Sådan byggede OMHU en logistik, der skalerer på tværs af 25 markeder

OMHU er et dansk designvirksomhed med hovedkontor i København, kendt for sin modulære TEDDY-sofa. Alle produkter fremstilles på bestilling i Europa – primært i Polen – med et mindre produktionssted i USA. Varerne sendes derefter til over 40.000 kunder på tværs af 25 europæiske markeder, USA og snart Canada. Denne struktur, med hovedkontor i Danmark, produktion i Polen og direkte distribution til kunder i snesevis af lande, stiller store krav til logistikken. OMHU havde brug for et klart overblik over alle forsendelser, inden virksomheden skalerede yderligere.

Victor Mandrup, logistikkoordinator hos OMHU, er ansvarlig for at tilknytte nye fragtpartnere. Når OMHU åbner et nyt marked, finder han den rette transportør, indgår aftalen og sætter dem i forbindelse med Cargoson for at få API-integrationen op at køre.

Før Cargoson: to transportører og en stak Excel-ark

I begyndelsen havde OMHU en enkel opsætning med to danske transportører, og informationer blev delt via Excel-regneark.

„Det var enkelt, men også skrøbeligt og åbent for fejl," husker Victor. „Der var brug for meget dobbelttjek og meget manuelt arbejde. Vi skulle slå op i forskellige lastbillister og Excel-ark for at sikre, at alle ordrer var sendt videre til transportørerne, og at alt var kommet med på lastbilerne."

Den tilgang kan fungere med én transportør og et lille antal markeder. Den ville ikke overleve den skala, OMHU var på vej mod. „Det ville være fuldstændig umuligt med vores nuværende opsætning, med alle de forskellige transportører og alle de forskellige markeder," siger han.

Hvorfor et TMS kom til samtidig med ERP-systemet

Beslutningen var ikke et rart-at-have – den var en nødvendighed. Da OMHU forberedte sin ekspansion, var de to første skridt at implementere et ERP-system og Cargoson som TMS, så ordreflowet var struktureret, inden nye markeder blev tilføjet.

„Det var afgørende for os at komme i gang," forklarer Victor. „Hver gang vi åbner et nyt marked med en ny transportør, kontakter vi Cargoson og beder dem håndtere den integration, der forbinder transportørens system med vores. Så ved vi, at alt bliver sat op, præcis som vi ønsker det."

En hurtig onboarding bygget på åben kommunikation

OMHU skulle handle hurtigt, og implementeringen matchede det tempo. Ülari Kalamees fra Cargoson, som var involveret i udrulningen, beskriver det som et bevidst hurtigt projekt.

„Det var klart fra starten, at det enten skulle gå meget hurtigt, eller det ville slet ikke ske," siger han.

Victor er enig.

„Vi var imponerede over back-end-løsningen, dokumentationen og den gennemtestede service. Det er også derfor, vi valgte Cargoson. Onboardingprocessen forløb gnidningsfrit, og Cargoson holdt deres løfte om implementeringstid, hvilket var vigtigt for os."

Det første aktive marked var det polske produktionshub, som distribuerer på tværs af Europa. USA fulgte efter, derefter Tyskland.

Udfordringen med cross-trade-forsendelser

OMHUs struktur skabte et usædvanligt logistikproblem. Da kontohaveren er baseret i Danmark, afsendes varerne fra ét land (Polen) og sendes til kunder i andre lande – som Finland, Frankrig eller Storbritannien.

„I begyndelsen måtte vi finde ud af, hvordan vi fik det hele til at fungere gnidningsfrit, så de cross-trade-forsendelser ville flyde naturligt uden problemer," siger Ülari. „Det var en arkitektonisk udfordring, der skulle løses rigtigt fra allerførste færd."

Ét system på tværs af logistik, kundeservice og produktion

Cargoson er mere end blot et logistikværktøj hos OMHU. Omkring fire personer i logistik bruger det, ligesom fem-seks personer i kundeservice og to personer i supply chain. Det rækker også ind i produktionen, hvor produktionssystemet er forbundet til Cargoson via API.

