Jak OMHU vybudovalo logistiku pro 25 trhů

OMHU je dánská designová společnost se sídlem v Kodani, známá především modulární pohovkou TEDDY. Veškeré produkty se vyrábějí na zakázku v Evropě, převážně v Polsku, s menší výrobní pobočkou v USA. Hotové zboží pak putuje k více než 40 000 zákazníkům na 25 evropských trzích, ve Spojených státech a brzy i v Kanadě. Takové uspořádání – centrála v Dánsku, výroba v Polsku a přímá distribuce zákazníkům v desítkách zemí – klade na logistiku značné nároky. Než OMHU přistoupilo k dalšímu rozšiřování, potřebovalo mít jasný přehled o každé zásilce.

Victor Mandrup, koordinátor logistiky v OMHU, má na starosti zapojování nových přepravních partnerů. Kdykoli OMHU vstupuje na nový trh, Victor najde vhodného dopravce, dohodne podmínky spolupráce a propojí ho s Cargosonem, aby mohla být spuštěna API integrace.

Před Cargosonem: dva dopravci a hromada excelových tabulek

V počátcích mělo OMHU jednoduché řešení – dva dánské dopravce a sdílení informací prostřednictvím Excelu.

„Bylo to jednoduché, ale také křehké a náchylné k chybám," vzpomíná Victor. „Museli jsme hodně kontrolovat a spousta věcí se dělala ručně. Procházeli jsme různé přepravní seznamy a excelové tabulky, abychom se ujistili, že všechny objednávky byly odeslány dopravcům a že vše skutečně naložili na kamiony."

Takový přístup možná funguje s jedním dopravcem a malým počtem trhů. Při rozsahu, ke kterému OMHU směřovalo, by ale neobstál. „S naším současným nastavením, s tolika různými dopravci a tolika různými trhy, by to bylo naprosto nemožné," říká Victor.

Proč přišel software pro správu přepravy ruku v ruce s ERP

Nešlo o příjemný doplněk, ale o nutnost. Při přípravě na expanzi udělalo OMHU dva první kroky zároveň: zavedlo ERP systém a Cargoson jako software pro správu přepravy, aby byl tok objednávek strukturovaný ještě před vstupem na nové trhy.

„Pro nás bylo klíčové rychle rozjet provoz," vysvětluje Victor. „Pokaždé, když otevíráme nový trh s novým dopravcem, obrátíme se na Cargoson a požádáme ho, aby zajistil integraci, která propojí systém dopravce s naším. Pak víme, že vše bude nastaveno přesně tak, jak potřebujeme."

Rychlé zavedení postavené na otevřené komunikaci

OMHU potřebovalo jednat rychle a implementace tomuto tempu odpovídala. Ülari Kalamees z Cargosonu, který se na spuštění podílel, popisuje projekt jako záměrně rychlý.

„Hned od začátku bylo jasné, že to buď proběhne rychle a razantně, nebo se to nestane vůbec," říká.

Victor souhlasí.

„Zaujalo nás zázemí systému, dokumentace i dobře otestovaná služba. To byl také jeden z důvodů, proč jsme zvolili Cargoson. Onboarding proběhl hladce a Cargoson dodržel slíbený termín implementace, což pro nás bylo důležité."

Prvním aktivním trhem byl polský výrobní hub, který zásobuje celou Evropu. Následovaly USA a poté Německo.

Výzva cross-trade přepravy

Struktura OMHU přinesla neobvyklý logistický problém. Vlastník účtu sídlí v Dánsku, zboží se odesílá z Polska a zákazníci jsou v dalších zemích – například ve Finsku, Francii nebo ve Velké Británii.

„Na začátku jsme museli přijít na to, jak zajistit, aby tyto cross-trade zásilky plynuly přirozeně a bez problémů," říká Ülari. „Byl to architektonický problém, který bylo nutné vyřešit správně hned od samého začátku."

Jeden systém pro logistiku, zákaznický servis i výrobu

V OMHU není Cargoson jen nástrojem pro logistiku. Aktivně ho využívají přibližně čtyři lidé v logistice, pět až šest v zákaznickém servisu a dva v oblasti supply chain. Systém zasahuje i do výroby, kde je výrobní systém propojen s Cargosonem přes API.

„Je tak snadný na používání, i pro lidi bez technického zázemí," říká Victor. „Zákaznický servis ho využívá ke kontrole objednávek, přetisku etiket nebo ověření stavu sledování zásilek. Mít všechny tyto informace v jednom systému usnadňuje spolupráci, protože každý ví, kde hledat to, co potřebuje."

