Η OMHU είναι μια δανέζικη εταιρεία σχεδιασμού με έδρα την Κοπεγχάγη, γνωστή για τον αρθρωτό καναπέ TEDDY. Όλα τα προϊόντα κατασκευάζονται κατόπιν παραγγελίας στην Ευρώπη, κυρίως στην Πολωνία, με μικρότερη παραγωγική μονάδα στις ΗΠΑ. Στη συνέχεια αποστέλλονται σε περισσότερους από 40.000 πελάτες σε 25 ευρωπαϊκές αγορές, τις Ηνωμένες Πολιτείες και σύντομα στον Καναδά. Αυτή η δομή — με κεντρικά γραφεία στη Δανία, παραγωγή στην Πολωνία και άμεση διανομή σε πελάτες σε δεκάδες χώρες — ασκεί πραγματική πίεση στα logistics. Η OMHU έπρεπε να αποκτήσει πλήρη εικόνα κάθε αποστολής πριν προχωρήσει σε περαιτέρω επέκταση.
Ο Victor Mandrup, Συντονιστής Logistics της OMHU, είναι υπεύθυνος για την ένταξη νέων μεταφορέων στο δίκτυο της εταιρείας. Κάθε φορά που η OMHU ανοίγει μια νέα αγορά, αυτός εντοπίζει τον κατάλληλο μεταφορέα, κλείνει τη συμφωνία και τον συνδέει με την Cargoson για να τεθεί σε λειτουργία η ενσωμάτωση μέσω API.
Πριν από την Cargoson: δύο μεταφορείς και σωρός από φύλλα Excel
Στα πρώτα χρόνια, η OMHU λειτουργούσε με μια απλή δομή: δύο δανέζοι μεταφορείς και ανταλλαγή πληροφοριών μέσω υπολογιστικών φύλλων Excel.
«Ήταν απλό, αλλά και εύθραυστο, με μεγάλο περιθώριο λάθους», θυμάται ο Victor. «Χρειαζόταν συνεχής διπλός έλεγχος και πολλή χειρωνακτική δουλειά. Έπρεπε να ψάχνουμε σε διαφορετικές λίστες φορτηγών και φύλλα Excel για να βεβαιωθούμε ότι όλες οι παραγγελίες είχαν σταλεί στους μεταφορείς και ότι τα πάντα ήταν στα φορτηγά.»
Αυτή η προσέγγιση μπορεί να λειτουργεί με έναν μεταφορέα και λίγες αγορές. Δεν θα άντεχε, όμως, στην κλίμακα που στόχευε η OMHU. «Θα ήταν εντελώς αδύνατο με τη σημερινή μας δομή, με τόσους διαφορετικούς μεταφορείς και τόσες διαφορετικές αγορές», λέει χαρακτηριστικά.
Γιατί το σύστημα διαχείρισης μεταφορών ήρθε παράλληλα με το ERP
Η απόφαση δεν ήταν απλώς επιθυμητή — ήταν αναγκαία. Καθώς η OMHU προετοιμαζόταν για επέκταση, τα δύο πρώτα βήματα ήταν η υλοποίηση ενός ERP και της Cargoson ως σύστημα διαχείρισης μεταφορών, ώστε η ροή παραγγελιών να είναι οργανωμένη πριν ανοίξουν νέες αγορές.
«Ήταν κρίσιμο να ξεκινήσουμε σωστά», εξηγεί ο Victor. «Κάθε φορά που ανοίγουμε μια νέα αγορά με νέο μεταφορέα, απευθυνόμαστε στην Cargoson και τους ζητάμε να αναλάβουν την ενσωμάτωση που συνδέει το σύστημα του μεταφορέα με το δικό μας. Έτσι ξέρουμε ότι όλα θα ρυθμιστούν όπως θέλουμε.»
Γρήγορη εκκίνηση, βασισμένη στην ανοιχτή επικοινωνία
Η OMHU έπρεπε να κινηθεί γρήγορα, και η υλοποίηση ανταποκρίθηκε σε αυτόν τον ρυθμό. Ο Ülari Kalamees από την Cargoson, που συμμετείχε στην εγκατάσταση, περιγράφει το έργο ως εξαρχής ταχύρρυθμο εκ σχεδιασμού.
«Από την αρχή ήταν ξεκάθαρο ότι ή θα γινόταν πολύ γρήγορα, ή δεν θα γινόταν καθόλου», λέει.
Ο Victor συμφωνεί.
«Εντυπωσιαστήκαμε από το back-end, την τεκμηρίωση και την καλά δοκιμασμένη υπηρεσία. Αυτός είναι και ένας από τους λόγους που επιλέξαμε την Cargoson. Η διαδικασία εισαγωγής ήταν ομαλή, και η Cargoson τήρησε την υπόσχεσή της για τον χρόνο υλοποίησης, κάτι που ήταν σημαντικό για εμάς.»
