Cum și-a construit OMHU o logistică scalabilă în 25 de piețe

OMHU este o companie daneză de design cu sediul în Copenhaga, cunoscută pentru canapea modulară TEDDY. Toate produsele sunt fabricate la comandă în Europa, în principal în Polonia, cu un centru de producție mai mic în SUA. De acolo, mărfurile ajung la peste 40.000 de clienți din 25 de piețe europene, din Statele Unite și, în curând, din Canada. Această structură — sediu în Danemarca, producție în Polonia și distribuție directă către clienți din zeci de țări — pune o presiune reală pe logistică. Înainte de a se extinde și mai mult, OMHU avea nevoie de o imagine clară asupra fiecărei expedieri.

Victor Mandrup, Coordonator Logistică la OMHU, se ocupă de integrarea noilor parteneri de transport. De fiecare dată când OMHU intră pe o piață nouă, el identifică transportatorul potrivit, negociază acordul și îl conectează cu Cargoson pentru a pune în funcțiune integrarea API.

Înainte de Cargoson: doi transportatori și un teanc de foi Excel

La început, OMHU funcționa cu o configurație simplă: doi transportatori danezi și schimb de informații prin foi de calcul Excel.

„Era simplu, dar și fragil, cu risc mare de erori", își amintește Victor. „Trebuia să verificăm totul de două ori și să facem mult lucru manual. Consultam liste de camioane și foi Excel diferite ca să ne asigurăm că toate comenzile ajungeau la transportatori și că totul era încărcat pe camioane."

Această abordare putea funcționa cu un singur transportator și un număr mic de piețe. Nu ar fi rezistat însă la scara spre care se îndrepta OMHU. „Cu configurația noastră actuală, cu toți transportatorii diferiți și toate piețele diferite, ar fi fost absolut imposibil", spune el.

De ce a venit un TMS alături de ERP

Decizia nu a fost un moft, ci o necesitate. Când s-a pregătit de expansiune, OMHU a făcut doi pași în același timp: a implementat un sistem ERP și Cargoson ca software de management al transporturilor, asigurându-se că fluxul de comenzi era structurat înainte de a adăuga piețe noi.

„Era esențial pentru noi să pornim bine", explică Victor. „De fiecare dată când deschidem o piață nouă cu un transportator nou, contactăm Cargoson și le cerem să se ocupe de integrarea care conectează sistemul transportatorului cu al nostru. Astfel știm că totul va fi configurat exact cum vrem."

O implementare rapidă, bazată pe comunicare deschisă

OMHU trebuia să acționeze rapid, iar implementarea a ținut pasul cu acest ritm. Ülari Kalamees de la Cargoson, implicat în lansare, descrie proiectul ca unul conceput de la bun început să fie rapid.

„Era clar de la început că fie mergem foarte repede, fie nu se întâmplă deloc", spune el.

Victor confirmă.

„Am fost impresionați de back-end, de documentație și de serviciul bine testat. De aceea am ales Cargoson. Procesul de implementare a decurs fără probleme, iar Cargoson și-a respectat termenul promis, ceea ce a contat mult pentru noi."

Prima piață activată a fost centrul de producție din Polonia, care distribuie în toată Europa. A urmat SUA, apoi Germania.

Provocarea cross-trade

Structura OMHU a creat o problemă logistică neobișnuită. Deoarece titularul contului este în Danemarca, mărfurile pleacă dintr-o țară (Polonia) și ajung la clienți din alte țări — Finlanda, Franța sau Marea Britanie, de exemplu.

„La început a trebuit să găsim modul în care să facem totul să funcționeze fără probleme, astfel încât acele expedieri cross-trade să se desfășoare natural", spune Ülari. „A fost o provocare arhitecturală care trebuia rezolvată corect de la bun început."

Un singur sistem folosit de logistică, relații cu clienții și producție

La OMHU, Cargoson este mai mult decât un simplu instrument de logistică. Aproximativ patru persoane din logistică îl folosesc, la fel și cinci-șase persoane din relații cu clienții și două din lanțul de aprovizionare. Platforma ajunge și în producție, unde sistemul de producție se conectează la Cargoson prin API.