„Det er så nemt at bruge, selv for ikke-tekniske medarbejdere," siger Victor. „Kundeservice bruger det til at tjekke ordrer, genudskrive etiketter eller kontrollere sporingsstatussen. At have alle oplysninger samlet i ét system gør samarbejdet lettere, fordi vi alle ved, hvor vi finder den information, vi har brug for."

Det fælles overblik hjælper også, når noget går galt i produktionen. „Hvis der er et problem med en etiket, der ikke kan udskrives på grund af en begrænsning, vises det i Cargoson, og produktionen kontakter os. Vi kan så gå direkte ind i Cargoson, slå ordren op og se fejlmeddelelsen."

Fuld ordreinformation på hver eneste etiket

Det tydeligste eksempel på, hvad det overblik betyder i praksis, er etikettering. OMHUs italienske fragtfører producerede oprindeligt etiketter, der næsten ikke viste andet end sit eget sporingsnummer. Når en fuld lastbil ankom med snesevis af ordrer – hver bestående af fire kasser – var det umuligt at se med det blotte øje, hvilke kasser der hørte til hvilken ordre, eller hvad der var indeni.

Det krævede en lang integration at ændre det. „Vi blev ved med at presse på med Cargoson ved vores side, og til sidst lykkedes det," siger Victor. „Vi ændrede etiketten fra at have næsten ingen information til at have det hele: ordrenummeret, kundeadressen og så videre. Det ville vi ikke have kunnet gøre uden Cargoson."

Nu kan lageret matche hver kasse med sin ordre og sikre, at komplette ordrer afsendes – ikke delvise forsendelser med manglende kasser.

Sporing, som kundeservice kan følge uden at spørge rundt

En anden funktion, teamet er afhængigt af, er sporing. Hver forsendelse er koblet fra ERP-systemet til Cargoson og derfra direkte til transportørens egen sporingsside. Det betyder, at alle kan følge en ordre uden at skulle jage den ned.

„Det er fantastisk, at Cargoson har et direkte sporingslink," siger Victor. „Du finder ordren i Cargoson og kan derefter gå direkte til transportørens hjemmeside for at se den. Statussen er som regel den samme i Cargoson. Nogle transportører har svært ved at opdatere den, men så er der linket til deres lokale side."

Klare og hurtige svar, når det gælder

Da OMHU åbnede i Storbritannien, tog de en lille transportør om bord uden erfaring med API-integration. Cargoson-teamet, Victor og transportøren holdt et online-møde for at afklare, hvad hver part havde brug for. „Alt fungerede gnidningsfrit derfra," siger han.

Resten af tiden kører systemet bare af sig selv. OMHU kontakter i gennemsnit kun support én til to gange om ugen – primært når en ny transportør skal sættes op. Når de gør, er svaret hurtigt. „Vi får et klart svar og en hurtig respons, som regel samme dag eller dagen efter," siger Victor. Svarene er ligetil: „Vi vil hellere være realistiske og have god kommunikation end blive fortalt, at noget kan lade sig gøre, når det ikke kan." For Victor er det det afgørende. „Det er virkelig rart, at det bare virker."

Hvem bør overveje Cargoson?

Adspurgt om, hvem han ville anbefale det til, begrænser Victor det ikke til store virksomheder.

„Enhver virksomhed, der har brug for en logistikopsætning med flere transportører og flere services og ønsker et klart overblik. Selv på et lille marked med et lille antal ordrer er det nyttigt at have det overblik fra starten. Antallet af fejl, man kan begå med en simpel manuel opsætning, er simpelthen ikke det værd sammenlignet med at bruge et TMS som Cargoson til at holde styr på det hele."

Det næste marked: Canada

OMHU fortsætter med at åbne nye markeder, og hvert af dem følger det samme mønster: en ny transportør og integration sættes op, inden markedet går live. Canada er det næste, og teamet er i gang med at forberede den integration.

OMHU er én af 500+ producenter, der styrer deres fragt med Cargoson TMS. Vil du se, hvordan det fungerer med dine transportører og forsendelsestyper?

Book en gratis 30-minutters konsultation

Bare på udkig? Se hvordan Cargoson fungerer for producenter eller sammenlign TMS-løsninger.