Η πρώτη αγορά που τέθηκε σε λειτουργία ήταν ο παραγωγικός κόμβος στην Πολωνία, από τον οποίο γίνονται αποστολές σε όλη την Ευρώπη. Ακολούθησαν οι ΗΠΑ και στη συνέχεια η Γερμανία.
Η πρόκληση των cross-trade αποστολών
Η δομή της OMHU δημιούργησε ένα ασυνήθιστο πρόβλημα logistics. Με τον κάτοχο του λογαριασμού να βρίσκεται στη Δανία, τα εμπορεύματα αποστέλλονται από μια χώρα (Πολωνία) και παραδίδονται σε πελάτες σε άλλες χώρες, όπως η Φινλανδία, η Γαλλία ή το Ηνωμένο Βασίλειο.
«Στην αρχή έπρεπε να βρούμε τον τρόπο να λειτουργεί όλο αυτό ομαλά, ώστε οι cross-trade αποστολές να ρέουν φυσικά χωρίς προβλήματα», λέει ο Ülari. «Ήταν μια αρχιτεκτονική πρόκληση που έπρεπε να επιλυθεί σωστά από την αρχή.»
Ένα σύστημα για logistics, εξυπηρέτηση πελατών και παραγωγή
Στην OMHU, η Cargoson δεν είναι απλώς εργαλείο logistics. Περίπου τέσσερα άτομα στα logistics τη χρησιμοποιούν, όπως επίσης πέντε έως έξι άτομα στην εξυπηρέτηση πελατών και δύο στην εφοδιαστική αλυσίδα. Φτάνει ακόμα και στην παραγωγή, όπου το σύστημα παραγωγής συνδέεται με την Cargoson μέσω API.
«Είναι τόσο εύκολο στη χρήση, ακόμα και για μη τεχνικούς χρήστες», λέει ο Victor. «Η εξυπηρέτηση πελατών το χρησιμοποιεί για να ελέγχει παραγγελίες, να επανεκτυπώνει ετικέτες ή να παρακολουθεί την κατάσταση αποστολής. Το να έχουμε όλες αυτές τις πληροφορίες σε ένα σύστημα διευκολύνει τη συνεργασία, γιατί όλοι ξέρουμε πού να ψάξουμε για αυτό που χρειαζόμαστε.»
Αυτή η κοινή εικόνα βοηθά και όταν κάτι πάει στραβά στην παραγωγή. «Αν υπάρχει πρόβλημα με μια ετικέτα που δεν μπορεί να εκτυπωθεί λόγω κάποιου περιορισμού, εμφανίζεται στην Cargoson και η παραγωγή επικοινωνεί μαζί μας. Μπορούμε τότε να μπούμε απευθείας στην Cargoson, να βρούμε την παραγγελία και να δούμε το μήνυμα σφάλματος.»
Πλήρεις πληροφορίες παραγγελίας σε κάθε ετικέτα
Το πιο χαρακτηριστικό παράδειγμα της πρακτικής αξίας αυτής της ορατότητας είναι η εκτύπωση ετικετών. Ο ιταλός μεταφορέας της OMHU παρήγαγε αρχικά ετικέτες που δεν έδειχναν σχεδόν τίποτα πέρα από τον δικό του αριθμό παρακολούθησης. Όταν έφτανε ένα γεμάτο φορτηγό με δεκάδες παραγγελίες, η καθεμία αποτελούμενη από τέσσερα κιβώτια, ήταν αδύνατο να διακρίνει κανείς με μια ματιά ποια κιβώτια ανήκαν σε ποια παραγγελία ή τι περιείχαν.
Χρειάστηκε μια μακρά διαδικασία ενσωμάτωσης για να αλλάξει αυτό. «Επιμείναμε με την Cargoson στο πλευρό μας, και τελικά τα καταφέραμε», λέει ο Victor. «Αλλάξαμε την ετικέτα από το να μην έχει σχεδόν καμία πληροφορία στο να έχει τα πάντα: τον αριθμό παραγγελίας, τη διεύθυνση πελάτη και ούτω καθεξής. Δεν θα μπορούσαμε να το πετύχουμε αυτό χωρίς την Cargoson.»
Τώρα, η αποθήκη μπορεί να αντιστοιχίσει κάθε κιβώτιο με την παραγγελία του και να διασφαλίσει ότι αποστέλλονται πλήρεις παραγγελίες, χωρίς να λείπουν κιβώτια.
