OMHU est une entreprise de design danoise dont le siège est à Copenhague, connue pour son canapé modulaire TEDDY. Tous les produits sont fabriqués sur commande en Europe, principalement en Pologne, avec un site de production secondaire aux États-Unis. Les marchandises sont ensuite expédiées à plus de 40 000 clients répartis sur 25 marchés européens, aux États-Unis et bientôt au Canada. Cette organisation — siège au Danemark, production en Pologne, distribution directe aux clients dans des dizaines de pays — exerce une pression réelle sur la logistique. Avant d'accélérer son expansion, OMHU avait besoin d'une visibilité complète sur chaque expédition.
Victor Mandrup, coordinateur logistique chez OMHU, est responsable de l'intégration de nouveaux partenaires de transport. Lorsque OMHU ouvre un nouveau marché, c'est lui qui identifie le bon transporteur, conclut l'accord et le connecte à Cargoson pour mettre en place l'intégration API.
Avant Cargoson : deux transporteurs et une pile de fichiers Excel
À ses débuts, OMHU fonctionnait avec deux transporteurs danois et des échanges d'informations via des tableurs Excel.
« C'était simple, mais aussi fragile et propice aux erreurs », se souvient Victor. « Il fallait vérifier constamment et effectuer beaucoup de travail manuel. Nous devions consulter différentes listes de camions et différents fichiers Excel pour nous assurer que toutes les commandes avaient bien été transmises aux transporteurs et que tout était chargé. »
Cette approche pouvait fonctionner avec un seul transporteur et un nombre limité de marchés. Elle n'aurait pas résisté à l'échelle qu'OMHU visait. « Ce serait totalement impossible avec notre configuration actuelle, avec tous les transporteurs différents et tous les marchés différents », dit-il.
Pourquoi un TMS est arrivé en même temps que l'ERP
Ce n'était pas un simple confort, mais une nécessité. En préparant son expansion, OMHU a fait deux choix fondateurs : mettre en place un ERP et adopter Cargoson comme logiciel de gestion des transports, afin de structurer les flux de commandes avant d'ouvrir de nouveaux marchés.
« C'était indispensable pour nous lancer », explique Victor. « Chaque fois que nous ouvrons un nouveau marché avec un nouveau transporteur, nous contactons Cargoson pour qu'ils gèrent l'intégration qui connecte le système du transporteur au nôtre. Nous savons alors que tout sera configuré exactement comme nous le souhaitons. »
Un déploiement rapide, fondé sur une communication ouverte
OMHU devait agir vite, et la mise en œuvre a suivi ce rythme. Ülari Kalamees, de Cargoson, qui a participé au déploiement, décrit ce projet comme délibérément rapide.
« Dès le départ, il était clair que ça allait aller très vite, ou que ça n'arriverait pas du tout », dit-il.
Victor abonde dans ce sens.
« Nous avons été impressionnés par le back-end, la documentation et la fiabilité du service. C'est aussi pour cela que nous avons choisi Cargoson. Le déploiement s'est déroulé sans accroc, et Cargoson a tenu ses engagements en matière de délais, ce qui était important pour nous. »
Le premier marché mis en production a été le hub de fabrication polonais, qui distribue à travers toute l'Europe. Les États-Unis ont suivi, puis l'Allemagne.
Le défi du cross-trade
La structure d'OMHU a créé un problème logistique particulier. Le titulaire du compte étant basé au Danemark, les marchandises partent d'un pays (la Pologne) pour être livrées à des clients dans d'autres pays, comme la Finlande, la France ou le Royaume-Uni.
« Au début, nous avons dû trouver comment faire fonctionner tout cela sans friction, pour que ces expéditions en cross-trade se déroulent naturellement et sans problème », explique Ülari. « C'était un défi d'architecture qu'il fallait résoudre correctement dès le départ. »
Un seul système pour la logistique, le service client et la production
Chez OMHU, Cargoson est bien plus qu'un simple outil logistique. Une petite équipe de quatre personnes en logistique l'utilise, tout comme cinq ou six personnes au service client et deux personnes à la chaîne d'approvisionnement. Il s'étend également jusqu'à la production, où le système de production est connecté à Cargoson via l'API.
