Как OMHU изгради логистика, която работи в 25 пазара

OMHU е датска дизайнерска компания със седалище в Копенхаген, известна с модулния си диван TEDDY. Всички продукти се изработват по поръчка в Европа — предимно в Полша, с по-малък производствен обект в САЩ. Готовите стоки се доставят до над 40 000 клиенти в 25 европейски пазара, Съединените щати и скоро — Канада. Тази структура, при която централата е в Дания, производството — в Полша, а директната дистрибуция обхваща десетки държави, поставя сериозни изисквания пред логистиката. Преди да продължи да се разширява, OMHU се нуждаеше от пълна видимост върху всяка пратка.

Виктор Мандруп, координатор по логистика в OMHU, отговаря за въвеждането на нови транспортни партньори. Когато компанията навлиза в нов пазар, той открива подходящия превозвач, сключва договора и го свързва с Cargoson, за да заработи API интеграцията.

Преди Cargoson: двама превозвачи и купчина Excel таблици

В началото OMHU разчиташе на прост модел — двама датски превозвача и обмен на информация чрез Excel таблици.

„Беше просто, но и крехко — с много възможности за грешки", спомня си Виктор. „Изискваше се постоянна двойна проверка и много ръчна работа. Трябваше да преглеждаме различни списъци с камиони и Excel таблици, за да се уверим, че всички поръчки са изпратени до превозвачите и че всичко е натоварено на камионите."

Такъв подход може да работи с един превозвач и малък брой пазари. При мащаба, към който OMHU се насочваше, той просто нямаше да издържи. „С настоящата ни структура — толкова различни превозвачи и толкова различни пазари — това би било напълно невъзможно", казва той.

Защо системата за управление на транспорта дойде заедно с ERP

Решението не беше удобство, а необходимост. Докато OMHU се подготвяше за разширяване, компанията предприе две първи стъпки едновременно: внедри ERP система и Cargoson като своя система за управление на транспорта, за да структурира потока от поръчки преди навлизането в нови пазари.

„За нас беше от ключово значение да тръгнем", обяснява Виктор. „Всеки път, когато отваряме нов пазар с нов превозвач, се свързваме с Cargoson и ги молим да се погрижат за интеграцията, която свързва системата на превозвача с нашата. Така знаем, че всичко ще бъде настроено точно така, както искаме."

Бързо внедряване, изградено върху открита комуникация

OMHU трябваше да действа бързо, и внедряването отговори на това темпо. Юлари Каламеес от Cargoson, участвал в процеса, го описва като проект, замислен да бъде стремителен по самата си природа.

„От самото начало беше ясно: или ще стане много бързо, или изобщо няма да стане", казва той.

Виктор е съгласен.

„Бяхме впечатлени от бекенда, документацията и добре тестваната услуга. Именно затова избрахме Cargoson. Процесът на внедряване протече гладко, а Cargoson спазиха обещания срок за изпълнение — което беше важно за нас."

Първият активен пазар беше производственият хъб в Полша, от който се дистрибутира из цяла Европа. След него дойдоха САЩ, а след това — Германия.

Предизвикателството на кръстосаната търговия

Структурата на OMHU породи необичаен логистичен проблем. Тъй като собственикът на акаунта е базиран в Дания, стоките се изпращат от една държава (Полша) до клиенти в съвсем различни държави — Финландия, Франция, Великобритания и другаде.

„В началото трябваше да разберем как да накараме всичко да работи гладко, така че тези пратки при кръстосана търговия да протичат естествено и без проблеми", разказва Юлари. „Беше архитектурно предизвикателство, което трябваше да бъде решено правилно от самото начало."

Една система за логистика, обслужване на клиенти и производство

В OMHU Cargoson е много повече от инструмент за логистика. Около четирима души в логистиката го използват ежедневно, заедно с пет-шест души в обслужването на клиенти и двама в управлението на веригата на доставки. Системата достига и до производството — производствената система се свързва с Cargoson чрез API.

