OMHU er et dansk designselskap med hovedkontor i København, kjent for sin modulære TEDDY-sofa. Alle produkter lages på bestilling i Europa, primært i Polen, med et mindre produksjonsanlegg i USA. Varene sendes deretter til over 40 000 kunder i 25 europeiske markeder, USA og snart Canada. Dette oppsettet – med hovedkontor i Danmark, produksjon i Polen og direkte distribusjon til kunder i dusinvis av land – legger et reelt press på logistikken. OMHU trengte full oversikt over alle forsendelser før de skalerte videre.
Victor Mandrup, logistikkkoordinator hos OMHU, har ansvaret for å ta inn nye fraktpartnere. Når OMHU åpner et nytt marked, finner han riktig transportør, inngår avtalen og kobler dem til Cargoson slik at API-integrasjonen kommer i gang.
Før Cargoson: to transportører og en bunke Excel-ark
I starten hadde OMHU et enkelt oppsett med to danske transportører, og informasjon ble delt via Excel-regneark.
«Det var enkelt, men også sårbart og åpent for feil,» forteller Victor. «Det krevde mye dobbeltsjekking og mye manuelt arbeid. Vi måtte slå opp i ulike lastebillister og Excel-ark for å forsikre oss om at alle ordrer var sendt til transportørene og at alt var lastet på bilene.»
En slik tilnærming kan fungere med én transportør og et begrenset antall markeder. Den ville ikke overleve den skalaen OMHU var på vei mot. «Det ville vært helt umulig med oppsettet vi har i dag, med alle de ulike transportørene og alle de ulike markedene,» sier han.
Hvorfor et transportstyringssystem kom inn side om side med ERP
Beslutningen var ikke et hyggelig tillegg – det var en nødvendighet. Da OMHU forberedte ekspansjonen, var de to første stegene å implementere et ERP-system og Cargoson som transportstyringssystem, slik at ordreflyten var strukturert før nye markeder ble lagt til.
«Det var avgjørende for oss å komme i gang,» forklarer Victor. «Hver gang vi åpner et nytt marked med en ny transportør, tar vi kontakt med Cargoson og ber dem håndtere integrasjonen som kobler transportørens system til vårt. Da vet vi at alt blir satt opp slik vi ønsker det.»
En rask onboarding bygget på åpen kommunikasjon
OMHU måtte handle raskt, og implementeringen holdt samme tempo. Ülari Kalamees fra Cargoson, som var involvert i utrullingen, beskriver det som et bevisst høytempo-prosjekt.
«Det var klart fra første stund at enten ville det gå veldig fort, eller så ville det ikke skje i det hele tatt,» sier han.
Victor er enig.
«Vi ble imponert over back-end-løsningen, dokumentasjonen og den godt utprøvde tjenesten. Det er også derfor vi valgte Cargoson. Onboardingen gikk smertefritt, og Cargoson holdt det de lovet om implementeringstid – det var viktig for oss.»
Det første aktive markedet var det polske produksjonssenteret, som distribuerer over hele Europa. USA kom deretter, fulgt av Tyskland.
Utfordringen med krysshandel
OMHUs struktur skapte et uvanlig logistikkproblem. Siden kontoeieren er basert i Danmark, sendes varene fra ett land (Polen) til kunder i andre land – som Finland, Frankrike eller Storbritannia.
«I begynnelsen måtte vi finne ut hvordan vi skulle få alt til å fungere smidig, slik at disse krysshandelsforsendelsene fløt naturlig uten problemer,» sier Ülari. «Det var en arkitekturmessig utfordring som måtte løses riktig fra aller første stund.»
Én plattform brukt av logistikk, kundeservice og produksjon
Cargoson er mer enn bare et logistikkverktøy hos OMHU. Rundt fire personer i logistikk bruker det, det samme gjør fem–seks personer i kundeservice og to personer i forsyningskjeden. Det strekker seg også inn i produksjonen, der produksjonssystemet er koblet til Cargoson via API.
«Det er så enkelt å bruke, selv for ikke-tekniske folk,» sier Victor. «Kundeservice bruker det til å sjekke ordrer, merke om ordrer på nytt eller sjekke sporingsstatus. Å ha all den informasjonen i ett system gjør samarbeidet enklere, fordi vi alle vet hvor vi finner det vi trenger.»
