Jak OMHU zbudowało logistykę działającą na 25 rynkach

OMHU to duńska firma projektowa z siedzibą w Kopenhadze, znana przede wszystkim z modułowej sofy TEDDY. Wszystkie produkty są wytwarzane na zamówienie w Europie – głównie w Polsce, z mniejszym zakładem produkcyjnym w Stanach Zjednoczonych. Gotowe meble trafiają do ponad 40 000 klientów na 25 rynkach europejskich, w USA, a wkrótce również w Kanadzie. Taka struktura – siedziba w Danii, produkcja w Polsce i bezpośrednia dystrybucja do klientów w kilkudziesięciu krajach – stawia przed logistyką poważne wymagania. Przed kolejnym etapem skalowania OMHU potrzebowało pełnego wglądu w każdą przesyłkę.

Victor Mandrup, koordynator ds. logistyki w OMHU, odpowiada za nawiązywanie współpracy z nowymi partnerami transportowymi. Kiedy firma wchodzi na nowy rynek, to właśnie on wyszukuje odpowiedniego przewoźnika, negocjuje warunki współpracy i łączy go z Cargoson, uruchamiając integrację przez API.

Przed Cargoson: dwóch przewoźników i stos arkuszy Excel

Na początku działalności OMHU korzystało z prostego rozwiązania: dwóch duńskich przewoźników i arkuszy Excel do wymiany informacji.

„To było proste, ale też kruche i podatne na błędy" – wspomina Victor. „Trzeba było ciągle wszystko sprawdzać i wykonywać mnóstwo ręcznej pracy. Musieliśmy przeglądać różne listy przewozowe i arkusze Excel, żeby upewnić się, że wszystkie zamówienia zostały przekazane przewoźnikom i że wszystko trafiło na ciężarówki."

Takie podejście mogło się sprawdzać przy jednym przewoźniku i kilku rynkach. Przy skali, do której zmierzało OMHU, nie miało szans przetrwać. „Przy naszym obecnym układzie, z tyloma różnymi przewoźnikami i tyloma rynkami, byłoby to zupełnie niemożliwe" – przyznaje Victor.

Dlaczego TMS wdrożono równolegle z ERP

Decyzja nie była kwestią wygody – była koniecznością. Przygotowując się do ekspansji, OMHU podjęło dwa pierwsze kroki jednocześnie: wdrożenie systemu ERP oraz Cargoson jako oprogramowania do zarządzania transportem. Chodziło o to, by przepływ zamówień był uporządkowany, zanim firma otworzy się na kolejne rynki.

„To było dla nas kluczowe" – wyjaśnia Victor. „Za każdym razem, gdy wchodzimy na nowy rynek z nowym przewoźnikiem, zwracamy się do Cargoson z prośbą o integrację łączącą system przewoźnika z naszym. Wtedy mamy pewność, że wszystko zostanie skonfigurowane dokładnie tak, jak chcemy."

Szybkie wdrożenie oparte na otwartej komunikacji

OMHU musiało działać szybko, a samo wdrożenie dotrzymało tego tempa. Ülari Kalamees z Cargoson, który uczestniczył w tym projekcie, opisuje go jako celowo zaprojektowany pod kątem szybkości.

„Od samego początku było jasne, że albo pójdzie to bardzo szybko, albo w ogóle nie dojdzie do skutku" – mówi.

Victor w pełni się z tym zgadza.

„Zrobiło na nas wrażenie zaplecze techniczne, dokumentacja i dobrze przetestowana usługa. To też był jeden z powodów, dla których wybraliśmy Cargoson. Proces wdrożenia przebiegł sprawnie, a Cargoson dotrzymało obiecanych terminów implementacji – co było dla nas bardzo ważne."

Pierwszym uruchomionym rynkiem było polskie centrum produkcyjne, obsługujące dystrybucję na całą Europę. Następnie dołączyły Stany Zjednoczone, a potem Niemcy.

Wyzwanie cross-trade

Struktura OMHU stworzyła nietypowy problem logistyczny. Właściciel konta ma siedzibę w Danii, towary wysyłane są z Polski, a trafiają do klientów w innych krajach – takich jak Finlandia, Francja czy Wielka Brytania.

„Na początku musieliśmy wypracować sposób, żeby te przesyłki cross-trade przepływały płynnie i bez żadnych problemów" – mówi Ülari. „To było wyzwanie architektoniczne, które trzeba było rozwiązać właściwie już od samego początku."

Jeden system dla logistyki, obsługi klienta i produkcji

W OMHU Cargoson to coś więcej niż narzędzie logistyczne. Korzysta z niego około czterech osób w dziale logistyki, pięć lub sześć w obsłudze klienta oraz dwie w łańcuchu dostaw. System sięga też do produkcji – system produkcyjny łączy się z Cargoson przez API.

„Jest tak łatwy w obsłudze, że poradzą sobie z nim nawet osoby bez technicznego zaplecza" – mówi Victor. „Obsługa klienta używa go do sprawdzania zamówień, ponownego etykietowania czy weryfikacji statusu śledzenia przesyłki. Posiadanie wszystkich tych informacji w jednym miejscu ułatwia współpracę, bo każdy wie, gdzie szukać tego, czego potrzebuje."

