OMHU è un'azienda di design danese con sede a Copenaghen, nota per il suo divano modulare TEDDY. Tutti i prodotti sono realizzati su ordinazione in Europa, principalmente in Polonia, con un sito produttivo secondario negli Stati Uniti. Le merci vengono poi spedite a oltre 40.000 clienti in 25 mercati europei, negli Stati Uniti e presto anche in Canada. Questa struttura — sede in Danimarca, produzione in Polonia e distribuzione diretta ai clienti in decine di paesi — esercita una pressione reale sulla logistica. Prima di espandersi ulteriormente, OMHU aveva bisogno di una visione chiara e completa di ogni spedizione.
Victor Mandrup, Coordinatore Logistico di OMHU, è responsabile dell'inserimento dei nuovi partner di trasporto. Ogni volta che OMHU apre un nuovo mercato, è lui a individuare il vettore giusto, a concludere l'accordo e a coordinare il collegamento con Cargoson per avviare l'integrazione API.
Prima di Cargoson: due vettori e una pila di fogli Excel
Agli inizi, OMHU operava con una struttura semplice: due vettori danesi e la condivisione delle informazioni tramite fogli di calcolo Excel.
«Era un sistema semplice, ma anche fragile e soggetto a errori», ricorda Victor. «Erano necessari continui controlli incrociati e un enorme lavoro manuale. Dovevamo consultare diversi elenchi di camion e fogli Excel per assicurarci che tutti gli ordini fossero stati trasmessi ai vettori e che tutto fosse caricato sui mezzi.»
Un approccio del genere può funzionare con un solo vettore e un numero limitato di mercati, ma non avrebbe retto alla scala verso cui OMHU si stava dirigendo. «Con la nostra configurazione attuale, con tutti i vettori diversi e tutti i mercati diversi, sarebbe stato assolutamente impossibile», afferma Victor.
Perché un TMS è arrivato insieme all'ERP
La decisione non era un optional, ma una necessità. In vista dell'espansione, i primi due passi dell'azienda sono stati implementare un sistema ERP e adottare Cargoson come TMS, in modo da strutturare il flusso degli ordini prima di aprire nuovi mercati.
«Era fondamentale per noi partire nel modo giusto», spiega Victor. «Ogni volta che apriamo un nuovo mercato con un nuovo vettore, ci rivolgiamo a Cargoson e chiediamo loro di gestire l'integrazione che collega il sistema del vettore al nostro. In questo modo sappiamo che tutto sarà configurato esattamente come vogliamo.»
Un onboarding rapido, fondato su una comunicazione aperta
OMHU doveva muoversi velocemente, e l'implementazione ha rispettato quel ritmo. Ülari Kalamees di Cargoson, che ha seguito il progetto fin dall'inizio, lo descrive come un'operazione volutamente rapida.
«Era chiaro fin da subito che o si faceva in tempi brevi, o non si faceva affatto», racconta.
Victor concorda.
«Siamo rimasti colpiti dal back-end, dalla documentazione e dall'affidabilità del servizio. È anche per questo che abbiamo scelto Cargoson. Il processo di onboarding è stato fluido e Cargoson ha rispettato i tempi di implementazione promessi, il che per noi era importante.»
Il primo mercato attivato è stato il polo produttivo polacco, che distribuisce in tutta Europa. Poi è arrivato il mercato statunitense, quindi quello tedesco.
La sfida del cross-trade
La struttura di OMHU ha creato un problema logistico insolito. Con il titolare dell'account in Danimarca, le merci partono da un paese (la Polonia) e vengono consegnate ai clienti in altri paesi, come Finlandia, Francia o Regno Unito.
«All'inizio abbiamo dovuto capire come far funzionare tutto in modo fluido, affinché quelle spedizioni cross-trade scorressero senza intoppi», spiega Ülari. «Era una sfida architetturale che andava risolta correttamente fin dall'inizio.»
Un unico sistema per logistica, assistenza clienti e produzione
In OMHU, Cargoson è molto più di uno strumento logistico. Lo utilizzano circa quattro persone nella logistica, cinque o sei nell'assistenza clienti e due nella supply chain. Il suo utilizzo si estende anche alla produzione, dove il sistema produttivo è collegato a Cargoson tramite API.