« C'est très facile à utiliser, même pour des personnes non techniques », dit Victor. « Le service client s'en sert pour consulter les commandes, réimprimer des étiquettes ou vérifier le statut de suivi. Avoir toutes ces informations dans un seul système facilite la collaboration, car tout le monde sait où trouver ce dont il a besoin. »
Cette vue partagée est également précieuse lorsqu'un problème survient en production. « S'il y a un problème avec une étiquette qui ne peut pas être imprimée en raison d'une restriction, cela apparaît dans Cargoson et la production nous contacte. Nous pouvons alors aller directement dans Cargoson, retrouver la commande et voir le message d'erreur. »
Faire figurer toutes les informations de commande sur chaque étiquette
L'exemple le plus concret de ce que cette visibilité apporte en pratique concerne l'étiquetage. Le transporteur italien d'OMHU produisait à l'origine des étiquettes qui n'affichaient quasiment rien d'autre que son propre numéro de suivi. Lorsqu'un camion complet arrivait avec des dizaines de commandes, chacune composée de quatre cartons, il était impossible de voir d'un coup d'œil quels cartons appartenaient à quelle commande ni ce qu'ils contenaient.
Il a fallu une longue intégration pour changer cela. « Nous avons persévéré avec Cargoson à nos côtés, et nous avons finalement réussi », dit Victor. « Nous avons transformé une étiquette qui ne comportait presque aucune information en une étiquette qui contient tout : le numéro de commande, l'adresse du client, et ainsi de suite. Nous n'aurions pas pu y arriver sans Cargoson. »
Désormais, l'entrepôt peut associer chaque carton à sa commande et s'assurer que les commandes sont expédiées en intégralité, sans cartons manquants.
Un suivi que le service client peut consulter en toute autonomie
Une autre fonctionnalité sur laquelle l'équipe s'appuie est le suivi des expéditions. Chaque expédition est reliée depuis l'ERP à Cargoson, puis directement à la page de suivi du transporteur. N'importe qui peut ainsi suivre une commande sans avoir à courir après l'information.
« C'est très pratique que Cargoson propose un lien de suivi direct », dit Victor. « On retrouve la commande dans Cargoson et on peut ensuite accéder directement au site du transporteur pour la consulter. Le statut est généralement le même dans Cargoson. Certains transporteurs ont du mal à le mettre à jour, mais il y a toujours le lien vers leur site local. »
Des réponses claires et rapides quand ça compte
Lorsque OMHU s'est lancé au Royaume-Uni, l'entreprise a fait appel à un petit transporteur sans expérience de l'intégration API. L'équipe Cargoson, Victor et le transporteur ont alors tenu une réunion en ligne pour définir les besoins de chaque partie. « Tout s'est bien passé ensuite », dit-il.
Le reste du temps, le système tourne tout seul. OMHU ne contacte le support qu'une ou deux fois par semaine en moyenne, principalement lors de la mise en place d'un nouveau transporteur. Quand c'est le cas, la réponse est rapide. « Nous obtenons une réponse claire et rapide, généralement le jour même ou le lendemain », dit Victor. Les réponses sont directes : « Nous préférons être réalistes et communiquer clairement plutôt que de promettre quelque chose qui n'est pas faisable. » Pour Victor, c'est l'essentiel. « C'est vraiment agréable que ça fonctionne, tout simplement. »
À qui Cargoson s'adresse-t-il ?
Lorsqu'on lui demande à qui il le recommanderait, Victor ne se limite pas aux grandes structures.
« À toute entreprise qui a besoin d'une organisation logistique impliquant plusieurs transporteurs et plusieurs services, et qui souhaite avoir une vue d'ensemble claire. Même sur un petit marché avec peu de commandes, il est utile d'avoir cette visibilité dès le départ. Le nombre d'erreurs que peut engendrer un système manuel simple ne vaut tout simplement pas la peine, comparé à l'utilisation d'un logiciel de gestion des transports comme Cargoson pour garder tout en ordre. »
Le prochain marché : le Canada
OMHU continue d'ouvrir de nouveaux marchés, chacun suivant le même schéma : un nouveau transporteur et une nouvelle intégration sont mis en place avant le lancement. Le Canada est le prochain sur la liste, et l'équipe prépare actuellement cette intégration.
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