Wspólny podgląd pomaga też wtedy, gdy coś idzie nie tak w produkcji. „Jeśli pojawi się problem z etykietą, której nie można wydrukować z powodu jakiegoś ograniczenia, widać to w Cargoson i produkcja się z nami kontaktuje. Możemy wtedy wejść bezpośrednio do Cargoson, wyszukać zamówienie i zobaczyć komunikat o błędzie."

Pełne informacje o zamówieniu na każdej etykiecie

Najlepszym przykładem tego, co ten wgląd daje w praktyce, jest etykietowanie. Włoski przewoźnik OMHU pierwotnie generował etykiety, na których widniał niemal wyłącznie własny numer śledzenia. Gdy przyjeżdżała pełna ciężarówka z dziesiątkami zamówień, z których każde składało się z czterech kartonów, nie sposób było na pierwszy rzut oka stwierdzić, które kartony należą do którego zamówienia ani co się w nich znajduje.

Zmiana tego stanu rzeczy wymagała długotrwałej integracji. „Nie odpuszczaliśmy, mając Cargoson po swojej stronie, i w końcu nam się udało" – mówi Victor. „Zmieniliśmy etykietę z takiej, która nie zawierała prawie żadnych informacji, na taką, która ma wszystko: numer zamówienia, adres klienta i tak dalej. Bez Cargoson nie bylibyśmy w stanie tego osiągnąć."

Teraz magazyn może przyporządkować każdy karton do właściwego zamówienia i upewnić się, że wysyłane są kompletne zamówienia – bez brakujących paczek.

Śledzenie przesyłek, z którego obsługa klienta korzysta samodzielnie

Kolejną funkcją, na której zespół polega, jest śledzenie przesyłek. Każda przesyłka jest powiązana z systemu ERP z Cargoson, a stamtąd bezpośrednio ze stroną śledzenia danego przewoźnika. Dzięki temu każdy może sprawdzić status zamówienia bez konieczności dopytywania innych.

„Świetne jest to, że Cargoson ma bezpośredni link do śledzenia" – mówi Victor. „Wyszukujesz zamówienie w Cargoson i możesz od razu przejść na stronę przewoźnika, żeby je sprawdzić. Status jest zazwyczaj taki sam również w Cargoson. Niektórzy przewoźnicy mają problemy z aktualizacją, ale wtedy zawsze jest link do ich lokalnej strony."

Szybkie i konkretne odpowiedzi wtedy, gdy są potrzebne

Kiedy OMHU wchodziło na rynek brytyjski, nawiązało współpracę z niewielkim przewoźnikiem bez doświadczenia w integracji przez API. Zespół Cargoson, Victor i przewoźnik spotkali się online, żeby ustalić, czego każda ze stron potrzebuje. „Od tego momentu wszystko działało bez zarzutu" – mówi Victor.

Przez resztę czasu system po prostu działa sam. OMHU kontaktuje się z pomocą techniczną średnio raz lub dwa razy w tygodniu – głównie przy konfiguracji nowego przewoźnika. Gdy już to robi, odpowiedź przychodzi szybko. „Dostajemy konkretną odpowiedź i szybką reakcję – zazwyczaj tego samego dnia lub następnego" – mówi Victor. Odpowiedzi są rzeczowe: „Wolimy być realistyczni i dobrze komunikować, niż mówić, że coś da się zrobić, gdy tak nie jest." Dla Victora to właśnie sedno sprawy. „Naprawdę miło jest, gdy to po prostu działa."

Dla kogo Cargoson może być dobrym rozwiązaniem?

Zapytany, komu by je polecił, Victor nie ogranicza się do dużych firm.

„Każdej firmie, która potrzebuje rozwiązania logistycznego obejmującego wielu przewoźników i wiele usług, i chce mieć nad tym jasny przegląd. Nawet na małym rynku z niewielką liczbą zamówień warto mieć ten wgląd od samego początku. Liczba błędów, które można popełnić przy prostym, ręcznym podejściu, po prostu nie jest warta ryzyka w porównaniu z korzystaniem z TMS takiego jak Cargoson, który trzyma wszystko we właściwym miejscu."

Następny rynek: Kanada

OMHU nadal otwiera się na nowe rynki, a każde wejście przebiega według tego samego schematu: nowy przewoźnik i integracja są konfigurowane, zanim rynek ruszy. Kolejnym krokiem jest Kanada – zespół przygotowuje właśnie tę integrację.

OMHU to jedna z ponad 500 firm produkcyjnych zarządzających frachtem przy użyciu Cargoson TMS. Chcesz zobaczyć, jak to działa z Twoimi przewoźnikami i rodzajami przesyłek?

Umów bezpłatną 30-minutową konsultację

Dopiero się rozglądasz? Sprawdź, jak Cargoson działa dla producentów, lub porównaj dostępne rozwiązania TMS.