„Толкова е лесна за използване, дори за хора без технически опит", казва Виктор. „Екипът по обслужване на клиенти я използва, за да проверява поръчки, да преетикетира пратки или да следи статуса на проследяването. Когато цялата информация е в една система, сътрудничеството е много по-лесно — всеки знае откъде да я намери."

Тази обща видимост помага и когато нещо се обърка в производството. „Ако има проблем с етикет, който не може да се отпечата поради някакво ограничение, това се вижда в Cargoson и производството се свързва с нас. Тогава можем директно да влезем в Cargoson, да намерим поръчката и да видим съобщението за грешка."

Пълна информация за поръчката върху всеки етикет

Най-нагледният пример за ползата от тази видимост на практика е етикетирането. Италианският превозвач на OMHU първоначално генерираше етикети, върху които нямаше почти нищо освен собствения му номер за проследяване. Когато пристигаше пълен камион с десетки поръчки — всяка от по четири кашона — беше невъзможно да се разбере с един поглед кои кашони към коя поръчка принадлежат и какво се съдържа в тях.

Промяната изисква продължителна интеграционна работа. „Продължавахме да настояваме с Cargoson до края, и накрая успяхме", казва Виктор. „Променихме етикета от такъв с почти никаква информация до такъв с всичко необходимо: номер на поръчката, адрес на клиента и т.н. Без Cargoson нямаше да успеем да го направим."

Сега складът може да съпостави всеки кашон с неговата поръчка и да гарантира, че се изпращат пълни поръчки — без липсващи кашони.

Проследяване, достъпно за обслужването на клиенти без допълнителни запитвания

Друга функция, на която екипът разчита, е проследяването на пратки. Всяка пратка е свързана от ERP системата към Cargoson и оттам — директно към страницата за проследяване на самия превозвач. Това означава, че всеки може да следи поръчка, без да се налага да търси информацията от различни места.

„Страхотно е, че Cargoson има директна връзка за проследяване", казва Виктор. „Намираш поръчката в Cargoson и можеш директно да отидеш на сайта на превозвача, за да я видиш. Статусът обикновено съвпада и в самия Cargoson. При някои превозвачи актуализирането е по-бавно, но тогава има линк към техния локален сайт."

Бързи и ясни отговори, когато имат значение

Когато OMHU навлезе на британския пазар, компанията се свърза с малък превозвач без опит в API интеграцията. Екипът на Cargoson, Виктор и превозвачът проведоха онлайн среща, за да уточнят какво е необходимо от всяка страна. „Оттам нататък всичко протече гладко", казва той.

През останалото време системата просто работи сама. OMHU се свързва за поддръжка средно веднъж-два пъти седмично — най-вече при настройването на нов превозвач. Когато го правят, отговорът е бърз. „Получаваме ясен отговор и бърза реакция — обикновено същия ден или на следващия", казва Виктор. Отговорите са конкретни: „Предпочитаме да бъдем реалистични и да общуваме честно, отколкото да ни казват, че нещо е възможно, когато не е." За Виктор това е същественото. „Наистина е хубаво, че просто работи."

Кой трябва да обмисли Cargoson?

Когато го питат на кого би го препоръчал, Виктор не ограничава отговора само до големи операции.

„Всяка компания, която се нуждае от логистична структура с няколко превозвача и различни услуги и иска ясна обща видимост. Дори на малък пазар с малък брой поръчки е полезно да имаш тази видимост от самото начало. Броят на грешките, които могат да се допуснат при обикновена ръчна работа, просто не си заслужава в сравнение с използването на система за управление на транспорта като Cargoson, която държи всичко на правилното място."

Следващият пазар: Канада

OMHU продължава да навлиза в нови пазари, всеки от които следва един и същи модел: нов превозвач и интеграция се настройват преди пазарът да стане активен. Следващата е Канада, и екипът в момента подготвя тази интеграция.

OMHU е една от 500+ производствени компании, които управляват товарните си превози чрез Cargoson TMS. Искате да видите как работи с вашите превозвачи и видове пратки?

Запазете безплатна 30-минутна консултация

Само разглеждате? Вижте как Cargoson работи за производители или сравнете опциите за система за управление на транспорта.