de inzet van Cargoson als TMS. Zo was de orderflow al gestructureerd voordat nieuwe markten werden toegevoegd.

"Het was voor ons cruciaal om snel van start te gaan," legt Victor uit. "Elke keer dat we een nieuwe markt openen met een nieuwe vervoerder, nemen we contact op met Cargoson en vragen we hen om de integratie te verzorgen die het systeem van de vervoerder aan het onze koppelt. Dan weten we zeker dat alles precies zo wordt ingericht als wij het willen."

Een snelle onboarding, gebouwd op open communicatie

OMHU moest snel handelen, en de implementatie paste bij dat tempo. Ülari Kalamees van Cargoson, die bij de uitrol betrokken was, omschrijft het als een bewust snel project.

"Vanaf het begin was duidelijk: het gaat heel snel en voortvarend, of het gaat helemaal niet," zegt hij.

Victor beaamt dat.

"We waren onder de indruk van de back-end, de documentatie en de goed geteste dienstverlening. Dat is ook de reden waarom we voor Cargoson hebben gekozen. Het onboardingproces verliep soepel en Cargoson hield zich aan de beloofde implementatietijd, wat voor ons belangrijk was."

De eerste live markt was de Poolse productielocatie, van waaruit heel Europa wordt beleverd. Daarna volgden de VS en Duitsland.

De uitdaging van cross-trade zendingen

De structuur van OMHU bracht een bijzonder logistiek vraagstuk met zich mee. De accounthouder is gevestigd in Denemarken, de goederen vertrekken vanuit Polen en worden afgeleverd bij klanten in andere landen — zoals Finland, Frankrijk of het Verenigd Koninkrijk.

"In het begin moesten we uitzoeken hoe we dat allemaal soepel konden laten verlopen, zodat die cross-trade zendingen vanzelfsprekend en zonder problemen zouden stromen," zegt Ülari. "Het was een architectuurvraagstuk dat vanaf het allereerste begin goed moest worden opgelost."

Één systeem voor logistiek, klantenservice en productie

Bij OMHU is Cargoson meer dan alleen een logistiek hulpmiddel. Ongeveer vier mensen in de logistiek gebruiken het platform, net als vijf à zes mensen in de klantenservice en twee mensen in de supply chain. Ook de productie is aangesloten: het productiesysteem is via de API gekoppeld aan Cargoson.

"Het is zo eenvoudig in gebruik, ook voor mensen zonder technische achtergrond," zegt Victor. "Klantenservice gebruikt het om orders te controleren, etiketten opnieuw aan te maken of de trackingstatus te bekijken. Doordat alle informatie in één systeem staat, werken we makkelijker samen — iedereen weet waar hij de informatie kan vinden die hij nodig heeft."

Dat gedeelde overzicht helpt ook wanneer er iets misgaat in de productie. "Als er een probleem is met een etiket dat niet kan worden afgedrukt vanwege een beperking, verschijnt dat in Cargoson en neemt de productie contact met ons op. We kunnen dan direct in Cargoson de order opzoeken en de foutmelding bekijken."

Volledige orderinformatie op elk etiket

Het duidelijkste voorbeeld van wat dat overzicht in de praktijk oplevert, is de etikettering. De Italiaanse vervoerder van OMHU leverde oorspronkelijk etiketten af waarop nauwelijks meer stond dan het eigen trackingnummer. Wanneer een volle vrachtwagen aankwam met tientallen orders — elk bestaande uit vier dozen — was het onmogelijk om in één oogopslag te zien welke dozen bij welke order hoorden of wat erin zat.

Het kostte een langdurig integratietraject om dat te veranderen. "We zijn blijven doorzetten met Cargoson aan onze zijde, en uiteindelijk is het gelukt," zegt Victor. "We hebben het etiket veranderd van bijna geen informatie naar alles erop: het ordernummer, het klantadres, enzovoort. Zonder Cargoson hadden we dat nooit voor elkaar gekregen."

Nu kan het magazijn elke doos aan de bijbehorende order koppelen en controleren of volledige orders worden verzonden — zonder ontbrekende dozen.

Tracking die klantenservice zelfstandig kan volgen

Een andere functie waarop het team dagelijks vertrouwt, is tracking. Elke zending is vanuit het ERP-systeem gekoppeld aan Cargoson en vervolgens rechtstreeks aan de trackingpagina van de vervoerder. Zo kan iedereen een order volgen zonder daarvoor bij collega's te hoeven aankloppen.

"Het is fijn dat Cargoson een directe trackinglink heeft," zegt Victor. "Je zoekt de order op in Cargoson en gaat dan direct naar de website van de vervoerder om de status te bekijken. Die status staat meestal ook in Cargoson zelf. Sommige vervoerders hebben moeite met het bijwerken ervan, maar dan is er altijd nog de link naar hun eigen lokale site."

Snel en duidelijk antwoord wanneer het telt

Toen OMHU de Britse markt opende, werkte het samen met een kleine vervoerder zonder ervaring met API-integraties. Het Cargoson-team, Victor en de vervoerder hielden gezamenlijk een online overleg om te bepalen wat elke partij nodig had. "Vanaf dat moment verliep alles soepel," zegt Victor.

Voor de rest draait het systeem gewoon op de achtergrond. OMHU neemt gemiddeld maar één of twee keer per week contact op met de support, meestal bij het instellen van een nieuwe vervoerder. De reactie is dan snel. "We krijgen een duidelijk antwoord en een snelle reactie, meestal dezelfde dag of de dag erna," zegt Victor. De antwoorden zijn to the point: "We zijn liever realistisch en communiceren open dan dat we iets beloven wat niet haalbaar is." Voor Victor is dat precies de kern. "Het werkt gewoon — en dat is heerlijk."

Voor wie is Cargoson geschikt?

Gevraagd aan wie hij het zou aanbevelen, trekt Victor de grens niet bij grote bedrijven.

"Elk bedrijf dat een logistieke opzet nodig heeft met meerdere vervoerders en meerdere diensten, en dat een helder overzicht wil hebben. Zelfs in een kleine markt met een beperkt aantal orders is het zinvol om dat overzicht vanaf het begin te hebben. Het aantal fouten dat je kunt maken met een eenvoudige handmatige opzet weegt simpelweg niet op tegen het gebruik van een TMS zoals Cargoson om alles op de juiste plek te houden."

De volgende markt: Canada

OMHU blijft nieuwe markten openen, steeds volgens hetzelfde patroon: een nieuwe vervoerder en integratie worden ingericht voordat de markt live gaat. Canada is de volgende stap, en het team bereidt die integratie momenteel voor.

OMHU is een van de 500+ fabrikanten die hun vrachtbeheer regelen met Cargoson TMS. Benieuwd hoe het werkt met uw vervoerders en zendingstypen?

Boek een gratis kennismakingsgesprek van 30 minuten

Nog aan het oriënteren? Bekijk hoe Cargoson werkt voor fabrikanten of vergelijk TMS-opties.