Den felles oversikten hjelper også når noe går galt i produksjonen. «Hvis det er et problem med en etikett som ikke kan skrives ut på grunn av en begrensning, dukker det opp i Cargoson og produksjonen kontakter oss. Vi kan da gå direkte inn i Cargoson, slå opp ordren og se feilmeldingen.»
Full ordreinformasjon på hver eneste etikett
Det tydeligste eksempelet på hva denne oversikten gjør i praksis, er merking. OMHUs italienske transportør produserte opprinnelig etiketter som knapt viste noe annet enn sitt eget sporingsnummer. Når en full lastebil ankom med dusinvis av ordrer – der hver ordre besto av fire esker – var det umulig å se på et øyeblikk hvilke esker som tilhørte hvilken ordre, eller hva som var inni dem.
Det krevde en lang integrasjonsprosess å endre på det. «Vi holdt ut med Cargoson på laget, og til slutt lyktes vi,» sier Victor. «Vi endret etiketten fra å ha nesten ingen informasjon til å ha alt: ordrenummer, kundeadresse og så videre. Det hadde vi ikke klart uten Cargoson.»
Nå kan lageret matche hver eske til sin ordre og sikre at hele ordrer sendes – ikke delvise forsendelser med manglende esker.
Sporing som kundeservice kan følge uten å måtte spørre rundt
En annen funksjon teamet er avhengig av, er sporing. Hver forsendelse er koblet fra ERP-systemet til Cargoson og videre direkte til transportørens egen sporingsside. Det betyr at hvem som helst kan følge en ordre uten å måtte jage etter informasjonen.
«Det er flott at Cargoson har en direkte sporingslenke,» sier Victor. «Du finner ordren i Cargoson og kan gå direkte til transportørens nettside for å se den. Statusen er som regel den samme i Cargoson også. Noen transportører har problemer med å oppdatere den, men da finnes det en lenke til deres lokale side.»
Raske og tydelige svar når det gjelder
Da OMHU åpnet i Storbritannia, tok de inn en liten transportør uten erfaring med API-integrasjon. Cargoson-teamet, Victor og transportøren holdt et nettmøte for å avklare hva hver part trengte. «Alt gikk smertefritt derfra,» sier han.
Resten av tiden kjører systemet stort sett av seg selv. OMHU tar i gjennomsnitt bare kontakt med support én til to ganger i uken, oftest når de setter opp en ny transportør. Når de gjør det, er svaret raskt. «Vi får et tydelig svar og rask respons – som regel samme dag eller dagen etter,» sier Victor. Svarene er jordnære: «Vi foretrekker å være realistiske og ha god kommunikasjon fremfor å bli fortalt at noe kan gjøres når det ikke kan det.» For Victor er det det som teller. «Det er virkelig deilig at det bare fungerer.»
Hvem bør vurdere Cargoson?
På spørsmål om hvem han ville anbefale det til, begrenser ikke Victor seg til store virksomheter.
«Ethvert selskap som trenger et logistikkoppsett med flere transportører og flere tjenester, og som ønsker en klar oversikt. Selv i et lite marked med få ordrer er det nyttig å ha den oversikten fra starten av. Antallet feil som kan oppstå med et enkelt manuelt oppsett er rett og slett ikke verdt det, sammenlignet med å bruke et transportstyringssystem som Cargoson for å holde alt på rett plass.»
Neste marked: Canada
OMHU fortsetter å åpne nye markeder, og hvert av dem følger samme mønster: en ny transportør og integrasjon settes opp før markedet går live. Canada er neste, og teamet forbereder for øyeblikket den integrasjonen.
OMHU er én av 500+ produsenter som styrer frakten sin med Cargoson TMS. Vil du se hvordan det fungerer med dine transportører og forsendelsestyper?
Book en gratis 30-minutters konsultasjon
Bare på utforskning? Se hvordan Cargoson fungerer for produsenter eller sammenlign transportstyringssystemer.
LinkedIn
Cargoson
Nettside