„Este foarte ușor de utilizat, chiar și pentru persoane fără pregătire tehnică", spune Victor. „Echipa de relații cu clienții îl folosește pentru a verifica comenzile, a re-eticheta expedierile sau a verifica statusul de urmărire. Faptul că toate informațiile se află într-un singur sistem facilitează colaborarea, pentru că știm cu toții unde să căutăm ce avem nevoie."

Această vizibilitate comună ajută și atunci când apare o problemă în producție. „Dacă există o problemă cu o etichetă care nu poate fi tipărită din cauza unei restricții, aceasta apare în Cargoson și producția ne contactează. Putem intra direct în Cargoson, căutăm comanda și vedem mesajul de eroare."

Informații complete pe fiecare etichetă

Cel mai concret exemplu al utilității acestei vizibilități este etichetarea. Transportatorul italian al OMHU genera inițial etichete care nu conțineau aproape nimic în afara propriului număr de urmărire. Când sosea un camion plin cu zeci de comenzi, fiecare alcătuită din patru cutii, era imposibil să identifici dintr-o privire care cutii aparțineau cărei comenzi sau ce conțineau.

A fost nevoie de o integrare îndelungată pentru a schimba asta. „Am continuat să insistăm, cu Cargoson alături de noi, și până la urmă am reușit", spune Victor. „Am transformat eticheta dintr-una cu aproape nicio informație în una care conține totul: numărul comenzii, adresa clientului și altele. Nu am fi putut face asta fără Cargoson."

Acum, depozitul poate asocia fiecare cutie cu comanda sa și se poate asigura că expedierile sunt complete, fără cutii lipsă.

Urmărire pe care echipa de relații cu clienții o poate consulta fără să întrebe pe nimeni

O altă funcționalitate pe care echipa se bazează este urmărirea expedierilor. Fiecare expediere este legată din sistemul ERP la Cargoson și de acolo direct la pagina de urmărire a transportatorului. Astfel, oricine poate urmări o comandă fără să fie nevoit să o caute prin mai multe surse.

„Este foarte util că Cargoson oferă un link direct de urmărire", spune Victor. „Găsești comanda în Cargoson și poți merge direct pe site-ul transportatorului să o vizualizezi. De obicei, statusul este același și în Cargoson. Unii transportatori au probleme cu actualizarea lui, dar atunci există link-ul către site-ul lor local."

Răspunsuri clare și rapide când contează

Când OMHU a intrat pe piața din Marea Britanie, a lucrat cu un transportator mic, fără experiență în integrarea API. Echipa Cargoson, Victor și transportatorul au organizat o întâlnire online pentru a stabili ce are nevoie fiecare parte. „De acolo totul a mers fără probleme", spune el.

În rest, sistemul funcționează de la sine. OMHU contactează suportul o dată sau de două ori pe săptămână în medie, mai ales când configurează un transportator nou. Când o fac, răspunsul vine rapid. „Primim un răspuns clar și rapid, de obicei în aceeași zi sau a doua zi", spune Victor. Răspunsurile sunt directe: „Preferăm să fim realiști și să comunicăm deschis decât să ni se spună că ceva se poate face când, de fapt, nu se poate." Pentru Victor, asta este esențial. „Este cu adevărat plăcut că pur și simplu funcționează."

Cine ar trebui să ia în considerare Cargoson?

Întrebat cui i-ar recomanda platforma, Victor nu o limitează la operațiuni mari.

„Oricărei companii care are nevoie de o configurație logistică ce implică mai mulți transportatori și mai multe servicii și care dorește o imagine clară de ansamblu. Chiar și pe o piață mică, cu un număr redus de comenzi, este util să ai această vizibilitate de la început. Numărul de greșeli care pot apărea cu o configurație manuală simplă nu merită comparativ cu utilizarea unui software de management al transporturilor precum Cargoson, care ține totul în ordine."

Următoarea piață: Canada

OMHU continuă să deschidă piețe noi, fiecare urmând același tipar: un transportator nou și integrarea aferentă sunt configurate înainte ca piața să devină activă. Canada este următoarea, iar echipa pregătește în prezent acea integrare.

OMHU este unul dintre cei 500+ producători care gestionează expedierile cu Cargoson TMS. Vrei să vezi cum funcționează cu transportatorii și tipurile tale de expedieri?

Programează o consultație gratuită de 30 de minute

Doar explorezi? Află cum funcționează Cargoson pentru producători sau compară opțiunile de software de management al transporturilor.