«È semplicissimo da usare, anche per chi non ha competenze tecniche», dice Victor. «Il team di assistenza clienti lo usa per verificare gli ordini, ristampare le etichette o controllare lo stato di tracciamento. Avere tutte queste informazioni in un unico sistema facilita la collaborazione, perché tutti sanno dove trovare ciò di cui hanno bisogno.»
Questa visione condivisa si rivela utile anche quando si verificano problemi in produzione. «Se c'è un problema con un'etichetta che non può essere stampata a causa di una restrizione, l'errore compare in Cargoson e la produzione ci contatta. Possiamo allora accedere direttamente a Cargoson, cercare l'ordine e vedere il messaggio di errore.»
Tutte le informazioni dell'ordine su ogni etichetta
L'esempio più concreto di ciò che questa visione d'insieme consente nella pratica riguarda l'etichettatura. Il vettore italiano di OMHU produceva originariamente etichette che riportavano quasi nulla, se non il proprio numero di tracciamento. Quando arrivava un camion pieno con decine di ordini, ciascuno composto da quattro scatole, era impossibile capire a colpo d'occhio quali scatole appartenessero a quale ordine o cosa contenessero.
Cambiare questa situazione ha richiesto un lungo lavoro di integrazione. «Abbiamo insistito con Cargoson al nostro fianco, e alla fine ce l'abbiamo fatta», racconta Victor. «Siamo passati da etichette con quasi nessuna informazione a etichette complete: numero d'ordine, indirizzo del cliente e così via. Senza Cargoson non saremmo riusciti a ottenere questo risultato.»
Ora il magazzino può abbinare ogni scatola al suo ordine e verificare che le spedizioni siano complete, senza scatole mancanti.
Un tracciamento che l'assistenza clienti può seguire in autonomia
Un'altra funzionalità su cui il team fa affidamento è il tracciamento. Ogni spedizione è collegata dal sistema ERP a Cargoson e poi direttamente alla pagina di tracciamento del vettore. Chiunque può così seguire un ordine senza dover rincorrere informazioni.
«È molto utile che Cargoson abbia un link di tracciamento diretto», dice Victor. «Si trova l'ordine in Cargoson e si accede direttamente al sito del vettore per visualizzarlo. Di solito lo stato è aggiornato anche in Cargoson. Alcuni vettori hanno difficoltà ad aggiornarlo, ma in quel caso c'è sempre il link al loro sito locale.»
Risposte chiare e rapide quando contano
Quando OMHU ha aperto nel Regno Unito, ha scelto un piccolo vettore senza esperienza di integrazione API. Il team di Cargoson, Victor e il vettore hanno quindi tenuto una riunione online per stabilire le esigenze di ciascuna parte. «Da lì in poi è andato tutto liscio», racconta Victor.
Per il resto del tempo, il sistema gira da solo. In media, OMHU contatta il supporto solo una o due volte a settimana, principalmente quando si configura un nuovo vettore. Quando lo fa, la risposta arriva in tempi rapidi. «Riceviamo una risposta chiara e veloce, di solito lo stesso giorno o il giorno dopo», dice Victor. Le risposte sono dirette: «Preferiamo essere realistici e comunicare bene piuttosto che promettere cose che non si possono fare.» Per Victor, questo è ciò che conta. «È davvero bello che funzioni e basta.»
Chi dovrebbe prendere in considerazione Cargoson?
Alla domanda su chi lo consiglierebbe, Victor non si limita alle grandi realtà.
«Qualsiasi azienda che abbia bisogno di una struttura logistica con più vettori e più servizi, e che voglia avere una visione chiara di tutto. Anche in un mercato piccolo con un numero limitato di ordini, è utile avere quella visione fin dall'inizio. Il numero di errori che si possono commettere con una gestione manuale semplice non vale la pena rispetto all'utilizzo di un TMS come Cargoson per tenere tutto sotto controllo.»
Il prossimo mercato: il Canada
OMHU continua ad aprire nuovi mercati, ognuno dei quali segue lo stesso schema: un nuovo vettore e la relativa integrazione vengono configurati prima che il mercato diventi operativo. Il prossimo è il Canada, e il team sta attualmente preparando quell'integrazione.
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