Společný přehled pomáhá i tehdy, když se ve výrobě něco pokazí. „Pokud nastane problém s etiketou, která se kvůli nějakému omezení nedá vytisknout, zobrazí se to v Cargosonu a výroba nás kontaktuje. Můžeme pak přímo v Cargosonu vyhledat objednávku a zjistit, jaká chybová zpráva se zobrazila."

Úplné informace na každé etiketě

Nejnázornějším příkladem toho, co přehled v praxi přináší, je etiketování. Italský dopravce OMHU původně tiskl etikety, na nichž bylo kromě vlastního sledovacího čísla téměř nic. Když přijel plně naložený kamion s desítkami objednávek, z nichž každá obsahovala čtyři krabice, nebylo na první pohled možné poznat, které krabice patří ke které objednávce ani co je v nich.

Změnit to vyžadovalo zdlouhavou integraci. „Vytrvali jsme a Cargoson byl po celou dobu na naší straně – nakonec jsme uspěli," říká Victor. „Etiketu jsme proměnili z téměř prázdné na takovou, která obsahuje vše: číslo objednávky, adresu zákazníka a další údaje. Bez Cargosonu bychom toho nedosáhli."

Sklad nyní dokáže přiřadit každou krabici k příslušné objednávce a zajistit, že se odesílají kompletní objednávky – ne neúplné s chybějícími krabicemi.

Sledování zásilek, které zákaznický servis zvládne sám

Dalším nástrojem, na který se tým spoléhá, je sledování zásilek. Každá zásilka je propojena z ERP systému do Cargosonu a odtud přímo na stránku sledování daného dopravce. Kdokoli tak může stav objednávky zkontrolovat, aniž by musel cokoliv dohledávat.

„Je skvělé, že Cargoson nabízí přímý odkaz na sledování," říká Victor. „Najdete objednávku v Cargosonu a jedním kliknutím přejdete přímo na web dopravce. Stav zásilky bývá zpravidla stejný i přímo v Cargosonu. Někteří dopravci mají se včasnou aktualizací potíže, ale pak je tu právě ten odkaz na jejich lokální stránku."

Jasné odpovědi tehdy, když na nich záleží

Když OMHU vstupovalo na britský trh, spolupracovalo s menším dopravcem bez zkušeností s API integrací. Tým Cargosonu, Victor a dopravce proto uspořádali online schůzku, na které si ujasnili, co každá strana potřebuje. „Od té chvíle vše fungovalo hladce," říká Victor.

Většinu času systém běží sám od sebe. OMHU se na podporu obrací průměrně jednou nebo dvakrát týdně, nejčastěji při nastavování nového dopravce. Odpověď přichází rychle. „Dostaneme jasnou odpověď a rychlou reakci, zpravidla tentýž nebo následující den," říká Victor. Odpovědi jsou přímočaré: „Raději budeme realistickí a budeme dobře komunikovat, než abychom slibovali něco, co nejde." Pro Victora je to podstatné. „Je opravdu příjemné, že to prostě funguje."

Pro koho je Cargoson vhodný?

Když se Victor zamyslí nad tím, komu by Cargoson doporučil, neomezuje se jen na velké provozy.

„Každé společnosti, která potřebuje logistické řešení zahrnující více dopravců a více služeb a chce mít jasný přehled. I na malém trhu s malým počtem objednávek se vyplatí mít tento přehled od začátku. Počet chyb, ke kterým může dojít při jednoduchém ručním řešení, prostě nestojí za to ve srovnání s tím, když použijete software pro správu přepravy, jako je Cargoson, který vše drží na svém místě."

Další trh: Kanada

OMHU nadále otevírá nové trhy, přičemž každý z nich sleduje stejný vzorec: nový dopravce a integrace jsou připraveny ještě před spuštěním trhu. Na řadě je Kanada a tým v současné době příslušnou integraci připravuje.

OMHU je jedním z více než 500 výrobců, kteří spravují přepravu pomocí Cargoson TMS. Chcete vidět, jak to funguje s vašimi dopravci a typy zásilek?

Rezervujte si bezplatnou 30minutovou konzultaci

Teprve se rozhlížíte? Zjistěte, jak Cargoson funguje pro výrobce, nebo porovnejte dostupné možnosti softwaru pro správu přepravy.