Παρακολούθηση αποστολών που η εξυπηρέτηση πελατών μπορεί να ακολουθεί χωρίς να ρωτά τριγύρω
Μια άλλη λειτουργία στην οποία βασίζεται η ομάδα είναι η παρακολούθηση αποστολών. Κάθε αποστολή συνδέεται από το ERP με την Cargoson και στη συνέχεια απευθείας με τη σελίδα παρακολούθησης του μεταφορέα. Αυτό σημαίνει ότι οποιοσδήποτε μπορεί να παρακολουθεί μια παραγγελία χωρίς να χρειάζεται να την αναζητά παντού.
«Είναι εξαιρετικό που η Cargoson έχει απευθείας σύνδεσμο παρακολούθησης», λέει ο Victor. «Βρίσκεις την παραγγελία στην Cargoson και μπορείς να πας απευθείας στον ιστότοπο του μεταφορέα για να τη δεις. Η κατάσταση είναι συνήθως η ίδια και στην Cargoson. Ορισμένοι μεταφορείς δυσκολεύονται να την ενημερώνουν, αλλά τότε υπάρχει ο σύνδεσμος προς τον τοπικό τους ιστότοπο.»
Γρήγορες και σαφείς απαντήσεις όταν μετράει
Όταν η OMHU άνοιξε στο Ηνωμένο Βασίλειο, συνεργάστηκε με έναν μικρό μεταφορέα χωρίς εμπειρία σε ενσωμάτωση API. Η ομάδα της Cargoson, ο Victor και ο μεταφορέας πραγματοποίησαν τότε μια διαδικτυακή σύσκεψη για να καθορίσουν τι χρειαζόταν κάθε πλευρά. «Από εκεί και πέρα όλα κύλησαν ομαλά», λέει.
Για την υπόλοιπη ώρα, το σύστημα απλώς τρέχει μόνο του. Η OMHU απευθύνεται στην υποστήριξη κατά μέσο όρο μία έως δύο φορές την εβδομάδα, κυρίως κατά τη ρύθμιση νέου μεταφορέα. Όταν το κάνουν, η ανταπόκριση είναι άμεση. «Παίρνουμε σαφή απάντηση και γρήγορη ανταπόκριση, συνήθως την ίδια μέρα ή την επόμενη», λέει ο Victor. Οι απαντήσεις είναι ευθείες: «Προτιμάμε να είμαστε ρεαλιστές και να έχουμε καλή επικοινωνία παρά να μας λένε ότι κάτι μπορεί να γίνει ενώ δεν μπορεί.» Για τον Victor, αυτό είναι το ζητούμενο. «Είναι πολύ ωραίο που απλώς δουλεύει.»
Ποιος πρέπει να εξετάσει την Cargoson;
Όταν ρωτήθηκε σε ποιον θα τη συνιστούσε, ο Victor δεν περιορίστηκε σε μεγάλες επιχειρήσεις.
«Κάθε εταιρεία που χρειάζεται ένα σύστημα logistics με πολλαπλούς μεταφορείς και πολλαπλές υπηρεσίες, και θέλει μια σαφή εικόνα. Ακόμα και σε μια μικρή αγορά με μικρό αριθμό παραγγελιών, είναι χρήσιμο να έχεις αυτή την εικόνα από την αρχή. Ο αριθμός των λαθών που μπορεί να γίνουν με μια απλή χειροκίνητη ρύθμιση δεν αξίζει τον κόπο σε σύγκριση με τη χρήση ενός συστήματος διαχείρισης μεταφορών όπως η Cargoson για να έχεις τα πάντα στη σωστή θέση.»
Η επόμενη αγορά: Καναδάς
Η OMHU συνεχίζει να ανοίγει νέες αγορές, καθεμία από τις οποίες ακολουθεί το ίδιο μοτίβο: νέος μεταφορέας και ενσωμάτωση ρυθμίζονται πριν η αγορά τεθεί σε λειτουργία. Επόμενος σταθμός είναι ο Καναδάς, και η ομάδα προετοιμάζει ήδη αυτή την ενσωμάτωση.
Η OMHU είναι μία από τις 500+ εταιρείες παραγωγής που διαχειρίζονται τις αποστολές τους με το σύστημα διαχείρισης μεταφορών της Cargoson. Θέλετε να δείτε πώς λειτουργεί με τους δικούς σας μεταφορείς και τύπους αποστολών;
Κλείστε μια δωρεάν διαβούλευση 30 λεπτών
Απλώς εξερευνάτε; Δείτε πώς λειτουργεί η Cargoson για κατασκευαστές ή συγκρίνετε τις επιλογές συστημάτων διαχείρισης μεταφορών.
LinkedIn
Cargoson
Ιστοσελίδα
